如何強化干部人事檔案工作的服務(wù)和利用

冉曉宇

摘 要：檔案信息主要記錄人員調(diào)動以及工作上的基本信息等內(nèi)容，檔案在職能分類上也有很多，科技檔案、文書檔案、人事檔案等，其中人事檔案主要會記錄干部工作事跡、貢獻以及一些失誤操作等詳細內(nèi)容，這些都是工作考察的重點依據(jù)，如何將人事檔案進行有效管理，是檔案信息管理工作人員應(yīng)重點關(guān)注的內(nèi)容，這對提高人事工作效率也具有非常大的影響，筆者就強化干部人事檔案工作的服務(wù)水平以及利用效率進行了相關(guān)方法的論述，希望的得出的結(jié)論可以給工作人員帶來幫助。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；工作管理；服務(wù)；利用

干部檔案在管理過程中由于信息共享或是利用手段的不夠完善，很可能會在檔案信息處理過程中出現(xiàn)信息丟失或是破損的情況，這些檔案信息沒有得到工作人員的有效整理，在查找、使用時也會出現(xiàn)很多障礙，不僅浪費工作時間，還會降低效率。為了有效避免這些問題的產(chǎn)生，人事檔案管理上的工作人員應(yīng)更新管理手段，采用更多的方法對檔案信息進行更為有效的整理。

1 干部人事檔案服務(wù)現(xiàn)狀

1.1 干部人事檔案的利用范圍

人事檔案提供利用的范圍主要有以下幾方面：一是涉及當事人考察、任免、調(diào)動、政治審查、組織處理、入黨、出國（境）、復(fù)查甄別歷史事件、工資待遇、職稱評定、三齡兩歷核查、退（離）休、治喪等組織人事工作。二是紀檢、監(jiān)察、公安保衛(wèi)部門的人員辦理案件時，需要查閱當事人檔案的。三是當事人報考研究生、職稱重新確認、因私出國、辦理落戶、社會保險、公證等需要出具相關(guān)證明的。

1.2 干部人事檔案的服務(wù)方式

人事檔案提供利用服務(wù)的方式主要有五種：

（1）閱檔室閱覽。是最普遍、最主要、最常規(guī)的服務(wù)方式。適用于組織部門對干部進行任前考察了解；組織人事部門辦理教職工職務(wù)、職稱呈報和審批；組織部門審批教職工入黨、入團、參軍、出國等政審事宜；人事部門辦理教職工調(diào)動事宜；教職工對其出生年月、參加工作時間、入黨團時間、任職時間、職稱評定時間等基本信息提出疑義時的核查。

（2）檔案外借。適用于人事部門辦理教職工的工資、福利待遇、工傷、保險及辦理退休手續(xù)。

（3）原件復(fù)印。它是檔案部門經(jīng)常采用的一種方式，適用于取證檔案內(nèi)容單一，機密性不大或按要求必須出具原始憑證的檔案材料。其優(yōu)點是真實、準確、省時、便捷，且起到了檔案原件的原始憑證作用。

2 干部檔案利用過程中存在的問題

2.1 思想觀念沒有跟上時代發(fā)展

干部人事檔案信息無法對現(xiàn)代社會發(fā)展的需求進行滿足，是工作思想觀念之后的一種表現(xiàn)。出現(xiàn)這種問題的主要原因是人事檔案工作沒有得到足夠的重視，或是部分單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息管理的工作認識不夠全面。甚至有些干部認為人事檔案信息管理對工作的正常開展，不會產(chǎn)生較大的影響，便沒有對這些信息進行集中且嚴格的整理。其次，是干部人事檔案管理工作人員對這些信息的利用意識較為落后，認為這些信息并不會在實際工作中發(fā)揮多大的價值。但事實是這些人事檔案信息如果沒有得到科學(xué)妥善的管理，很可能會無法滿足人事調(diào)動上的需要，導(dǎo)致工作的開展在運行過程中出現(xiàn)一些突發(fā)問題，阻礙工作效率的發(fā)揮。

