檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理原理的運(yùn)用分析

信息時(shí)代階段，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及科學(xué)進(jìn)步迅速，檔案管理開始進(jìn)入到現(xiàn)代化革新階段。雖然檔案管理工作一直在不斷進(jìn)行現(xiàn)代化革新，但是傳統(tǒng)檔案管理理念根深蒂固，所以現(xiàn)代化改革的過(guò)程十分艱難。文章主要針對(duì)檔案管理現(xiàn)代化革新中，檔案管理原理的運(yùn)用進(jìn)行研究分析，主要目的在于進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量。

檔案是重要的社會(huì)資源及信息資源管理的首要方式，對(duì)于社會(huì)發(fā)展來(lái)講，檔案是其堅(jiān)實(shí)的后盾，檔案管理屬于國(guó)家文化的軟實(shí)力管理。從企事業(yè)單位的角度來(lái)講，檔案管理是對(duì)企事業(yè)各種信息的管理，同時(shí)也為企事業(yè)發(fā)展提供更多的信息支持。從個(gè)人角度來(lái)講，檔案記錄著每個(gè)人的經(jīng)歷。檔案管理需要嚴(yán)格遵循檔案管理原則，這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理。現(xiàn)代化檔案信息管理中，需要積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)以及設(shè)備等，這些都需要遵循檔案管理原理，因此檔案管理原理對(duì)檔案管理現(xiàn)代化至關(guān)重要。

檔案管理原理概述

檔案管理工作一直在不斷革新，逐漸進(jìn)入到現(xiàn)代化檔案管理中。值得注意的是檔案管理工作程序非常多，需要不斷記錄最新數(shù)據(jù)，及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，屬于緩慢型管理。當(dāng)前社會(huì)越來(lái)越關(guān)注檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，檔案管理工作開展期間，包含很多管理階段，不同檔案管理階段呈現(xiàn)出不同的檔案管理原理[1]。從客觀角度來(lái)講，檔案管理的很多活動(dòng)嚴(yán)重阻礙了社會(huì)中各種檔案之間的溝通以及交流，檔案管理具有封閉性特點(diǎn)，因此檔案的管理與檔案的利用之間存在一定的沖突性，這種沖突性激發(fā)出各種檔案管理矛盾，這期間就需要嚴(yán)格遵循檔案管理原則，主要包含標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)潔化、統(tǒng)一化、通用化以及最優(yōu)化。

標(biāo)準(zhǔn)化：檔案管理原理中標(biāo)準(zhǔn)化主要是指在檔案管理中需要根據(jù)基礎(chǔ)管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)為出發(fā)點(diǎn)[2]?；A(chǔ)檔案標(biāo)準(zhǔn)管理需要注意，根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案管理，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。技術(shù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)主要是現(xiàn)代化檔案管理中一定要積極引進(jìn)先進(jìn)檔案管理設(shè)備以及各種電子信息技術(shù)，合法、合理的對(duì)檔案進(jìn)行管理。

簡(jiǎn)潔化：簡(jiǎn)潔化主要是因?yàn)闄n案管理信息比較繁雜，同時(shí)數(shù)據(jù)更是非常多，需要盡量保證檔案管理的各種類型簡(jiǎn)潔化，將重復(fù)多余的檔案管理項(xiàng)目進(jìn)行刪除，減少檔案管理的冗余環(huán)節(jié)，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效、簡(jiǎn)潔。

統(tǒng)一化：檔案管理還需要嚴(yán)格遵守統(tǒng)一化原理。統(tǒng)一化主要是樹立明確的檔案管理目標(biāo)，對(duì)各個(gè)類型的檔案管理都需要遵守統(tǒng)一的管理規(guī)范；不管是檔案還是檔案內(nèi)容存在的不同，都需要進(jìn)行統(tǒng)一管理，不斷改進(jìn)檔案管理中存在的疏忽以及偏頗問(wèn)題；檔案管理手段以及模式積極實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。

通用化：通用化在檔案管理中的體現(xiàn)主要在檔案重復(fù)管理方面。檔案管理中包含文書立卷、檔案編號(hào)、檔案鑒定以及檔案標(biāo)引等各種程序，這些程序的管理都需要統(tǒng)一操作，及時(shí)對(duì)各項(xiàng)目的管理進(jìn)行更新，保證檔案管理能夠跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。

