淺論加強(qiáng)檔案編研管理的若干思考

文/魏景山 閆冰 劉建峰,東營(yíng)市河口區(qū)檔案局

淺論加強(qiáng)檔案編研管理的若干思考

文/魏景山 閆冰 劉建峰,東營(yíng)市河口區(qū)檔案局

對(duì)于單位而言，檔案是單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中留下的真實(shí)資料，對(duì)研究單位發(fā)展歷史、提煉總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、服務(wù)生產(chǎn)運(yùn)行等具有重要意義。就檔案管理而言是多層面的，涵蓋檔案收集、整理、匯總、編研等全過(guò)程，其中檔案編研作為檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的一種主要形式，正在產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，特別是隨著信息技術(shù)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)的發(fā)展興起，對(duì)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用提供了更大便利，也提出了更高的要求。本文結(jié)合單位檔案工作編研的實(shí)踐經(jīng)歷，就如何做好單位檔案編研工作談幾點(diǎn)粗淺見(jiàn)解。

單位；檔案編研；生存環(huán)境；發(fā)展新常態(tài)；創(chuàng)新服務(wù)

單位檔案編研工作是根據(jù)館藏資源進(jìn)行研究和選編成為系統(tǒng)性、專(zhuān)業(yè)性的參考資料，為單位的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理提供服務(wù)。本文從論述檔案編研工作在單位發(fā)展中的重要地位和作用出發(fā)，在指明當(dāng)前檔案編研不足的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位的具體實(shí)際情況，提出檔案編研工作應(yīng)從創(chuàng)新服務(wù)方式、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)和檔案資源建設(shè)等方面進(jìn)行完善，從而推進(jìn)檔案編研工作更好地服務(wù)于單位發(fā)展。

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)進(jìn)入發(fā)展新常態(tài)的大背景下，單位的生存發(fā)展環(huán)境發(fā)生了深刻變化，靠規(guī)模擴(kuò)張和投資拉動(dòng)已經(jīng)沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)力，必須要更加注重存量資源，通過(guò)深刻研究單位發(fā)展路程，逐步找出一條發(fā)展的新路子。所以，這就對(duì)單位編研工作提出了更高要求。

1 轉(zhuǎn)變意識(shí)觀念，改變服務(wù)方式

在傳統(tǒng)意義上，檔案工作屬于比較“冷門(mén)”的工作，因?yàn)樗煌诩兇獾纳a(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，可以直接產(chǎn)生利潤(rùn)，這也導(dǎo)致檔案編研工作在單位中重視程度普遍較低。但是隨著社會(huì)發(fā)展及技術(shù)革命的變革，給單位檔案編研工作提出了更高要求。根據(jù)《單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)與數(shù)字化建設(shè)方案》，我們開(kāi)始對(duì)紙質(zhì)檔案有計(jì)劃的進(jìn)行數(shù)字化提取，一方面方便了資料保存，另一方面也是為了遠(yuǎn)程查閱開(kāi)始做準(zhǔn)備，提高了檔案的使用效率。但是這只是一個(gè)開(kāi)端，后續(xù)依然有大量的工作可以做。如，可以開(kāi)發(fā)檔案編研軟件，對(duì)一些數(shù)據(jù)性資料進(jìn)行分析對(duì)比，為管理者帶來(lái)便捷、高效的檔案應(yīng)用體驗(yàn)和檔案在線(xiàn)服務(wù)。同時(shí)，單位還應(yīng)該積極開(kāi)啟檔案編研的數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)工作，打造檔案開(kāi)發(fā)利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)原始檔案資源的二次、甚至三次開(kāi)發(fā)，不斷挖背后的生產(chǎn)力。總之，探索方便、快捷、深加工的檔案編研方式，將是未來(lái)檔案編研工作的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。

2 堅(jiān)持創(chuàng)意選題，注重服務(wù)單位

檔案編研工作不能異想天開(kāi)，而應(yīng)該緊緊圍繞單位中心工作，只有在編研選提上狠下功夫，不斷提升編研成果對(duì)單位經(jīng)營(yíng)的指導(dǎo)作用，才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。拿前面提到的《大有五載明德行遠(yuǎn)》改制五周年畫(huà)冊(cè)為例，我們起草編研策劃時(shí)經(jīng)過(guò)了反復(fù)修改，甚至釋義上開(kāi)始溯本求源，在基本定位上就是想把畫(huà)冊(cè)做成一部有內(nèi)涵、有文化、有追求、有深度的編研資料。在完成基本的策劃后，我們開(kāi)始著手相關(guān)資料的收集、整理、加工工作，一方面我們對(duì)已經(jīng)保存整理的大事記、圖片精選等資料進(jìn)行了重新的編輯，確保其在內(nèi)容、表現(xiàn)形式等方面與畫(huà)冊(cè)定位相吻合；一方面我們也對(duì)前期相關(guān)資料進(jìn)行了地毯式的再搜集、在整理，特別是對(duì)子公司保管的圖片等資料進(jìn)行了補(bǔ)充，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)等資料進(jìn)行了分類(lèi)、提煉，在最大程度還原、展現(xiàn)發(fā)展歷程的同時(shí)，還實(shí)現(xiàn)了對(duì)單位發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的升華，取得了不錯(cuò)的效果。最終，《大有五載明德行遠(yuǎn)》畫(huà)冊(cè)憑借優(yōu)美生動(dòng)的文字、豐富精美的圖片、別出心裁的設(shè)計(jì)裝幀、客觀詳實(shí)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)贏得了廣泛的認(rèn)同。

