關于檔案管理問題及對策分析

蘭建超/保定市科技活動（咨詢）中心

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檔案管理工作作為一項政策性、專業性、機密性較強的管理工作，相對單位的其他工作而言有著更加重要的經濟地位。特別是近些年來，我國經濟業務日益呈現多演化、復雜化發展趨勢，市場競爭壓力日益增大，檔案早已成為各級管理部門進行經濟分析、決策的重要依據，在市場經濟發展中占據著十分重要的地位。因此，加強檔案管理工作人力、物力、財力等方面的投入，早已成為我國社會各界高度關注的重要問題。以下筆者就檔案管理工作存在的問題及對策進行粗淺的探討，以供參考。

檔案管理；問題；對策

1. 導言

隨著我國市場經濟體制的不斷改革與發展，人們對檔案信息的需求日益增多。而檔案管理工作作為一項政策性、專業性、機密性較強的管理工作，早已受到社會各界的高度重視，在市場經濟發展的作用下得到了長足的發展。然而目前大多數單位在實際檔案管理工作中仍存在許多問題，嚴重遏制了我國檔案管理工作的有效發展，解決工作刻不容緩。本文筆者就檔案管理工作存在的問題進行粗淺的探討，并提出幾點解決對策，以供參考。

2. 檔案管理的意義

檔案管理，是指人事管理中所形成的記述與反映個人經歷、德才等方面的情況，并按照相關規則要求給予整理、保管，成為后期查考的文件材料。在社會經濟發展過程，檔案管理可以有效性的針對每一種活動，可以對這些活動進行開展、記錄與管理工作，也可以利用文字、圖片、音像等材料，得到規范整理與檔案建立，這些是對歷史負責的表現，也是對工作有效地指導。因此檔案管理是一項很重要的基礎工作，也是個人經歷與社會實踐上的真實記錄，檔案記載了思想品德、業務能力與工作實績的真實性反映，檔案是客觀地考察、了解、正確選拔干部的重要依據。同時，作為檔案管理與服務中心，對于檔案管理工作的有效與否，可以影響當地的政治、經濟生活的發展。因此，重視檔案管理工作有著舉足輕重的作用，檔案管理的有效性，可以直接或間接地影響單位及當地社會經濟的發展。

3.檔案管理存在的問題

檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構造的時候對整個社會科學制度的應用有著不可忽視的作用，更是信息技術在企業發展應用中的主要支持模式。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，更是對整個社會發展提供了良好的發展依據，不僅僅是在當前和現實應用中存在的相關意義模式，更是針對檔案管理工作中的各種數據應用方式進行統一分析。在進行檔案管理工作中，由于檔案管理人員對管理模式和管理要求的不足，其中存在著諸多的問題和制約因素，是保證檔案工作在管理過程中存在著諸多缺陷的基礎，其主要的問題形式有以下幾點：①檔案管理缺乏系統的管理，并且在管理中管理人員不夠重視。在檔案管理中由于缺乏系統化的管理方式，使得其數量上的不夠齊全和在質量上的不夠達標。集中統一將國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存，并制定統一的法規進行管理。②管理人員的素質較低，導致管理力量薄弱。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的管理制度和檢查、考核方案。③檔案管理中配套設施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命和保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

4.檔案管理工作的對策

4.1 重視檔案工作人員專業技能和素質的提高

檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案人員的素質直接影響到檔案的利用在企業人心目中的形象。所以，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。檔案人員要熟悉工作流程，在檔案接收、整理、歸檔、入庫、上架的過程中嚴格把關，及時錄入微機辦公系統方便檢查、借閱。把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍；加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等項工作提出了新的要求和挑戰。

4.2 健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

4.3 采用信息化管理手段

信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

4.4 做好檔案管理工作，強化服務意識

檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

5. 結論

綜上所述，我們可以了解到檔案作為社會信息的重要載體，經濟發展的主要依據，對社會資源的進一步開發有著極其重要的作用，其在單位中，無疑也發揮著協調單位發展、有序運行經濟活動的重要使命，特別是在新的歷史條件下，檔案工作更需要緊跟時代發展，從檔案工作人員的觀念上進行更新，并積極采取有效措施，積極探索現代化檔案管理模式，進而促進我國社會主義和諧社會的建立。

[1]曹鋒.當前檔案管理面臨的問題及解決對策[J].民營科技，2013，（5）.

[2]劉淑敏.淺談目前檔案管理存在的問題及建議[J].內蒙古科技與經濟，2011，（17）.

[3]趙穎超.淺談檔案管理存在的問題及對策[J].科學之友，2010，（10）.