關于新時期企業文秘工作的思考

文/張慧晶，國網福建省電力有限公司福州供電公司

關于新時期企業文秘工作的思考

文/張慧晶，國網福建省電力有限公司福州供電公司

辦公室文秘是聯系基層員工和企業領導的橋梁和紐帶，辦公室文秘工作涉及到企業經營管理的方方面面。新時期企業辦公室文秘工作的內容和形式也出現了新的變化，辦公室文秘人員只有就新時期的工作進行深入思考和總結，才能做到胸有成竹，防患于未然，才能提高辦公室文秘工作質量。文章從辦公室文秘工作的性質入手，分析了新時期企業文秘人員必備的能力，然后就文秘人員該如何做好辦公室文秘工作進行了探討、分析。

企業；文秘工作；思考

隨著我國經濟建設不斷發展進步，許多企業的經營規模和業務范圍都不斷發展擴大，企業辦公室工作也迎來了更多的問題和挑戰。文秘人員做為辦公室的重要組成部分，在辦公室事務處理、上傳下達中起著重要作用。一個合格的辦公室文秘人員必須要認清文秘工作的性質和要求，同時順應時代發展和企業需求，不斷提高自身的綜合素質和工作能力。

1 辦公室文秘工作的性質

文秘工作是辦公室傳統工作之一，也是辦公室工作的重要構成。企業文秘工作內容繁瑣，大致包括以下方面的內容：電話接聽、轉接、留言記錄；日常郵件接收、轉發與回復；會談和商旅安排，會議通知、安排、服務和記錄；資料收集、整理、歸檔和保管，文件傳閱，文書處理；來客接待，辦公室用品采購與發放等。整體來講，辦公室文秘工作有著較強的綜合性，文秘人員的工作與辦公室其他人員的工作有著顯著不同，辦公室文秘人員既是業務人員，也是管理人員。此外，辦公室文秘人員還是聯系領導與基層員工的橋梁和紐帶，他們在與領導打交道時，要仔細揣摩、正確理解領導意圖，把握好工作重心，做好輔助工作。在向領導匯報事務時則要進行信息提煉和整理，過濾掉許多無用的信息，還要注意表達技巧和分寸。可以說，辦公室文秘人員是辦公室的形象和代表，在辦公室乃至企業管理中起著承上啟下的作用，辦公室文秘工作與企業經營管理活動息息相關，企業、辦公室的良好運轉離不開辦公室文秘工作的支持。

2 新時期企業文秘人員必備的能力

2.1 綜合工作能力

由上述可知，辦公室文秘的綜合性較強，這也要求辦公室文秘人員必須具有較強的綜合工作能力。綜合工作能力是辦公室文秘人員的基本工作能力之一，它包括文字寫作能力、交流溝通能力、語言表達能力、計算機能力、信息能力、理解能力等。辦公室文秘的綜合能力決定了他是否能勝任文秘工作，辦公室文秘綜合能力的形成是一個長期的過程。要想成為一名優秀的文秘，形成較強的文秘綜合能力，辦公室文秘要多讀書、多思考、多總結、勤動筆，努力學習，不斷前進，如此這般，方有“博觀而約取，厚積而薄發”的那一天。

2.2 日常事務處理能力

辦公室文秘要處理的主要是辦公室日常事務，這些事務多具有一定的周期性、重復性和規律性。這些日常事務瑣碎，但是事關辦公室和企業管理的方方面面。辦公室文秘要積極發揮參謀助手作用，全面把握辦公室文秘日常工作的內容、特點和要求，然后從全局出發，在職責范圍內、領導授權下，制定日常工作計劃，改善人際關系，協調好部門關系，認真聽取基層員工、下級意見，切實做好日常工作，才能突出文秘工作的層次性、科學性、超前性，又快又好地實現辦公室文秘工作目標。這也要求辦公室文秘積極主動，通過學習和實踐不斷提高自身的日常事務處理能力，以勝任榜公示文秘工作。

2.3 良好的工作態度和責任素質

如今，我國已經步入改革深水區，許多企業如電力也正處于改革發展的關鍵時期.這一時期，企業要求全體上下都要積極主動，有所作為。辦公室文秘是為企業各項實踐活動而服務的，辦公室文秘作為企業的一員，在企業經營管理中起著重要的輔助和監督作用，為此，文秘人員也要秉承嚴肅認真的態度做好日常工作，靈活而不懈怠，嚴肅而不呆板，以促使辦公室管理工作良好運轉。此外，服務是辦公室文秘工作的核心，服從領導，服務基層職工群眾，是辦公室文秘人員的工作重心。這也要求辦公室文秘人員不僅要有良好的道德修養和扎實的工作能力，還要做好本職工作，提高服務意識和責任意識，在工作方面盡量做到盡善盡美。

