論文秘崗位應(yīng)具備的素質(zhì)與能力

摘要：崗位應(yīng)具備的素質(zhì)和能力應(yīng)根據(jù)新時期該崗位所需承擔(dān)的崗位職責(zé)而定，文秘崗位在新時期既需要完成傳統(tǒng)文秘工作中的文字處理工作、活動組織工作和完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的相關(guān)工作，還需要積極主動地從創(chuàng)造性方面出發(fā)，充分發(fā)揮文秘崗位的參謀價(jià)值，積極地為組織或領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)項(xiàng)目或?qū)嵺`提出建設(shè)性可行性建議。據(jù)此，本文站在新時期新角度對文秘崗位應(yīng)具備的能力和素質(zhì)進(jìn)行了研究，并提出了提高文秘崗位素質(zhì)和能力的相關(guān)措施，以期研究結(jié)論能為文秘崗位的人才培養(yǎng)提供一定的指導(dǎo)性建議。

關(guān)鍵詞：文秘；素質(zhì)；能力

1.文秘崗位應(yīng)具備的素質(zhì)和能力

1.1具備堅(jiān)定的政治素養(yǎng)

堅(jiān)定的政治素養(yǎng)是一名優(yōu)秀的文秘人員所應(yīng)具備的素質(zhì)之一。政治素養(yǎng)不僅要求文秘人員堅(jiān)定正確的政治方向，具備深入了解相關(guān)政策方針的能力，而且能夠要求文秘人員能夠自覺主動地形成正確的價(jià)值觀、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嫳孀C思維、私德無虧的品行、實(shí)事求是的工作作風(fēng)、團(tuán)結(jié)一致的思想覺悟、樂于奉獻(xiàn)的為人精神等。這些思想和德行是指導(dǎo)文秘人員認(rèn)真對待工作、積極團(tuán)結(jié)組織、敢于求真務(wù)實(shí)的內(nèi)動力，是新時期組織對文秘崗位提出的新標(biāo)準(zhǔn)新要求[1]。

1.2具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力

文秘崗位的工作職責(zé)要求文秘人員隨時能夠根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)要求，來組織和協(xié)調(diào)相關(guān)活動。在活動的組織過程中，可能會遇到資源不足、公共資源出現(xiàn)時間沖突、活動舉辦的前中后時段中出現(xiàn)突發(fā)性事件等，這些均需要文秘人員能夠具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，一是協(xié)調(diào)各方資源，來輔助活動的順利開展；二是積極與相關(guān)部門溝通，來解決公共資源沖突矛盾；三是，提前做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估和協(xié)調(diào)預(yù)案，來及時正確地處理各種突發(fā)性事件等。同時，文秘人員還需要具備較強(qiáng)的察言觀色能力，能準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，協(xié)調(diào)解決好領(lǐng)導(dǎo)交辦的相關(guān)事宜。

1.3具備一定的創(chuàng)新能力

新時期的文秘崗位還應(yīng)具備一定的創(chuàng)新能力，新時期文秘崗位既應(yīng)發(fā)揮執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策的執(zhí)行能力，還應(yīng)站在組織和領(lǐng)導(dǎo)的角度為領(lǐng)導(dǎo)提供建設(shè)性意見的創(chuàng)新能力。長期以來，文秘工作以被動型為主，即對領(lǐng)導(dǎo)的要求采取絕對服從的態(tài)度，對領(lǐng)導(dǎo)決策中所出現(xiàn)的考慮不周、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估不足、決策可行性程度不高等問題，不予及時建議或難以提出相關(guān)可行性建議等，這既無法體現(xiàn)出文秘的崗位價(jià)值，又難以符合組織對文秘崗位的相關(guān)要求。據(jù)此，文秘崗位應(yīng)打破陳規(guī)，文秘人員應(yīng)具備一定的創(chuàng)新能力和獨(dú)立思考能力，從專業(yè)上和能力上不斷提升自我素質(zhì)，從而較好地發(fā)揮文秘崗位的參謀價(jià)值[2]。

1.4具備較強(qiáng)的文字處理能力

文字處理能力是文秘崗位必備的基本素質(zhì)之一。在文秘的崗位職責(zé)中，文秘人員需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖撰寫相關(guān)文稿、總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、撰寫相關(guān)會議報(bào)告等。在這些文字型工作中，文秘人員不僅需要用邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、語句精練、表意明確、通順流暢的文字表達(dá)文件內(nèi)容，還需要從語義繁雜、語句重復(fù)的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言中準(zhǔn)確抓住及總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)講話，并形成專業(yè)性文稿。文秘崗位的這些崗位勝任力，需要文秘人員具備較強(qiáng)的文字處理能力，才能在各種復(fù)雜的文件內(nèi)容和語言表達(dá)中，迅速提煉和總結(jié)文章或講話的中心內(nèi)容[3]。