最優(yōu)化：特別是在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速階段，最優(yōu)化越來(lái)越得到檔案管理重視，最優(yōu)化是幫助檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要方式。對(duì)檔案管理人員展開定期培訓(xùn)，幫助其掌握最新檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，并且及時(shí)對(duì)檔案管理的各種設(shè)備進(jìn)行更新。還需要對(duì)檔案管理的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行最優(yōu)化建設(shè)，加強(qiáng)管理人員的管理責(zé)任意識(shí)，能夠做到吃苦耐勞、樹立優(yōu)秀的工作作風(fēng)，為檔案管理提供最優(yōu)化的管理服務(wù)。

檔案管理中檔案管理原理運(yùn)用的背景及其重要性

檔案管理始終在不斷朝著現(xiàn)代化方向革新，積極推動(dòng)檔案管理中的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用，積極實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化檔案管理。檔案管理要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，就要大力引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，及時(shí)應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，同時(shí)管理人員還需要就自身的管理能力進(jìn)行提升，激起工作人員檔案管理的主動(dòng)性，這樣才能更好地完善傳統(tǒng)檔案管理中存在的問(wèn)題，使檔案管理真正朝著系統(tǒng)化、智能化以及現(xiàn)代化的方向推進(jìn)[3]。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中需要大力運(yùn)用檔案管理原理，這是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)以及檔案管理本身的發(fā)展要求。尤其是當(dāng)下信息技術(shù)的創(chuàng)新，信息化時(shí)代到來(lái)之后，檔案管理遇到很多發(fā)展難題，檔案管理的形式也開始變得多樣化，現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用不夠成熟，傳統(tǒng)管理又不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展，更加增大了檔案管理的難度，積極運(yùn)用檔案管理原理成為必然發(fā)展趨勢(shì)。

檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理原理的具體

應(yīng)用

動(dòng)力管理原理

動(dòng)力管理原理的應(yīng)用主要是幫助檔案管理現(xiàn)代化提升管理動(dòng)力，為檔案管理的建設(shè)做出更多的合理保證，從客觀上來(lái)講檔案管理原理中動(dòng)力管理原理是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要保障與基本前提[4]。檔案管理動(dòng)力原理在現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)中的具體應(yīng)用需要從幾個(gè)維度進(jìn)行分析。首先是檔案管理機(jī)構(gòu)方面，檔案管理機(jī)構(gòu)需要持有十足的動(dòng)力才能更好地提升對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)的優(yōu)化，我國(guó)針對(duì)檔案管理方面設(shè)定了專門的檔案管理調(diào)整機(jī)構(gòu)，不斷提高檔案管理的重視，為檔案管理機(jī)構(gòu)提供更多的檔案管理動(dòng)力；其次是檔案管理中精神動(dòng)力的提供，精神動(dòng)力的提供需要從檔案專業(yè)性培訓(xùn)以及宣傳角度出發(fā)，增強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)的專業(yè)性和頻次，促使檔案管理人員從主觀上意識(shí)到檔案管理的重要性，明晰自己的管理責(zé)任，這樣才能對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)產(chǎn)生再激勵(lì)，進(jìn)而使檔案管理工作人員的積極性得到進(jìn)一步提升，同時(shí)提高檔案管理的動(dòng)力[5]；最后是檔案管理中物質(zhì)方面的檔案管理動(dòng)力應(yīng)用，缺乏基本物質(zhì)基礎(chǔ)，就會(huì)影響到檔案管理的正常進(jìn)行，影響檔案管理人員的管理情緒，所以需要不斷滿足檔案管理的物質(zhì)管理需求，才能不斷推進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

反饋管理原理

反饋管理原理主要體現(xiàn)在檔案管理現(xiàn)代化系統(tǒng)建設(shè)中，利用固定檔案信息傳輸通道，系統(tǒng)管理部門向檔案管理部門發(fā)出各種檔案管理命令，檔案管理部門及時(shí)就檔案管理信息向系統(tǒng)管理部門做出反映。反饋管理原理能夠幫助檔案管理不斷提升管理效益，比如，在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，一些檔案管理信息需要定期進(jìn)行更新，這期間就要及時(shí)將需要更新的信息進(jìn)行反饋，系統(tǒng)根據(jù)反饋積極做出調(diào)查整理，對(duì)信息進(jìn)行調(diào)整更正。信息反饋原理的應(yīng)用，很好的幫助檔案管理保證了數(shù)據(jù)的真實(shí)性，并且可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理數(shù)據(jù)中存在的各種不足；再者是可以第一時(shí)間掌握社會(huì)發(fā)展或者經(jīng)濟(jì)建設(shè)的消息，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)管理的及時(shí)性；最后是信息反饋能夠幫助檔案管理更好的找出管理問(wèn)題，及時(shí)對(duì)問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)。

