試論新形勢下創新文書檔案管理的途徑

文/褚婧萌，新疆伊犁河流域開發建設管理局

試論新形勢下創新文書檔案管理的途徑

文/褚婧萌，新疆伊犁河流域開發建設管理局

文書檔案是企事業單位檔案資源體系的重要組成部分，也是單位經營決策、人事調動的重要參考依據。近年來，隨著科技發展，企事業單位的文書檔案管理要求和標準都不斷提高，許多企事業單位也紛紛走上了文書檔案管理創新之路。文章結合事業單位文書檔案工作管理現狀，指出了新形勢下創新文書檔案管理的途徑。

文書檔案；管理；創新途徑

文書檔案管理作為事業單位管理工作的一個分支，也是衡量單位管理水平的一個重要標準。在科技發展、網絡信息技術得到廣泛應用的新形勢下，傳統的管理工作方式已經無法滿足事業單位發展需要，因此，創新文書檔案管理管理路徑，提高文書檔案管理水平，也成為事業單位文書檔案管理工作努力的新方向。這就要求事業單位檔案管理部門提高認識，結合當前文書檔案管理工作存在的問題，實施有效的管理策略，以提高文書檔案管理和服務質量，為單位發展加油助力。

1 事業單位文書檔案管理現狀及其存在的問題

1.1 制度有待完善

事業單位文書檔案管理工作的長足發展，離不開領導的關注和支持。在新時期，雖然隨著科技發展，許多事業單位的文書檔案管理工作整體水平有所提高，文書檔案管理設施也不斷發展和完善。但是，受傳統管理思想影響，部分事業單位的領導干部都認為文書檔案管理工作無關緊要，因為它無法給單位帶來直接、可觀的效益，所以不必在文書檔案管理方面花費太多的時間和精力。受此影響，許多事業單位的文書檔案管理部門、管理制度和管理隊伍建設水平都較低，文書檔案管理工作漏洞百出。如一些事業單位的文書檔案管理制度缺失，在檔案和檔案人員管理上采取的仍是“大一統”的管理制度，檔案管理不規范，管理人員的職責和權限相對模糊，事業單位的文書檔案管理工與行政機關、企業實體沒有實質性的區別。

1.2 檔案管理不規范

文書檔案管理是事業單位管理工作的基礎，在信息技術已經得到廣泛應用的新形勢下，許多單位的文書檔案管理工作如收集、登陸、運轉、存儲、查閱都已經實現了智能化、信息化，許多單位的文書檔案收集、整理、鑒定、統計、檢索和利用效率都得以提高。不過，結合實際來看，許多事業單位的文書檔案管理工作都不夠規范，如許多單位雖然實現了文書檔案信息化管理，但是文書檔案管理信息化不過是文書檔案管理流程和形式“信息化”，檔案管理軟件、資料沒有統一的標準，檔號錯誤、案卷標題混亂、目錄不規范等問題較為常見。許多單位在文書檔案信息化管理方面，都對文書工作與檔案工作銜接缺少研究，也忽視了檔案與文件的銜接，這也為文書檔案管理軟件與OA系統無縫對接設置了障礙。這些，必將使單位文書檔案管理工作步入“投入大、效率低”的發展困境。

1.3 管理隊伍的綜合素質有待提高

事業單位的文書檔案管理具有一定的復雜性和特殊性，隨著事業單位改革和發展，事業單位產生的文書檔案數量會越來越多，這也給單位文書檔案管理人員的工作能力提出了更高的要求。雖說部分事業單位在發展過程中，就文書檔案管理隊伍建設給予了高度重視，單位文書檔案管理水平也因此而有所提高。但是，整體來看，文書檔案管理人員素質不高對事業單位來說是一個普遍性的問題，如許多事業單位的文書檔案管理人員都是從其他崗位調過來的，他們的文化程度和專業素質根本滿足不了文書檔案管理工作需要。有的單位雖然有了穩定的文書檔案管理人員，但是卻缺少復合型的檔案管理人才，文書檔案管理人員的專業素養不高，無法熟練使用信息技術來開展文書檔案管理工作，從而嚴重影響了單位文書檔案管理效用。

2 新形勢下創新文書檔案管理的途徑

2.1 創新發展觀念，提升文書檔案管理能力

由上述可知，領導基層對文書檔案管理工作的重要性的認識不夠，是影響事業單位文書檔案管理創新發展的重要因素。鑒于此，在今后的發展中，事業單位領導班子、管理層要給予文書檔案管理工作以充分關注和足夠的重視，以促使單位文書檔案管理不斷發展進步。確切來說，事業單位領導干部要樹立現代管理思想，轉變對文書檔案管理工作的錯誤認識，全面認識文書檔案管理工作在單位改革發展中的重要作用。然后，將文書檔案管理工作納入到單位全年工作計劃中去，根據單位實際制定完善的“公文處理實施辦法”，突出單位文書檔案管理工作的地位。與此同時，加大文書檔案管理工作投入尤其是資金投入，為單位文書檔案管理工作配備完善的硬件設備，并要求檔案管理部門創新工作思路，圍繞單位中心工作、發展大局開展文書檔案管理工作，利用先進的管理技術和設施優化文書檔案管理形式，然后轉變服務方式，提高服務水平，促使單位文書檔案管理工作由被動服務向主動服務方向轉變。

