電網建設項目檔案管理新模式的探索與實踐

吳莉娜/國網安徽省電力公司太湖縣供電公司

電網建設項目檔案管理新模式的探索與實踐

吳莉娜/國網安徽省電力公司太湖縣供電公司

電網建設檔案是在電網建設過程中形成的，且有保存價值的各種載體的文件材料。它是電網建設和發展的重要依據，是各供電企業維護電網正常運行的必備條件。近年來，電網建設迅猛發展，電網建設的基建工程、技術改造工程、農網改造升級工程、小型基建工程數量日益增加，同時，新技術、新工藝、新管理方式的出現，使以工程項目為核心的業務檔案歸檔文件數量迅速增長；工程各參建單位檔案管理薄弱，兼職檔案員更換頻繁，社會化單位人員對電力企業歸檔標準不夠熟悉，制作的文件質量未能達到預期效果；工程管理人員忙于項目建設，對歸檔文件的收集管控不夠及時。因此，要做好電網建設的工程檔案管理，檔案管理人員必須做到以下幾點：

電網項目檔案；管理；價值；策略

1.抓制度，使工程檔案管理有據可依

為了建立健全電網項目檔案，國家電網公司印發了《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法（試行）》（國家電網辦〔2010〕250號），國網安徽省電力公司也印發了《安徽省電力公司農網完善工程檔案管理工作規定》（皖電總〔2009〕284號）等相關文件。依據國家檔案局、國家電網公司、國網安徽省電力公司檔案管理的相關文件，制定符合上級文件要求，適合本單位檔案管理實際情況的工程檔案管理制度。在制度中明確公司各部門、各參建單位、各兼職檔案員的職責，明確工程建設過程中產生的、應歸檔移交的項目文件的質量要求，明確工程檔案的移交條件和移交時間，明確獎懲條款，并且將工程檔案管理制度以正式文件在公司內部印發。為工程檔案管理奠定基礎，提供依據。在重大建設項目開工伊始，建立相應的項目檔案領導小組，組長由分管副總擔任，項目管理部門主任擔任副組長，全面負責項目檔案的領導與協調。建立以項目管理部門主任為組長、各管理專責（專兼職檔案員）和各參建單位專責人員為成員的項目檔案工作小組，全面負責項目檔案收集、整理、歸檔工作，以保證檔案在形成、收集、整理、移交過程的制度化、規范化。實現工程檔案工作的統一領導與分級管理，形成項目檔案管理網絡。為工程開工前、建設中、竣工后記錄資料完備奠定基礎，為工程資料建檔、歸檔的完整、準確、有序提供保障，為有效地加強項目建設過程的檔案管理提供支撐。

2.重過程，確使工程檔案形成與工程建設同步

過程決定結果，將檔案管理滲透到項目建設的全過程，決定檔案的最終質量。所以，檔案員需要參與到項目建設過程中。

2.1 參加圖紙會審會議

參加這個會議主要是做三件事。一是了解各參建單位項目部人員組成情況，明確各參建單位兼職檔案人員，并且記錄參建單位兼職檔案人員的聯系方式，便于工作中聯系。二是聽取工程介紹，并且根據工程規模、特點，在會議中講解項目檔案的歸檔范圍和歸檔要求。三是依據國家電網公司的項目檔案歸檔范圍，結合工程具體內容，制作出符合本工程的項目檔案歸檔范圍表，在會議結束后發放給參建單位。如工程內容是更換避雷器、高壓開關，那么就將原變電站工程歸檔范圍表簡化為工程量只有更換避雷器、高壓開關的歸檔范圍表。為項目建設過程中檔案的形成打基礎。

2.2 深入施工現場

檢查參建單位的檔案文件形成是否及時，是否與工程建設同步，是否有專人保管；已形成的檔案文件的載體、數量、字跡、簽認等是否符合要求，對于不符合歸檔要求的檔案文件，要求及時予以改正，使形成的文件符合歸檔要求；指導、監督各參建單位專兼職檔案員將施工階段的各種合格證、試驗報告單、設備開箱、施工報審級及施工記錄等資料進行收集與整理，保障檔案文件的齊全與完整。

