LJ公司EAS系統(tǒng)建安模塊優(yōu)化研究

合肥燃氣集團有限公司 胡煜

LJ公司EAS系統(tǒng)建安模塊優(yōu)化研究

合肥燃氣集團有限公司 胡煜

文章闡述了LJ公司建安模塊的主要工作流程、實施效果，并著重針對公司整體管理目標結合建安模塊的應用提出了優(yōu)化意見。

建安模塊 項目管理 閉環(huán)管理

一、項目概況

LJ公司主要在廬江縣縣域內從事天然氣的生產、銷售等相關業(yè)務。公司財務管理采用EAS系統(tǒng)，不僅實現了財務核算功能，同時整合了預算管理、資金流管理、物流系統(tǒng)管理、固定資產、低值易耗品等資產管理。為更好地將財務管理與工程建設業(yè)務相結合，公司引入了EAS建安模塊。

建安模塊是以工程項目周期為基礎，結合項目實施過程中的各個環(huán)節(jié)，達到將項目進度與財務管理相契合的目的。從立項開始，主要經歷了立項（設計）→建安合同簽訂→施工、監(jiān)理、掛表任務下達→領料、施工→工程綜合驗收→退料、決算、費用確認→工程完工決算→財務完工結算→項目關閉的流程。

二、建安模塊主要流程

(一)立項（設計）

客戶提出工程需求，在公司管網條件允許的情況下即可立項。項目經理在EAS系統(tǒng)中增加客戶信息和項目代碼，便可建立項目管理卡。

項目管理卡明確了項目的基礎信息，主要包括項目代碼、客戶信息、銷售工程師、用氣性質、承包方式等信息。項目管理卡建立并審核后就可以關聯(lián)生成設計任務書，設計任務書除了攜帶管理卡相關信息外明確了設計單位、下達日期、用氣設備、戶數、樓棟數等信息，一個項目管理卡請允許生成多次設計任務書。

(二)建安合同訂立、收款

紙質合同簽訂后，在建安模塊中由項目管理卡關聯(lián)生成建安合同，默認攜帶項目管理卡上的基礎信息，系統(tǒng)中的合同還要依次補充填寫用氣設備、表具要求、合同金額、收款比例等信息。一個項目管理卡可以生成多次建安合同。建安合同生成后由項目經理填寫收款確認，將財務收款關聯(lián)到每一個建安項目中，作為以后結轉建安收入的依據。

(三)施工、監(jiān)理、掛表任務下達

收款后，建安項目進入施工環(huán)節(jié)，系統(tǒng)中新增施工合同，施工合同同樣由建安合同關聯(lián)生成，作為以后工程結算的起始單據。同時由建安合同下推生成施工任務書，施工任務書下推生成監(jiān)理任務書和掛火點表任務書，明確施工監(jiān)理單位等工程信息；掛火點表任務書除了攜帶施工任務書相關信息外需要補充填寫立管施工單位等信息，與紙質各類工程單據信息一致。

(四)領料施工

物流模塊與建安模塊相關聯(lián)，根據物流模塊中領用物資所選擇的領料類型與項目代碼，自動分配到各項目中，計入項目領料。

(五)工程綜合驗收

工程現場綜合驗收結束后，安全生產部按月編制綜驗報表。財務部在項目管理卡中錄入項目綜驗移交時間。綜合驗收意味著工程項目現場部分的結束，也意味著工程后期工作的開始。

(六)退料、決算、費用確認

根據項目管理卡中錄入的綜合驗收時間，次月物流模塊中對應項目的領料申請功能自動關閉。工程退料是在施工過程中設計變更或實際工程竣工后根據設計與現場實際差異產生，減少的材料由市場發(fā)展部在審批材料的同時生成退料申請，退料由市場發(fā)展部門專人根據項目綜驗后經施工單位出具、審核的竣工圖結合施工現場的實際情況比較設計時的材料表生成退料申請，施工單位根據退料申請，實際退料。經過退料后，市場發(fā)展部決算人員根據項目的實際情況審核項目決算，確認監(jiān)理、檢測、測繪等各環(huán)節(jié)費用。

市場發(fā)展部將費用資料收集完整后，包括經終審確認的決算書、符合要求的發(fā)票、付款申請表等，在建安模塊中用施工合同關聯(lián)生成對應的工程付款申請單結算工程項目的各項費用。

(七)工程完工決算

履行完畢所有的工程后期步驟，項目經理在建安模塊中根據向導選取對應項目的施工合同，系統(tǒng)會自動計算相關結算方面的數據，主要由領料信息、合同信息及成本信息構成，需要比對實際提供的結算材料進行審核。核實無誤后方可進行填寫“結算金額”，并提交此單據進行審批。

經審批后的工程完工決算單，標志著一個工程項目的工程部分的完結，此項目不能在發(fā)生各類后續(xù)支出。

(八)財務完工結算

根據工程完工結算單生成財務完工結算單，就可以全部或按比例分別對工程收入和成本進行結轉。財務完工結算單是工程項目結轉到財務核算系統(tǒng)的關聯(lián)單據，最終由建安模塊各類單據數據提取生成財務憑證，完成財務核算。

(九)項目關閉

財務完工結算后，一個完整的工程項目從立項開始到合同簽訂、工程建設、綜合驗收、工程決算、財務結算生成憑證，建安模塊的業(yè)務流程既履行完畢。項目在系統(tǒng)中關閉，關閉后在系統(tǒng)中僅能做查詢類操作。