2.2 創新和完善管理體制

規范、完善的文書檔案管理制度，是確保事業單位文書檔案管理工作順利開展、取得實效的關鍵。雖然在我國社會改革發展大潮沖擊下，許多事業單位的管理體制都出現了新的變化，但是許多單位在文書檔案管理制度改革與研究方面都是一片空白。其實，文書檔案管理體制改革，同樣是事業單位發展改革不可或缺的一部分。因此，根據單位深化改革需要，事業單位也要將“創新”放在文書檔案管理工作的首位，要求文書檔案管理部門根據實際情況，淘汰老化的文書檔案管理制度，改革呆板的文書檔案管理機制，然后聚焦于單位文書檔案收集、整理、分類、排列、鑒定、查閱各環節，制定符合單位發展實際的文書檔案管理制度。在此基礎上，制定與文書檔案管理有關的規章細則，進行文書檔案管理制度改革與創新，明確文書檔案管理要求和規范，嚴格文書檔案管理流程和管理，實現文書檔案管理制度精細化、規范化、現代化。然后，嚴格制度落實，要求文書檔案管理部門嚴格遵守文書檔案管理核查順序，堅決執行文書檔案管理標準，避免在工作中出現管理工作不規范、文書檔案材料不合格等問題。

2.3 運用先進技術提高檔案管理水平

信息技術和網絡的產生與使用，為事業單位文書檔案管理工作創新、文檔一體化管理創造了良好的條件。因此，在信息時代，事業單位要順應社會發展潮流，進一步規范文書檔案管理信息化程序和方法，積極發揮信息技術優勢進行文書工作和檔案工作整合和創新，走文檔一體化發展道路。確切來說，事業單位要立足于完善的文書檔案管理機制，統一文書檔案信息化管理規范和標準，要求檔案部門對紙質文書檔案管理進行信息化加工和處理，剔除一部分無用的文件，并對內容混亂、組卷過厚的文件進行重新組合，規范文書檔案管理題名、分類號，確保文書檔案的格式、問題、質量能滿足信息化管理要求，使案卷更加規范和完整。然后，加強文書工作與檔案工作、文書檔案管理與辦公室自動化辦公之間的銜接，將兩者置于同一系統中進行統一管理，提高文書檔案管理使用效率。文書檔案管理部門則要順應事業單位檔案管理規律，一方面圍繞單位中心工作，拓展服務領域，創建檔案信息化服務平臺，建立檔案業務咨詢機構。一方面面向社會，構建自我營銷和主動參與服務機制，開展專題檔案展覽，針對公眾關注的熱點問題和需求。為其提供個性化的、針對性的檔案信息服務。與此同時，文書檔案管理部門還要以實現信息資源共享為目標，加強與其他部門的橫向合作，與其他部門共同開展信息搜集和服務工作，以提升文書檔案管理層次。

2.4 建設一支高素質的管理隊伍

如今，我國社會與經濟改革已經步入深水區，大量的新情況、新問題都等著我們去討論、去解決。事業單位文書檔案管理工作環境、方式與面臨的問題也出現了新的變化，在新形勢面前，重視和加強檔案管理隊伍建設，提高文書檔案管理隊伍的工作水平，顯得尤為重要。因此，事業單位要樹立科學的發展觀和人才觀，建設一支高素質的文書檔案管理隊伍，以促使單位文書檔案事業健康發展。進一步來說，事業單位在人力資源管理中，要將管理重心適當向文書檔案管理隊伍建設傾斜，把好文書檔案管理人才招聘、選用關，選擇那些具有較高文化層次、專業基礎扎實的檔案管理人才來充實文書檔案管理隊伍，并做好人才職前培訓工作。然后，在日常管理中，開啟內部學習制度，創建學習型集體，針對文書檔案管理隊伍，有計劃、有層次、有重點地開展各種教育培訓活動，重點培養文書檔案管理人員的愛崗敬業、勇于探索的精神，提高他們的業務能力和綜合素質。同時將市場化的人才管理手段運用到檔案人員管理中去，運用優勝劣汰的用人機制、完善的考核機制、多種激勵手法營造“能者上、庸者讓、劣者下”的用人氛圍，以提高檔案人員的危機意識和責任意識，進而提高單位文書檔案管理效率。文書檔案管理人員則要積極參加各種業務培訓和學習活動，關注檔案專業知識、現代化管理技術的學習，尤其是計算機知識、信息技術學習，同時積極探索文書檔案管理新方法，以不斷提高自己的工作能力和綜合素質，使自己成為綜合型的文檔管理人才。

綜上所述，在經濟和社會發展新時期，創新文書檔案管理的途徑對于事業單位來說是極其重要的一件事。事業單位只有樹立科學管理思想，重視和加強文書檔案管理制度和隊伍建設，才能提高文書檔案管理效率，為單位健康發展提供有力保障。

[1]雷玉芬,羅思怡.新形勢下對文書檔案信息化管理的探討[J].蘭臺世界,2015,S3:31.

[2]楊爽.淺談新形勢下文書檔案管理的創新研究[J].蘭臺內外,2016,02:45.

[3]陳龍民.論新形勢下如何做好文書檔案管理工作[J].黑龍江史志,2013,20:62-63.