3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提升編研水平

只有培養(yǎng)出優(yōu)秀的檔案編研隊(duì)伍，才可能呈現(xiàn)出高質(zhì)量的編研成果。為此，我認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行實(shí)施。一是細(xì)化完善檔案編研人員的選拔使用。二是有計(jì)劃性的加大檔案編研人員的培養(yǎng)。三是建立完善檔案編研人員考核機(jī)制。通過(guò)探索建立固定考核項(xiàng)目（如，年度述職、年度主要成果展示等）及創(chuàng)造性自選項(xiàng)目（圍繞單位經(jīng)營(yíng)實(shí)際的一些檔案編研成果）考核機(jī)制，促使檔案編研工作常態(tài)化、專(zhuān)業(yè)化發(fā)展。

4 強(qiáng)化信息反饋，挖潛價(jià)值內(nèi)涵

每一次編研過(guò)程都是一次學(xué)習(xí)再提高的經(jīng)歷，所以要及時(shí)總結(jié)編研過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)得失，編研結(jié)束后要重視各類(lèi)反饋信息的搜集和處理，適時(shí)掌握單位管理者、編研利用者、單位員工及社會(huì)人員等對(duì)編研成果的具體評(píng)價(jià)，積極關(guān)注編研成果傳播后產(chǎn)生的實(shí)際效益，確保今后的編研工作更符合相關(guān)人員的需求，促使編研成果更具實(shí)用性、更有價(jià)值。比如，在各類(lèi)畫(huà)冊(cè)的編研過(guò)程中，我們意識(shí)到許多照片資料在拍攝技巧、鏡頭角度等方面有待提升，為此，我們組織相關(guān)人員到勝利報(bào)社等學(xué)習(xí)新聞跟拍技巧等，為今后檔案編研工作的更好開(kāi)展做好了準(zhǔn)備。另外，在畫(huà)冊(cè)傳播的過(guò)程中，我們深入公司各個(gè)層面進(jìn)行了廣泛的調(diào)研，并對(duì)其使用情況進(jìn)行了跟蹤，這些工作讓我們更好的摸清了員工的需求，感受到了檔案工作的另一面，對(duì)檔案工作有了全新認(rèn)識(shí)和理解。

5 擴(kuò)大收集范圍，豐富內(nèi)容形式

一是要合理規(guī)劃?rùn)n案的收集范圍，確定詳細(xì)的搜集要求及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保各類(lèi)檔案資料的詳實(shí)、完備。例如，對(duì)于稍縱即逝的、容易失散的重要會(huì)議、重大活動(dòng)等資料，要爭(zhēng)取在第一時(shí)間搜集完畢；對(duì)于可以進(jìn)行后期補(bǔ)充的資料，可以靈活安排相關(guān)時(shí)間。二是要提升收集信息的主動(dòng)性。檔案信息總是層出不窮，要提升主動(dòng)性及敏感性。就像我們的公司辦公室人員，在跟隨集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)外出視察等過(guò)程中，都會(huì)有目的的用手機(jī)及時(shí)拍攝記錄當(dāng)前的情景，既方便在內(nèi)部刊物《單位信息》上進(jìn)行刊載，又進(jìn)一步豐富了檔案資料的內(nèi)容。三是要善于發(fā)動(dòng)全員力量。檔案收集并不是單純是檔案管理人員的責(zé)任，其實(shí)每位員工都是單位檔案信息的記錄者和收集者。我們的《單位信息》、單位網(wǎng)站等平臺(tái)載體，為收集檔案資料開(kāi)辟了另外一個(gè)窗口，員工記錄技能比賽的場(chǎng)景、業(yè)余活動(dòng)的寫(xiě)照等等，這些為我們收集檔案資料提供了便利條件。

總之，檔案編研工作是一項(xiàng)體系化工程，累計(jì)于平時(shí)，應(yīng)用在日常，對(duì)輔助、服務(wù)單位經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)具有重要意義。只有積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的新方法、新途徑，不斷增強(qiáng)工作的能動(dòng)性和創(chuàng)造性，著力解決好各類(lèi)問(wèn)題和不足，才能促進(jìn)檔案編研工作向前、向深推進(jìn)，才能更好的為單位持續(xù)健康發(fā)展助力。

[1]李國(guó)榮，《檔案編研論稿》，廣西師范大學(xué)出版社

[2]宮曉東、賀真、張?jiān)剑犊萍紮n案編研》，中國(guó)人民大學(xué)出版社