三、建安模塊實施效果

LJ公司上線建安模塊后對建安工程管理水平提高起到了顯著地作用：

(一)準確度提高

首先，立項的準確度提高。建安模塊的上線使項目設立與項目管理卡、建安合同綁定，且項目的設立增加了信息審核流程，避免以前一個項目多個經辦人重復立項，導致后期重復設立項目無基礎資料無法結轉的現象。

其次，項目收入到賬準確度高。建安模塊中的收款確認單直接由項目經理將所收款項確認到項目中而且與建安合同簽訂金額作出比對；解決了以前收款確認到客戶，一個客戶如果有眾多在建項目，項目之間收款情況很難梳理清楚，導致最后項目結轉時發(fā)現收入不完整又催要款項的情況。

再次，工程項目費用確認準確度提高。模塊上線前，后期費用的確認依靠經辦人手工填列項目代碼，分配到各項目中，人工填列帶來的筆誤、傳遞失誤等幾率較大，容易造成工程成本不實。模塊中各類費用確認由工程單據關聯(lián)生成，人工失誤的可能被杜絕。

(二)效率提高

建安模塊中后續(xù)工作由前序工作的單據關聯(lián)或引入產生，項目流程節(jié)點明晰，減少了部門之間對項目各環(huán)節(jié)的相互確認以及反復核對，節(jié)約了大量時間。

(三)分析能力加強

由于基礎數據的完善和統(tǒng)一，建安模塊中可開發(fā)展現許多分析報表，如立項報表，立項項目合同簽訂情況報表，合同收款情況報表、項目領料、項目綜驗、項目決算情況報表等等，加大各部門對工程項目的管控，以及對收款、主材、表具領用、毛利率等重要指標的實時把握和對異常情況的及時矯正。

四、優(yōu)化意見

優(yōu)化后流程圖（其中虛線部分尚未實現）：

(一)結合“營改增”增加收款確認稅率

2016年度“營改增”后，建安業(yè)務結轉收入時不再和收款金額一致，而是要扣除增值稅后的不含稅金額。原建安模塊中的收入數據源引自收款確認單收款金額，就會產生稅額的差異，而且稅率有3%和11%兩種可能，因此也不能統(tǒng)一折算。因此，考慮在收款確認環(huán)節(jié)除原收款金額外，增加“稅率”和“不含稅金額”信息，結轉收入時源引不含稅金額數據，收款比對時依然用收款金額，以保證滿足不同環(huán)節(jié)的需求。

(二)加大模塊的開放性，更好地發(fā)揮模塊的作用

目前模塊中的信息除了項目代碼和項目名稱、客戶、供應商等EAS財務系統(tǒng)中的數據可以引用，很多還是靠經辦人員手工錄入，手工環(huán)節(jié)的增多就會增加失誤的機會和概率。因此，后續(xù)的模塊優(yōu)化時可以增加引入工程信息的接口，例如電子圖紙比對項目管理卡信息、電子主材表生成領料申請單、工程管理系統(tǒng)中引入各類電子任務單據如各類任務書、簽證等。借助建安模塊項目管理的方式，增強工程相關信息的互通，以工程項目為節(jié)點關聯(lián)起各個數據庫間的信息，加大數據分析、調用、和可追溯的范圍。

(三)收款確認管控作用前移，實現閉環(huán)管理

目前，建安系統(tǒng)流程以項目管理卡為起點，下推設計任務書及建安合同，收款確認單作用為下推生成發(fā)票登記單，銷售工程師錄入收款確認單存在不及時現象，同時收款確認單在整個建安流程中發(fā)揮的管控作用較遲。結合實際管理需要，建議將收款確認單的管控作用前移，放在建安合同后生成，只有錄完收款確認單后，方可下推施工任務書，收款確認單原屬子節(jié)點，若調整后，可在整個流程中發(fā)揮承上啟下的作用，切實實現建安系統(tǒng)的閉環(huán)管理。

(四)關聯(lián)客服系統(tǒng)，增強數據使用的準確性

建安模塊的有效信息還可以引出EAS系統(tǒng)，成為更多工作的依據。建安工程結束后，正常程序下就會在負責氣費收繳的客服系統(tǒng)中建立對應的用氣客戶信息，目前仍未手工錄入，錄入的同時要審核客戶地址、戶數與建安系統(tǒng)比對。一旦出現疏漏，就會出現工程信息與用氣信息不匹配的現象，客服系統(tǒng)中的錯誤信息也會一直影響到下游的催抄、收費、維修維護等，影響重大。試想，利用建安模塊中的收款確認單和建安合同、完工決算單中的信息生成客服系統(tǒng)中增加新客戶的“任務”，既只有確認收款的項目和戶數才能在客服系統(tǒng)中建立用戶地址，客服系統(tǒng)新增地址都必須由一個任務下推生成，這樣既可以保證客服系統(tǒng)中信息的準確性，又可以加強客戶信息的可追溯性，追溯到當時建安工程的各類信息，切實加強工程項目的閉環(huán)管理。

(五)增加項目決算信息模塊，加強領料及收款比對

建安系統(tǒng)若增加工程驗收、GIS測繪及決算數據模塊，可加強對合同戶數、領料、收款等信息的比對，根據比對數據可自動生成退料單，也可按建安管理規(guī)定時限做到領料關閉及項目關閉管理。

建安模塊的啟用切實加強了LJ公司工程管理、財務管理工作，隨著法律法規(guī)的變化、信息化水平的提高以及管理手段的提升，模塊也應不斷地實踐使用、發(fā)現問題、解決問題、優(yōu)化提高，持續(xù)改進，助力企業(yè)發(fā)展。