淺析核電工程實(shí)物檔案的價(jià)值作用和歸檔管理探析

文/楊聲鍵，國核工程有限公司

淺析核電工程實(shí)物檔案的價(jià)值作用和歸檔管理探析

文/楊聲鍵，國核工程有限公司

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，核電工程項(xiàng)目也越來越進(jìn)步，在市場中占據(jù)主導(dǎo)地位。近年來，電廠工程建設(shè)期間的實(shí)物檔案多以實(shí)物為載體，將信息，文字和圖表等內(nèi)容進(jìn)行記錄和保存。為了方便檔案的利用與管理，信息的記錄要全面細(xì)致，不同方面的記錄要獨(dú)立進(jìn)行，堅(jiān)持一物一表，這樣可以避免問題的發(fā)生。本文主要闡述，核電工程中的實(shí)物檔案在實(shí)際生產(chǎn)生活中的利用價(jià)值進(jìn)行分析，并提出科學(xué)合理的管理方法。

實(shí)物檔案；作用；歸檔管理

引言

核電廠工程建設(shè)周期比較長，且文件數(shù)量居多，實(shí)物檔案的種類繁多且較為復(fù)雜。每一項(xiàng)子工程在完工以后，都需要對工程信息進(jìn)行記錄。獎(jiǎng)?wù)潞湍Ｐ投及渲?，它們是與紙質(zhì)檔案共同形成并且完整的竣工檔案。工程竣工檔案能夠?yàn)轫?xiàng)目后期的核電廠運(yùn)行與管理提供重要的參考依據(jù)。因此需重視實(shí)物檔案的價(jià)值，對其進(jìn)行科學(xué)合理的歸檔管理。

1 實(shí)物檔案的作用

實(shí)物檔案具有隨機(jī)性，多樣性和復(fù)雜性等特點(diǎn)。紙張檔案與電子檔案的建立具有一定的規(guī)律性與周期性，人事檔案是個(gè)人身份的證明，記錄了人的成長過程與經(jīng)歷。但實(shí)物檔案則是隨機(jī)建立的，竣工檔案是以工程建設(shè)中的實(shí)物為依據(jù)，不受時(shí)間和空間的制約。實(shí)物檔案最大的作用是可以作為憑證和依據(jù)。用實(shí)物檔案所記錄出來的物質(zhì)成果和精神活動(dòng)的內(nèi)容與狀態(tài)，能夠反應(yīng)出某一階段的社會(huì)變化與發(fā)展特征，具有很高的利用價(jià)值。在早期時(shí)代，甲骨文就是記錄實(shí)物檔案的一種，記錄了當(dāng)時(shí)歷史的發(fā)展特征和一些主要事件，后人可以利用甲骨文對當(dāng)時(shí)古代社會(huì)進(jìn)行研究。實(shí)物檔案記錄工程的整體形象，它涵蓋了項(xiàng)目建設(shè)中多方面的內(nèi)容。一旦項(xiàng)目被質(zhì)疑質(zhì)量方面有問題，實(shí)物檔案就可以作為相應(yīng)的憑證，進(jìn)行調(diào)查。在項(xiàng)目后期的運(yùn)行、管理、完善等方面，也要以此為依據(jù)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，竣工檔案在工程建設(shè)活動(dòng)中的作用越來越重要，實(shí)物檔案的利用價(jià)值與作用也占據(jù)了主導(dǎo)地位。

2 實(shí)物檔案管理的問題

2.1 管理意識(shí)低

大多數(shù)企業(yè)和組織雖然有很多的實(shí)物，但并未進(jìn)行分類與管理。一些企業(yè)部門并沒有意識(shí)到實(shí)物檔案的重要性，僅僅對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行分類與管理?？⒐n案中更多的記錄了工程項(xiàng)目建設(shè)中的參數(shù)及文本內(nèi)容，而一些的相關(guān)審批手續(xù)和證書并沒有被納入到檔案管理中。這些問題存在的根本原因，就是管理人員對實(shí)物檔案管理的意識(shí)較為薄弱。

2.2 管理難度大

目前，實(shí)物檔案多以實(shí)物作為載體并且來記錄信息，實(shí)物具有多樣性的特點(diǎn)，它的形狀，大小等方面存在著很大的不同，因此管理難度比較大。竣工檔案中的一些證書獎(jiǎng)狀，執(zhí)照證件管理起來相對簡單。但是，公章與私章等實(shí)物的、體積偏小，形狀差異非常大，難以保管。此外，紙質(zhì)物品和金屬制品等實(shí)物的材料不同，對保管環(huán)境方面也有不同的要求。