整分和管理原理

整分和管理原理主要是針對(duì)檔案管理中各個(gè)步驟進(jìn)行運(yùn)用，檔案管理中需要進(jìn)行信息收集、信息整理、信息統(tǒng)計(jì)以及檔案的編號(hào)管理等，雖然檔案管理是一系列的系統(tǒng)管理形式，但是對(duì)其中各個(gè)步驟需要分步驟對(duì)其進(jìn)行管理，這就體現(xiàn)了整分和管理原理。先對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行整體的管理分析，分析過(guò)程必須保證連續(xù)，在掌握檔案管理整體管理要求以及管理規(guī)律之后，總結(jié)出檔案管理整體存在的價(jià)值以及檔案管理的功能之后，在進(jìn)入到分解管理階段。將檔案管理根據(jù)管理類型以及因素的不同進(jìn)行劃分，及時(shí)對(duì)檔案管理的各種因素進(jìn)行科學(xué)整理。從宏觀控制方面來(lái)講，檔案管理系統(tǒng)需要?jiǎng)澐殖蓹n案研究工作、檔案統(tǒng)計(jì)工作、檔案規(guī)劃工作等，根據(jù)不同檔案管理職能為基礎(chǔ)進(jìn)行分解調(diào)整，很好的提升了檔案管理效率，并且保證檔案管理資料系統(tǒng)分類，便于管理[6-9]。檔案管理整分和管理原理對(duì)開展檔案管理現(xiàn)代化做出了重大貢獻(xiàn)。

系統(tǒng)革新管理原理

信息化時(shí)代下，為了幫助檔案管理更好的適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展要求及檔案管理原理的要求，檔案管理開始從基礎(chǔ)上進(jìn)行全方位的現(xiàn)代化革新。從客觀角度來(lái)講，檔案管理現(xiàn)代化的最終實(shí)現(xiàn)也需要完善的系統(tǒng)管理作為保障，這樣才能夠讓所有的檔案管理活動(dòng)真正實(shí)現(xiàn)有章可循[10]。完善現(xiàn)代化檔案系統(tǒng)管理，需要從基礎(chǔ)檔案管理人員的分工以及職責(zé)劃分等著手，采用分割管理的方式，擴(kuò)大檔案管理系統(tǒng)管理的范圍，同時(shí)革新檔案管理的管理思想，利用“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理”的管理原理，對(duì)檔案管理的每個(gè)層面、每個(gè)職位以及每個(gè)檔案進(jìn)行詳細(xì)管理，再系統(tǒng)地將檔案管理相關(guān)資料進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃，保證每個(gè)檔案管理部門都能夠真正發(fā)揮出自身的價(jià)值，同時(shí)利用科學(xué)的手段將這些價(jià)值融合，匯聚成促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重要?jiǎng)恿?，及時(shí)推動(dòng)檔案管理的發(fā)展進(jìn)步，這正是檔案管理原理中系統(tǒng)管理的最終目的。

重視各項(xiàng)功能發(fā)揮的原理

在檔案管理中涵蓋多種功能，不同部門面對(duì)著不同的檔案管理功能。在檔案管理過(guò)程中，需要嚴(yán)格遵守功能激發(fā)的原則，激發(fā)檔案管理中內(nèi)向功能的主要為檔案管理原則，而外向功能激發(fā)主要是指檔案管理為社會(huì)發(fā)展以及進(jìn)步做出的各種貢獻(xiàn)[11]。因此檔案管理原理要求在開展檔案管理期間，對(duì)其中的具體管理部門進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，強(qiáng)化檔案管理中自身管理的能力，從而提升檔案管理中外向功能的發(fā)揮；與此同時(shí)，提升檔案管理工作對(duì)于檔案管理原理應(yīng)用的重視程度，使檔案管理的內(nèi)向功能也不斷得到激發(fā)。檔案管理工作屬于為社會(huì)提供服務(wù)類型的工作，所以在檔案管理中需要積極發(fā)揮檔案管理的各項(xiàng)功能，促進(jìn)提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，更好的發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，為社會(huì)發(fā)展提供有效的參考。

結(jié)論

綜上所述，檔案管理現(xiàn)代化是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展潮流的必然要求，而要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化則必須研究和運(yùn)用好檔案管理原理，從檔案管理原理的應(yīng)用中提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，使檔案管理工作的效能最大化，從而使檔案管理工作能夠進(jìn)一步服務(wù)于社會(huì)發(fā)展需要。

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（作者簡(jiǎn)介：王靖怡，檔案助理館員，華北理工大學(xué)后勤第一集團(tuán)，研究方向?yàn)闄n案管理的理論與實(shí)踐。）