新形式下醫院基建檔案管理工作淺析

錢宇清 / 長江航運總醫院

新形式下醫院基建檔案管理工作淺析

錢宇清 / 長江航運總醫院

醫院基建檔案是醫院重要的檔案資源，是醫院基本建設活動中產生的重要原始憑證和依據。本文從醫院基建檔案的重要性入手，指出了醫院基建檔案管理存在的問題，分析了醫院基建檔案的內容、作用及其特點，闡述了如何加強檔案管理工作的幾點建議。

醫院；基建檔案；管理

醫院基建檔案管理工作是醫院科學管理中重要的一環，是必須重視的基礎性工作。隨著公共衛生事業的迅速發展，我院的整體規模不斷擴大，建設步伐不斷加快。基建檔案管理對于醫院建設發展起著重要作用。但當前的醫院基建檔案管理中存在著較多的問題，很大程度上制約了醫院管理水平的提升。

一、醫院基建檔案管理存在的問題

從基建檔案管理現狀來看，現有基建檔案管理工作制度還不能適應新形勢發展的需要，存在一些不容忽視的問題：基建工程檔案不受重視，領導檔案意識不強，是導致檔案資料收集難、管理不到位的主要原因。其次，由于經濟利益或工期等原因，人們往往只重視工程本身，輕視工程檔案，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設不能協調開展，造成了檔案工作滯后；管理人員檔案知識缺乏和檔案管理意識不強；基建檔案管理相關規章制度不健全，沒有的規范標準的管理方法和操作流程；檔案移交工作被動、權責不明、檔案資料殘缺不齊等原因都在一定程度上影響著基建檔案管理工作，因此，必須加強醫院建設工程檔案的管理，建立完善的檔案管理制度體系。

二、基建檔案管理在醫院發展中的作用

1.對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。

醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，承載了醫院建設發展的大量信息。這些資料既是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分，它真實地記載了院內各類建筑、設備、設施等規劃、建設、維護過程中的詳細資料。它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。

2.為醫院規劃、建設、管理工作提供依據。

任何基本建設項目缺少工程檔案，就缺少了日常維護和以后改造的依據， 醫院基建工程檔案資料是醫院檔案的重要組成部分，完整系統的基建檔案會給后來的建設者提供翔實的基礎資料。技術人員通過查閱歷史資料，在新建、擴建、改建等工程圖紙的設計工作中汲取精華、去其糟粕，建設過程不走彎路，節省時間，提高效率。如我院擬將影像樓三樓會議室改造為放射治療中心，經過直接查閱原始圖紙資料，當時由于資金地理環境的因素影響，房屋建設為磚混結構，該樓的基礎設計承載2000噸的荷載，而放療設備直線加速器的本身的重量已超過了該樓的基礎荷載，所以該項目很快就否定了，節約的大量的人力物力。

3.基建檔案是一種特殊的、不可再生的信息資源，是醫院的財富。

檔案的信息價值不僅是項目建設歷史的真實記錄，而且是工程使用過程中的維護、改造和將來學校建設的重要依據。工程建設檔案具備可以重復利用或參考特性。如我院將住院樓十樓改建為ICU病房，經過查閱原始圖紙資料及病房大樓改造圖紙，很快就將此次ICU病房的設計圖紙繪制完成，進行施工，提高了項目改造效率。

三、建立完善的醫院檔案管理制度

1.基建檔案是記錄和反映建設項目規劃、審批、招投標、施工、驗收等多方面的重要史料和歷史憑證，是醫院檔案的重要組成部分，建立建全檔案管理制度是做好基建檔案管理的基礎。由于工程建設涉及規劃、勘察、招標、設計、施工、監理等單位及諸多的各級主管審批部門，各主管部門對建設項目的管理要求及施工單位項目管理的方式方法各不相同。為了加強對工程建設各個階段檔案資料的有序管理，保證檔案內容的準確、齊全和規范，必須按照基建工程檔案的規范化、標準化進行收集整理。明確各單位在工程檔案形成中應負擔的責任，明確項目管理人員及檔案管理人員在檔案管理中的職責。按照統一領導，分級管理的原則、按照規范化、標準化、制度化來嚴格要求基建檔案管理工作，確保檔案案卷的質量。

2.實行檔案“三同步”管理方法。“三同步”是指工程立項與檔案收集同步，工程建設過程與檔案形成同步，工程竣工驗收與檔案驗收同步。其目的就是為了保證工程檔案的真實性、完整性、準確性和系統性。基建工程檔案具有成套性，因而在對基建工程檔案的整理工作中，要注重文件資料的內在聯系和內容的連貫性及系統性。工程立項時就要有人分管檔案工作，建設過程中，檔案人員要積極主動參與工程建設，熟悉工程建設流程，了解工程建設動態，及時掌握工程建設信息。跟蹤進行工程檔案資料收集整理。簽訂工程合同、協議時明確施工部門應遞交的檔案細則要求及套數，并對未按規劃收集整理檔案的行為制定罰款等問責措施。

3.加強檔案意識的宣傳與業務培訓，提高基建檔案人員的素質。在工程項目一開始就應加強檔案意識的宣傳和教育，強調檔案工作的重要性，讓參與工程建設的全體人員都有較強的檔案意識。同時，檔案人員積極參加有關基建政策文件、檔案知識的學習，及時了解新的檔案管理規章制度，掌握先進的管理理念，跟蹤檔案管理的新技術，不斷提高業務素養。

四、基建檔案管理工作對工程質量的影響

1.工程檔案是建設工程的有機組成部分。

一般來說，建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經費落實和項目具體實施的根本依據。項目預算編制、項目概要設計、招投標都必須以立項文件為依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。在施工過程中，文件材料的產生與具體施工進程也是不能割裂的，監理旁站監督記錄和檢測記錄；出現了問題還有調整指令和變更說明等等。施工活動中產生的文件材料如一根直線貫穿施工活動全程，記錄著施工活動的全過程。是不能從建設工程中抽離出來的，更不能忽略不計。

2.工程檔案是建設工程質量的直接反映。

建設工程質量關系著醫院醫護人員以及醫患人員的生命財產安全，關系著醫院全體人員的切身利益。建設工程質量必須滿足醫療活動的需要，符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性。對建設工程質量進行一系列精確的評價，是以建設工程檔案為基礎，以指標的量化統計分析為手段，進行綜合測評了。也就是說，建設工程檔案直接反映了建設工程質量，我們應以建設工程檔案為依據來全面評價工程質量。工程檔案質量好，反映工程管理規范，反映工程管理人員素質高，反映工程質量好壞。凡是被評為優質項目工程，建設、施工各方對建設工程檔案管理都是非常重視的。如我院在2012年的綜合衛生應急救治設施工程項目被評長航局“十二五”信息化建設優質工程。工程建設期初對檔案的要求就非常高，并且制度的詳細的管理制度。

3.工程檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環節。

建設工程檔案是一個靜態的概念，而建設工程檔案管理則是一個動態的過程。一般來說。這一過程的目的和結果都是建立真實、完整、系統的建設工程檔案。但對這一過程進行深入、清晰的研究，我們會發現，工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為，而是工程項目管理的一部分。更進一步，我們從工程質量控制的角度出發，工程檔案管理占有關鍵的一席之地。

基建檔案管理工作在正面臨新著新的機遇和挑戰。我們就應抓住機遇，面對挑戰，強化全院人員檔案意識，提高檔案管理人員的素質，使我院基建檔案管理工作更上一層樓，更好地為醫院的建設發展服務。