2.3 管理制度混亂

實(shí)物檔案的收集和保管，需要管理與組織的溝通協(xié)調(diào)能力。但是，在實(shí)際工作過程中，管理組織工作經(jīng)常出現(xiàn)較為混亂的現(xiàn)象，導(dǎo)致管理工作的難度增加，很難達(dá)到管理標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前實(shí)物檔案的收集表現(xiàn)在三個(gè)方面，第一，各個(gè)部門主動(dòng)上交歸檔。第二，檔案管理部門根據(jù)企業(yè)網(wǎng)站上發(fā)布的信息或者表彰文件進(jìn)行追蹤和調(diào)查。第三，檔案管理部門要和其他部門進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，如果發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的實(shí)物檔案，馬上進(jìn)行收集。但是，有一部分實(shí)物檔案，比如獎(jiǎng)狀，證書，經(jīng)常被當(dāng)做個(gè)人或者某一部門的榮譽(yù)，并沒有上交。一些人員不愿主動(dòng)上交，出現(xiàn)不積極配合的局面，導(dǎo)致到在管理上出現(xiàn)了難度。因此實(shí)物檔案的收集并不完整，管理制度上較為混亂。

2.4 管理方面不夠完善

現(xiàn)階段，實(shí)物檔案的利用價(jià)值可以作為憑證和依據(jù)，因此實(shí)物檔案必須要具有真實(shí)性和直觀性兩個(gè)特點(diǎn)。一些相關(guān)人員在查看實(shí)物檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)，能夠非常清晰的看到工作人員的工作軌跡和工作業(yè)績。但是，目前的一些實(shí)物檔案并沒有體現(xiàn)出這些特點(diǎn)，并且檔案在管理時(shí)還會(huì)出現(xiàn)信息流失、表達(dá)意思不夠清楚等問題，這在很大程度上降低了實(shí)物檔案的價(jià)值性與功能性。

3 實(shí)物檔案歸檔管理

3.1 加強(qiáng)檔案收集管理

在核電工程管理過程中，檔案管理人員必須真正認(rèn)識(shí)到實(shí)物檔案價(jià)值的重要性，企業(yè)想要將實(shí)物檔案的收集范圍擴(kuò)大，就必須要求檔案管理人員深入到各個(gè)部門，加強(qiáng)與各部門之間的溝通與協(xié)調(diào)工作，形成良好的合作互動(dòng)關(guān)系。一般來說，對于較大的工程，公司需要將分公司的實(shí)物檔案交給總公司來完成，如果總公司與分公司的溝通協(xié)調(diào)工作做的不及時(shí)，就很容易導(dǎo)致檔案資料的流失或延誤交接時(shí)間。

3.2 完善檔案歸檔制度

目前，企業(yè)檔案管理要遵循一定的制度，確保檔案管理的規(guī)范性。做到對收集到的實(shí)物進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合歸檔的要求，進(jìn)行歸檔。歸檔要規(guī)范，為了避免檔案在收集過程中發(fā)生混亂，可以將各個(gè)部門的實(shí)物資源統(tǒng)一放到一個(gè)部門進(jìn)行保管和管理。最后，將實(shí)物檔案的目錄打印保存，對實(shí)物檔案進(jìn)行管理。實(shí)物檔案要用專門的陳列柜和檔案柜進(jìn)行保管。檔案柜要時(shí)刻保持清潔，避免檔案受到侵蝕，做好相關(guān)的清潔工作。此外，管理人員要定期對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和規(guī)范性。

3.3 提高管理意識(shí)

在企業(yè)核電工程中，各部門必須提高檔案管理的意識(shí)，加強(qiáng)檔案對歸檔工作的宣傳。不定期在企業(yè)或者組織內(nèi)部展開相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，使得工作人員意識(shí)到實(shí)物檔案在工作中的重要性。加強(qiáng)核電項(xiàng)目建設(shè)的合理性與規(guī)范性，避免發(fā)生不必要的糾紛問題。

4 結(jié)語

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)對檔案管理的要求也在不斷提高。而核電廠建設(shè)工程作為國家重大項(xiàng)目之一，必須高度重視起來。在項(xiàng)目完工以后，需通過各部門領(lǐng)導(dǎo)的檢查與驗(yàn)收工作，避免出現(xiàn)不必要的問題。因此對實(shí)物檔案進(jìn)行規(guī)范的管理時(shí)，要保證歸檔工作有序合理的進(jìn)行。加強(qiáng)對實(shí)物檔案歸檔工作的重視度，展開宣傳教育，進(jìn)行深入細(xì)致的了解，做好核電廠建設(shè)工程實(shí)物檔案竣工驗(yàn)收工作，滿足核電廠的安全運(yùn)行，提高公司的經(jīng)濟(jì)效益。

[1]江菊.實(shí)物檔案的價(jià)值作用和歸檔管理的分析研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（5）；25-27

[2]曾麗娟.實(shí)物檔案征集模式與方法探討[J].蘭臺(tái)世界，2015（10）；145-146

[3]劉曼.實(shí)物檔案管理的價(jià)值作用探析[J].東方企業(yè)文化，2016（10）；200-201