關于高職院校人事檔案管理信息化探討

文/寇國玲,赤峰工業職業技術學院

關于高職院校人事檔案管理信息化探討

文/寇國玲,赤峰工業職業技術學院

當前，人事資料管理是高職類院校管理體系之中的基礎性工作之一。在如今的發展背景下，信息化問題是高職院校不得不面對的重要問題。隨著信息化時代的到來，信息化幾乎成為了一切領域未來的基本趨勢，因此，要想滿足時代需求，人事檔案的信息化管理是十分有必要的。構建網絡管理機制及人事檔案數據庫系統，培養更多的信息化檔案管理人才是此項工作的重中之重。

高職院校；人事檔案管理；信息化

現階段，將信息化的管理模式運用到人事檔案管理工作中是各高職院校深入發展的要求，要想進一步滿足信息化發展趨勢、人事制度演變的規定，就必須盡快改善人事檔案的管理效果，推動高職院校整體管理水平的提升。

1 高職院校人事檔案管理信息化的重要意義

1.1 信息化管理是人事檔案管理的必然趨勢

現如今，以電子計算機為前提的信息科技在諸多領域當中均獲得了廣泛應用，也給社會帶來了一場巨大的變革，信息科技及有關設備的迅速推廣令信息化進程不斷加快，并逐漸演變為一種基本趨勢。高職院校人事檔案采取信息化的管理手段是時代進步的必然要求。具體而言，其指的是運用技術方法和信息科技對人事檔案資料進行以現代化電子信息環境為依托的運用和控制。同時，人事檔案管理信息化是一項具有復雜性、綜合性的項目，也是不斷優化現行檔案機制、資料轉化及整理過程的工程。所以說，人事檔案管理的信息化是現階段國內高職院校管理的關鍵性工作，并且也是目前社會信息化發展的基本趨勢。

1.2 人事檔案管理信息化是人事體制創新及變革的基本需求

由于高校規模的迅速擴大，人員數目的不斷增多，人事管理工作也變得更加繁瑣，高職院校人事制度調整是各院校深入發展的前提保障，更是在嶄新環境中求得生存和發展的關鍵舉措。人事檔案信息化管理作為高職院校人事體制調整的關鍵部分之一，伴隨著高校管理體系的持續完善以及現今社會環境信息化趨勢的要求，以往的人事檔案管理途徑早已不能滿足現在的基本要求，信息數量迅速增加、類型趨于復雜化、檔案提取等相關操作更為頻繁，在這種情況下，我們應當以信息化科技為基礎，對人事檔案管理工作進行深入、全面的改造和建設，與此同時，將檔案管理信息化與人事制度調整二者有機結合起來，這樣便有助于人事檔案管理工作最大限度地滿足客觀需求。

1.3 高職院校人事檔案信息化管理是實現人事檔案價值的有效途徑

高職院校人事檔案管理的主要價值體現在檔案資料是否可以達到一個相對合理、準確的利用標準，人事檔案中記載了眾多人事數據，它被作為單位人事變動、辦理個人手續的重要參考，因此，信息服務的準確性、高效性是人事檔案管理的基本準則。除此之外，人事檔案作為人才培養工作的關鍵人事資料基礎，當中記載了許多與人才培養相關的信息，能夠給人才資源的運用、開發提供信息方面的支持。一般來說，信息化與實體為人事檔案在客體方面的兩個組成部分，實體部分主要包括檔案的原始憑證、紙質文件等，其所擁有的唯一性、真實性和法律效益是任何形式所不具備的。當然，實體檔案管理的操作流程也較為繁瑣，手續麻煩，管理效率較低。相比之下，人事檔案的信息化管理則更加高效便利，能夠在很大程度上提升檔案管理工作的質量和效率，簡化原本復雜不堪的流程，全面展現人事檔案應有的價值。

2 高職院校人事檔案管理信息化的有效對策

2.1 強化對人事檔案管理工作重要性的認識

盡管人事檔案管理工作具有非常重要的作用，然而其作為一項長期性、復雜化的工作，若在某一階段不夠重視檔案管理工作，很可能在短期內引發較大的危害。所以說，增強對檔案管理工作的重視程度，并強化對人事檔案管理工作必要性的認識，對于單位整體檔案意識的提升、人事檔案管理的高效性等具有不可替代的作用。為了達到人事檔案管理的高效性、信息化目標，相關的硬件設施是不可或缺的，管理人員對該項工作的足夠重視是這一切的必要前提。因為要想做出更有效的制度調整，在人員配置、材料添置等均離不開上級部門的批示，若高校管理者對人事檔案工作的認識不到位，容易導致檔案建設工作的難度加大，所以必須將人事檔案管理工作的重要意義當做總體工作的關鍵構成部分，同時對相關規定給予必要的支持；此外，檔案管理的合理規劃、與其他部門之間的有效配合等同樣具有巨大的影響。

2.2 建立健全高職院校人事檔案數據庫系統

目前，飛速發展的時代環境要求人事檔案管理工作能夠與之相適應，更好更快地完成信息化管理的變革。高職院校的人事檔案管理工作核心需要從之前的實體管理逐漸朝著信息化管理模式演變，信息化的管理形式在很大程度上需要電子信息科技的支持，所以構建人事檔案數據庫系統是所有工作的前提。數據庫系統的構建能夠為人事檔案資料的查閱、更新及動態管理等提供便利。最為重要的是，人事檔案數據庫系統需要建立在有序性、層次性、階段性、計劃性的前提之下，同時對于數據庫內部資料的準確性、全面性、可靠性等應當足夠重視。

2.3 推行人事檔案的網絡化管理形式

高職院校人事檔案數據庫的搭建及檔案管理的信息化，能夠令各項資料的使用效率顯著增強。要想更有效地實現信息共享，加快信息的交流與傳遞速度，那么網絡中各項人事檔案信息的交流和傳輸十分重要。對于人事部門來講，其內部應當嚴格操作人員及管理用戶的權限，防止重復授權情況的出現，對管理權限的分配應當合理清晰，目的是防止發生越權管理、權利失效等問題。另外，網絡化的人事檔案服務也能夠保證全天在線，即時查詢和獲取所需的檔案資料，有效應對各項工作的實際需求。當然，高職院校人事檔案網絡化管理離不開有關電子設備及信息技術的支持。

3 結束語

綜上所述，為了更好地迎合時代需求，高職院校人事檔案管理工作中必須主動引進信息化、網絡化、無紙化辦公等先進理念，同時借助信息科技完善檔案管理體系。推動人事檔案改革進程，大量發掘人事檔案信息資源，從而實現對它們的科學運用，最終促進高職院校管理體制的優化、綜合實力的提升。

[1]包明濤.高職院校人事檔案管理信息化[J].中國管理信息化,2015(24).

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