2.2 檔案信息不夠完善

工作人員在對人事檔案信息進行管理時，無法對內(nèi)容的真實性進行有效核實或是出現(xiàn)內(nèi)容不夠完善的情況，都會導(dǎo)致人事檔案信息儲存過程中出現(xiàn)殘缺。導(dǎo)致問題出現(xiàn)的主要也是工作人員沒有對人事檔案進行重視，可能在工作中出現(xiàn)填寫的差錯，如同音不同字、資料不足、或記載前后出現(xiàn)不一致的問題。檔案材料如果沒有得到科學(xué)準確的完善和整理，會直接影響人事檔案信息的利用效率，不僅阻礙工作的有效開展，還有可能導(dǎo)致問題的涉及范圍進一步擴大，給工作運行帶來更多阻礙。

2.3 管理手段不夠先進

人事檔案信息管理手段沒有跟上時代的發(fā)展進程很可能導(dǎo)致工作效率無法滿足檔案信息運作的需要，因為傳統(tǒng)的手工操作已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代對檔案信息整理的技術(shù)速度需要，網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展與應(yīng)用，讓許多檔案信息已經(jīng)從原有的紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)化為電子模式，所以手工操作模式無法對利用計算機技術(shù)儲存的檔案信息有效利用，同時這種不適配的工作模式也會給檔案管理工作帶來很多麻煩，不僅浪費大量的人力物力，還會給檔案信息的利用率造成大幅度的降低。

2.4 檔案功能發(fā)揮的不夠全面

現(xiàn)階段的檔案管理，對干部的人事檔案管理資料整理的不夠全面，同時應(yīng)用的模式也過于簡單，并且普遍化。每一個干部的檔案資料的在形式上都過于模式化，記載的信息也是千篇一律，沒有任何特點可言，針對這種情況的出現(xiàn)，作為檔案信息的管理工作者應(yīng)對問題的解決進行重視。雖然現(xiàn)階段檔案管理人員對于檔案的錄入、存儲部分已經(jīng)很重視，但是對于檔案的共享、傳播方面并不看重，并未意識到只有更好的對檔案開發(fā)和利用，才能使檔案發(fā)揮效力，為社會進步作出貢獻。

3 加強干部人事檔案的管理方法

3.1 讓工作的理念得到及時的更新

任何工作都是由人來主導(dǎo)，所以只有管理的人具有一個與時俱進的工作理念，才能使所管理的工作跟上時代的腳步。干部人事檔案的管理人員應(yīng)該在工作中轉(zhuǎn)變自己的思想，走出認知的誤區(qū)，雖然干部檔案管理工作的基礎(chǔ)工作依舊是重點，但是于是與時俱進也極其重要，要應(yīng)用先進管理理念，加強檔案管理安全性，并提高檔案資料的利用率、共享率。

3.2 讓資料的收集可以更加全面

現(xiàn)階段檔案資料的收集并不全面，對于干部的資料大多數(shù)是常規(guī)收集，并不能夠體現(xiàn)不同干部的特點。每個不同崗位的干部工作職責以及崗位貢獻都不相同，所以如何避免檔案收集的常規(guī)化，是檔案管理人員要考慮的事。依據(jù)不同干部，制定不同檔案資料收集方案，避免千篇一律且沒有重點。

3.3 讓管理檔案信息的制度更加規(guī)范

在人事檔案的的管理過程中建立完善的管理制度，可以增加查閱者對于檔案的保護意識，加強對于查閱人員的身份核實工作，確保其有檔案查詢權(quán)限，避免檔案資料的外泄，而且對查閱者記錄、摘抄的部分要標記清楚，一定要進行登記工作。

結(jié)束語

干部檔案信息作為干部考察的重要依據(jù)，必須得到檔案公共管理工作人員的重視，實際工作開展過程中也應(yīng)積極使用科學(xué)完善的管理手段對其進行儲存和利用，讓檔案信息可以更好的服務(wù)于社會。讓工作人員的基本信息可以得到有效管理，所以這就要求檔案管理工作人員必須隨著時代的發(fā)展與進步，及時更新管理技術(shù)，使用更多的管理手段，利于工作效率可以提升更多，讓干部人事檔案管理工作可以為社會發(fā)展提供更多的動力支持。

參考文獻

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