3 做好辦公室文秘工作的思路和策略

3.1 領導重視，優化辦公室工作環境

在新時期，尤其是在信息化背景下，企業辦公室文秘工作所處的環境、所面臨的問題以及文秘工作方式都出現了新的變化。企業文秘工作也日漸朝著多元化、智能化方向發展，但是企業文秘工作的復雜程度卻沒有改變。企業文秘工作順利開展，離不開領導的高度重視和大力支持，因此，企業領導班子尤其是辦公室直屬領導要給予辦公室工作尤其是文秘工作以高度重視，并圍繞辦公室文秘工作實施一系列積極有效的措施，如加大辦公室硬件設施建設投入，為文秘工作配備完善的現代化設備包括打印機、掃描儀和智能工作軟件如“大秘”APP等，建設便捷的信息化平臺，以提高辦公室工作的智能化水平。與此同時，完善辦公室工作制度、管理制度，包括辦公室檔案管理制度、環境支持制度、文秘崗位責任制等，明確文秘人員的崗位職責和工作權限，為他們做好文秘工作提供良好的條件。

3.2 提高職業能力，保證工作質量

企業文秘工作是多種工作的綜合，它要求企業文秘人員必須具有辦公室設備操作能力、交際能力、心理承受能力和良好的表達能力，必須掌握專業的辦公室文秘工作技能，惟其如此，才能更好地輔助領導決策，做好高級參謀，才能協調好各部門的關系，將企業文秘工作做好。我們可以將企業文秘工作所需的這些能力歸納為職業能力，而企業文秘人員要想提高自身的職業能力，必須充分考慮企業文秘崗位、職業的行業性和崗位特征，進行自我分析和職業分析，加強職業生涯規劃，制定明確的發展目標。然后，借助各種實踐活動鍛煉自己的實際工作能力，不斷學習新的文化知識和崗位技能，多和同事交流和溝通，同時多觀察、多思考、勤動手、多嘗試、多總結，不斷增長自己的見識和智慧，并要求自己在職業發展中形成良好的職業道德，樹立良好的心理素質，沉著冷靜地解決遇到的問題，用積極的態度掃清工作上的一切障礙，以提高工作效率，保證工作質量，得到更多人的認可。

3.3 加強文秘隊伍管理，激發他們的工作熱情

企業文秘工作是一份苦差事，由于不受重視，工作繁瑣、工作量大而薪酬水平較低，所以，許多企業的企業文秘崗位的人員流動性都較大。一些企業如電力企業的基層文秘隊伍都出現了人才匱乏等現象，這與電力企業辦公室工作總量與日俱增的現狀是不相符的。為了消除文秘人才流失給企業管理帶來的不良影響，企業辦公室領導要辦公室文秘隊伍培養和建設，打破世俗偏見，走出用人誤區，嚴把辦公室文秘人員招聘關和分配關，，優化和改善文秘隊伍的結構，打造一支高素質的文秘隊伍。在工作中，尊重文秘人員的性格、價值和工作，定期開展文秘隊伍培訓和教育，愛護和培養他們，并為他們創造良好的工作環境，給予文秘隊伍更多的關懷和幫助，幫助辦公室文秘人員解決后顧之憂。在此基礎上，要本著“蓄養結合”的原則，打造人才管理良性循環機制，科學用人，知人善任，嚴格要求文秘人員做好領導參謀，做好基層職工群眾服務工作，并注意培養、宣傳優秀的文秘典型，對工作成績突出的文秘人員進行表揚鼓勵，以激發文秘人員的工作熱情和積極性。

3.4 提高責任意識和創新能力

愛默生說過：“所有偉大的工作，都是在熱情支配下完成的。”文秘工作同樣如此，只有真正熱愛文秘工作、有高度工作認同和責任心的人，才能切實做好文秘工作。但是，責任意識也是許多人所欠缺的，企業文秘人員用高標準要求自己、磨練自己，才能在長期的工作中養成積極向上的責任意識，提高工作能力。不過，需要注意的是，時代在發展，社會在進步，企業文秘工作作為企業管理的一部分，必須要順應時代發展潮流與企業發展同步。如過去企業文秘工作以協助服務類工作為主，辦公方式是純手工，工作內容雖然寬泛但是很少能觸及企業機密。而新時期的企業文明工作要更多的用到一些信息化技術和設備，文秘也成為企業保密工作的直接參與者。這就要求文秘工作人員摒棄傳統的等安排、聽指揮的被動思想，積極主動地去探索做好本職工作的新方法、新路徑。同時提高警惕，樹立責任意識和保密意識，嚴格遵守企業保密工作紀律，認真、細致、高效完成領導交辦的任務，為企業穩定與發展做出積極貢獻。

綜上所述，在知識經濟時代，企業辦公室文秘工作環境和內容都出現了新的變化。因此，企業文秘人員要更新思想觀念，從日常工作實踐中不斷汲取經驗和營養，努力提高自身的創新能力、職業能力和責任意識，爭取在工作上有所作為，為企領導科學決策、企業可持續發展做出應有的貢獻。

[1]樊丙孝.淺談提高辦公室文秘工作水平途徑[J].經營管理者,2016,34:143.

[2]王敏.辦公室文秘工作效率提高策略分析[J].辦公室業務,2017,02:93.

[3]賀彥龍.淺談如何做好辦公室文秘工作[J].辦公室業務,2016,18:91.