會計管理信息化和電算化下的內部控制

譚士東 趙俊圖 / 北方機電工業學校

會計管理信息化和電算化下的內部控制

譚士東 趙俊圖 / 北方機電工業學校

財務信息管理網絡化的特點決定了必須重新設計信息化網絡化的內部控制環節，建立科學嚴密的會計電算化、財務管理網絡化下的內部控制制度，以保證會計數據的安全和保密，提高財務管理效率，降低操作風險。應從各方面著手健全和完善科學的內部控制制度。組織控制控制方面要建立合理的會計工作組織體系和信息管理體系，操作控制方面要建立科學流暢的會計業務流程，原始資料、數據輸出控制控制方面要建立完善的會計檔案管理制度，硬件與軟件系統的開發與維護控制方面要不斷完善、升級財務管理信息系統。

會計管理；信息化；電算化；內部控制

隨著財務管理信息化網絡化飛速發展，會計數據的安全、網絡的安全運行必將引起各個企業的高度重視。財務信息管理網絡化的特點決定了必須重新設計信息化網絡化的內部控制環節，建立科學嚴密的會計電算化、財務管理網絡化下的內部控制制度，以保證會計數據的安全和保密，提高財務管理效率，降低操作風險。

一、實施財務管理信息系統，要建立新型內部控制制度的必要性

要想使財務管理信息化人員發揮出對系統主觀能動的控制作用，必須加深他們對新型會計系統中內部控制的認識，尤其是要強化對財務管理信息系統中建立新型內部控制制度必要性的認識。實施財務管理信息系統，建立新型內控的必要性主要有以下三點：

1.手工記賬系統的會計數據是用可視的文字、符號直接記錄在紙上的，這種記賬方式有較好的直觀性，甚至筆跡也可以成為控制的手段。采用計算機集中地對數據進行處理后，由人工形成并掌握的信息便越來越少。當會計數據以肉眼無法識別的形式存儲在磁盤上，人的判斷作用便降低了。理由很簡單，因為有職業判斷能力的人失去了直觀地接觸會計數據的機會，一旦數據集中的程度達到了會計人員難以接近關鍵信息的程度，會計人員就喪失了對數據的控制力。同時，由于計算機系統的透明度較高，因此，對數據的安全性、保密性進行的控制就變得尤為重要。在這種情況下，如果不對計算機系統實施特殊的內部控制，會計資料的可靠性就無從談起。

2.計算機對會計數據的處理是在一個封閉的系統中進行的，其中有許多的處理過程對會計人員來說是“暗箱”，會計人員無法直接參與和控制，會計數據處理的準確性完全取決于應用程序和硬件的可靠程度，因而財務管理信息系統必須建立起在計算機處理方式下特殊的內部控制。

3.在手工記賬方式下，會計核算的質量取決于會計人員的業務水平、工作態度及對有關會計法規的理解程度和執行效果。財務部門經過長期的實踐，已積累了大量的經驗，建立起了一整套的管理制度。實行財務管理信息系統后，許多傳統的控制方式失去了存在的基礎，必須有新的方式取代它。會計工作的質量除受原有因素的影響外，還將取決于計算機系統的可靠性和會計人員自身對新系統的操作管理水平。會計信息失真的風險比以往任何時侯都大了。因此財務管理信息系統更應當建立起一套新的管理控制制度。

二、健全科學的財務管理信息化網絡化下內部控制制度

企業領導特別是財務人員必須加深他們對新型會計系統中內部控制的認識，尤其是要強化會計管理信息化、網絡化、會計電算化飛速發展情況下建立新型內部控制制度必要性的認識。應從以下幾方面著手健全、完善科學的財務管理信息化網絡化下內部控制制度：

1.組織控制 ，建立合理的會計工作組織體系和信息管理體系。財務部和信息中心管理應共同對財務數據、資金的安全負責。要明確單位領導人對會計工作的領導職責，以及會計機構負責人對會計工作的領導職責等。兩部門人員要有明確的崗位和職責分工，信息中心應設置系統數據管理員、系統維護員、財務部操作員和審核記賬員等崗位，各崗位都得到一定的授權，并用密碼加以控制。建立會計人員崗位責任制。會計崗位的設置既要符合本單位實際需要，更要符合內部控制的要求，真正做到不相同崗位相互分離、相互制約、相互監督。每一在崗會計人員都有相應的崗位責任制，做到權責分明，且會計人員的崗位要定期輪換。

2.操作控制，建立科學流暢的會計業務流程。在符合內控制度的前提下嚴格按各項會計業務流程操作、運行，防止非法操作和越權操作，在會計軟件中設計防止重復操作、遺漏操作和誤操作的控制程序，違反操作規程和操作時間應及時予以提示和制止；建立操作日志制度。計算機程序中應對所有操作留有記錄，留下調整更改的痕跡。包括操作時間、操作人姓名、操作內容等。對已記賬和已結賬業務設置不可修改或逆操作程序，要修改必須通過編制記賬憑證沖正或補充登記來更正。

3.原始資料、數據輸出控制，建立完善的會計檔案管理制度。會計資料是單位的機密，一旦泄漏將給單位帶來不應有的損失。建立原始記錄制度，要統一各項記錄的內容、格式和填制方法，對原始憑證記錄的簽發、傳遞程序、匯集、反饋等，均要明確有關人員職責，以確保原始憑證記錄的真實性、完整性和可靠性。而磁性介質的可復制性又使會計資料極易泄漏而不易發現，故財務管理信息系統的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應立即受到嚴格管理，以防被人竊取或篡改。磁性資料應由會計檔案保管員負責保管；打印資料在系統的操作日志上有所記錄后(包括記錄輸出時間、文件頁數及操作人員姓名)及時送達指定人手中；收件人要簽收并注明收件日期、文件內容，以便日后備查；確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除，對磁性介質存放的數據要保存雙備份。

4.硬件與軟件系統的開發與維護控制，不斷完善、升級財務管理信息系統。在對正在使用的會計核算軟件進行修改、升級和硬件設備的更換，要有一定的審批手續，要保證會計數據的連續和安全，并由有關人員監督實施。要保證機房設備的安全和計算機的正常運行，健全排除硬件與軟件系統故障的管理措施，保證會計數據的完整性，健全必要的防治計算機病毒的措施。提高財務管理信息軟件功能，開發增加具有管理性功能的模塊，如設計比較分析、因素分析、差額分析、圖表分析等財務分析模塊，資金需求供給預測模塊等等。

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