2.提高文秘崗位素質(zhì)和能力的幾點(diǎn)建議

2.1定期開展政治活動

堅(jiān)定文秘人員政治素養(yǎng)，要求組織定期對文秘人員開展政治活動，通過各種載體的政治活動，強(qiáng)化文秘人員的政治信仰。政治活動可以為定期開展政治會議，參會人員在會議上聽取相關(guān)政治理論、新時期的政策方針等，并根據(jù)黨的相關(guān)要求開展民主生活會和思想討論會，鞏固文秘人員的政治思想；定期組織文體或公益活動，在活動中傳遞政治思想，通過活動中所體現(xiàn)出來的團(tuán)結(jié)精神、不屈不撓的精神、大公無私的精神等，來提高文秘人員的思想覺悟[4]。

2.2加強(qiáng)工作經(jīng)驗(yàn)交流

文秘崗位的各項(xiàng)崗位職能除了文秘人員本身具備一定的業(yè)務(wù)能力外，要提高文秘人員的協(xié)調(diào)能力、溝通能力、應(yīng)變能力等，均離不開團(tuán)隊(duì)成員之間的相互學(xué)習(xí)、相互幫助和工作經(jīng)驗(yàn)的交流等。因此，組織應(yīng)定期圍繞文秘崗位中應(yīng)具備的能力和素質(zhì)等開展經(jīng)驗(yàn)交流會議，總結(jié)當(dāng)期內(nèi)文秘工作中出現(xiàn)的相關(guān)問題，并積極鼓勵大家提供建設(shè)性意見，同時，鼓勵大家對自己在工作中表現(xiàn)較好的工作能力和心得進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享，促使團(tuán)隊(duì)成員相互學(xué)習(xí)，積極進(jìn)步。

2.3形成創(chuàng)新工作氛圍

文秘崗位中所應(yīng)具備的創(chuàng)新能力需要組織在單位內(nèi)部營造出一種鼓勵創(chuàng)新的工作氛圍，鼓勵文秘人員積極對某個課題或項(xiàng)目提出個人的建設(shè)性看法。組織領(lǐng)導(dǎo)人員可以在對某項(xiàng)項(xiàng)目進(jìn)行決策時，可以組織相關(guān)頭腦風(fēng)暴會議，積極詢問文秘人員的意見，或文秘部門定期舉行以創(chuàng)新為主題的工作會議，對具有創(chuàng)新意義和可行性價(jià)值的意見給予肯定，并對該意見進(jìn)行進(jìn)一步的探討和摸索，根據(jù)組織的實(shí)際情況將該創(chuàng)新性意見用于組織或項(xiàng)目實(shí)踐，從而推動創(chuàng)新的實(shí)踐化。

2.4加強(qiáng)文字處理練習(xí)

文字處理能力在文秘人員具備一定的基礎(chǔ)技能后，組織應(yīng)該對文字處理能力較為欠缺的文秘人員實(shí)施文字處理工作的相關(guān)培訓(xùn)與練習(xí)。在對文字處理的相關(guān)技能進(jìn)行培訓(xùn)與講解后，可以通過加強(qiáng)筆頭或口頭模擬練習(xí)，在各種形式的筆頭或口頭的模擬練習(xí)訓(xùn)練下，文秘人員的文字處理能力能夠由量變產(chǎn)生質(zhì)變，從而在一定程度上較為輕松地應(yīng)對文字處理工作。

3.結(jié)束語

綜上所述，根據(jù)文秘崗位的崗位職責(zé)，文秘崗位應(yīng)具備的能力主要為堅(jiān)定的政治素養(yǎng)、良好的協(xié)調(diào)能力、一定的創(chuàng)新能力和較強(qiáng)的文字處理能力。這些能力和素質(zhì)的培養(yǎng)，既需要組織根據(jù)相關(guān)要求開展相關(guān)技能培訓(xùn)，也需要文秘人員根據(jù)自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，自覺主動地加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在不斷學(xué)習(xí)與實(shí)踐中，提高自身的綜合素養(yǎng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張茂葉.黨政機(jī)關(guān)文秘人員應(yīng)具備的能力素質(zhì)[J].辦公室業(yè)務(wù).2014（9）：15.

[2]張卓.論新時期文秘人員的素質(zhì)建設(shè)[J].現(xiàn)代企業(yè)教育.2013（12）：298.

[3]羅源.論文秘工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊）.2014（9）：60.

[4]舒清.文秘人員必備素質(zhì)分析[J].辦公室業(yè)務(wù).2016（5）：18.

作者簡介：李愛棟（1969.05）男，漢族，甘肅省白銀市靖遠(yuǎn)縣人，本科，助理政工師，主要從事文秘工作），單位：甘肅送變電工程有限公司。endprint