2.3 參加項目竣工驗收

在項目竣工驗收時，驗收項目檔案，對各參建單位形成、收集的檔案材料的齊全、完整性進行檢查，對檢查不合格的檔案及時進行整改與再收集，確保檔案符合歸檔要求。

3.嚴審核，保障歸檔文件的質量

工程檔案歸檔整理前，對預歸檔文件材料進行審核，重點應審核工程檔案的內在質量，如文字材料是否完整、是否齊全、是否系統，編制的竣工圖是否準確等，確保歸檔檔案的質量。一是對照相應的歸檔范圍表，審核文件是否齊全，對于不全的予以補充，對于短時間內補充不全的說明原因，視具體情況延遲時限。比如變電站的征占地相關手續辦理較難，歸檔就相對滯后；送電線路的通道砍伐較困難，相關的協議歸檔也是滯后的。二是審核每一份文件是否完整，查看正文與附件是否缺張少頁。實際檢查中缺少附件的情況很多，如一張監理報審表中，列出的附件有3個，實際卻只有2個。具體的如特殊工種報審，報審列表中的人員10人，附件的證件只有8人，列表中人員名字叫張三，資格證卻用李四的頂替等。三是是否閉環，如每一份監理工程師通知單是否有回復單，每一份質量監督檢查報告需要整改的部分是否有整改回復。四是審核預歸檔文件是否為原件、簽認手續是否完備、是否有水淹等現象。五是審核文件的簽署日期是否符合邏輯，如合同是否在中標通知書發出一個月內簽署，項目部是否在合同簽署后、開工報審前成立，措施、作業指導書等施工準備文件是否在施工前制定，等等。六是審核竣工圖是否符合檔案管理要求，簽認是否完備，竣工草圖是否隨設計變更單一并歸檔。四、勤宣傳，提高相關人員的檔案意識電網建設檔案包含從立項、可研、初步設計、施工準備、施工過程、竣工驗收，到生產試運行整個過程中產生的有歸檔價值的文件材料，它是工程竣工結算、創優檢查、竣工審計及后續改、擴建的依據。工程檢查、工程審計等需要大量調用工程檔案，而調用檔案的都是施工單位、監理單位、工程管理單位的相關人員，這個時候，利用他們急需檔案的有利時機，對他們宣傳工程檔案在工作中的重要性，工程檔案的作用；在工程結算依據不足，需要借助檔案進行工程量計算時，對相關人員宣傳工程資料存檔的意義；工程改造前，需要參照原始的工程檔案進行考察、設計，此時，對需要借閱檔案的設計人員宣傳檔案的重要性。讓工程檔案在相關人員思想中扎根，以利于以后工程檔案管理。五、多培訓，提升各兼職檔案員的檔案管理水平培訓是提高參建單位專兼職檔案員業務水平的重要途徑，只有提升參建單位專兼職檔案員管理水平，才能保證項目檔案的高質量。培訓的方式有多種，一是在深入施工現場時，隨時對專兼職檔案員進行業務培訓，講解各類工程的檔案歸檔范圍，形成文件的質量要求、格式要求；二是定期舉辦工程檔案業務培訓班，講解工程檔案的分類、文件排列、組卷規范，檔案管理系統軟件各錄入界面的填寫標準；三是在整理檔案時培訓專兼職檔案員如何對工程檔案進行審核。

4.結束語

綜上所述，檔案管理工作是電網企業的重要組成部分，隨著現代技術的發展，現代信息化檔案管理模式已經逐漸取代了傳統的管理方式，滿足當前檔案管理的需要。但是，我國電網企業檔案管理工作中存在許多問題，需要創新性的改革和管理提高檔案管理工作質量和水平。

[1]張志強，孟慶江.電網建設項目檔案全過程管理的實踐與創新[J].產業與科技論壇,2015,14(23).

[2]林瓜量.淺析電網基本建設項目檔案管理創新[J].辦公室業務,2012(09).