如何做好機關檔案管理工作

傅軍華/平泉市發展改革局

如何做好機關檔案管理工作

傅軍華/平泉市發展改革局

要做好機關檔案管理工作，必須規范公文的處理及把好公文的形成關，從檔案整理及公文的評估分類做起，完善公文材料及做好資料收集工作，加強檔案工作規范化、標準化及依法規范管理，提高檔案管理人員的職業道德素質及業務素質。

檔案；管理；規范化；標準化

科學規范的檔案管理工作，有利于提高檔案管理工作的效率與質量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，在新形勢下，如何使機關檔案管理工作規范化、標準化，已成為機關檔案管理工作人員務必認真做好的一項新課題。

一、必須規范公文的處理及把好公文的形成關

公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環節。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統一擬制的，有的則是由相關職能部門起草然后交由辦公室負責印發。由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件質量也就大不一樣。我局在公文擬制過程中存在的問題主要反映在以下幾個方面：

1.文種使用不當。主要有請示、報告不分，一文請示多件事情，生造文種或不規范使用紅頭文件等。

2.附件標識混亂。有的公文注有附件，但既不在規定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序混亂。

3.主題詞標注不準確。公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。

4.數字及數量單位使用不規范。同一份公文內的數字出現有大寫的和小寫的，而數量單位則有的寫噸、有的寫公斤、也有的寫成斤等。

5.行文方式處理不當。有的下行文本應由部門制定貫徹實施方案通知下屬單位，而用轉發直接通知下屬單位，造成下屬單位不知如何執行。

6.資料管理分散。部分職能部門為了使用方便，將應統一歸檔、集中保管的檔案資料分散保管，利用檔案的人員在借閱檔案后沒有及時歸還檔案部門，導致檔案內容不全、材料分散，嚴重影響了檔案的完整性。

針對上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室的檔案管理人員，平時有必要參與對各部門呈送的公文初稿進行規范處理，依照有關規定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句，數字及數量單位的使用以及行文方式等要嚴格把關，發現問題應盡快與提供初稿的部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。

二、必須從檔案整理及公文的評估分類做起

評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰，它要求文書人員有發展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。在日常工作中，很多檔案工作人員兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。我局在整理檔案過程中，已經形成了一套較科學的歸檔方法，具有較強的規律性，即年度―組織機構―內容，但在實際工作中，文秘人員不應該拘泥于傳統的整理歸類思路，但也不應該隨意更改，要結合單位的具體發展實際，嚴格依照檔案管理部門的統一規范和要求，進行科學地創新，不斷提高單位的檔案管理水平，盡量做到查找簡便、快捷。

三、必須完善公文材料及做好資料收集工作

文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發現有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

1.檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用。因此應按檔案整理規范要求進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

2.檔案整理工作應注重細節。對于本單位自生文件，領導簽發后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

四、必須加強檔案工作規范化、標準化及依法規范管理

要做好檔案工作，必須建立健全各項規章制度。有了切實可行的規章制度，才能實現現代化、規范化、標準化的檔案管理。隨著檔案事業的不斷發展，《檔案管理制度》《檔案保密制度》《檔案借閱利用制度》《檔案銷毀制度》等等規章制度都在不斷完善，這些制度涉及到檔案的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、保管、利用、銷毀等各個方面，明確了檔案的管理范圍、管理原則和管理方法，使得檔案管理工作做到有章可循。《檔案法》的頒布和實施，為依法管理檔案工作提供了依據。自覺遵守《檔案法》，明確檔案工作者的權力、義務和責任，加強檔案法制建設、依法治檔，是做好檔案工作的一個重要方面。

五、必須提高檔案管理人員的職業道德素質及業務素質

檔案管理水平如何以及檔案服務質量優劣，直接取決于檔案的管理人員。因此，檔案管理人員的整體素質如何，是做好檔案管理工作和保證檔案服務質量的決定因素。檔案人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量。因此，檔案管理人員除了具備良好的政治素質、道德素質外，還應具備精明強干的業務素質，具體可以從以下幾個方面進行：

1.對檔案工作要有高度的認識。要實現從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規范化管理，實現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和繁瑣的移交手續，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。

2.要有高度的職業責任感。檔案工作人員要有較強的職業悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態度，使檔案工作平時化、平常化。因此，務必要按照規定的要求，規范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。

3.要不斷提高自己的專業素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養，最好的辦法就是常備一本專業書籍，《檔案管理學》《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作、邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學的評估歸類。

[1]馬朝吉．論機關檔案文書的管理[J]．檔案學通訊．2005（5）：8～11

[2]王兆潔．檔案管理的規范化與標準化[J]．浙江檔案．2004（1）：36～37