信息社會背景下事業單位檔案管理工作的改革和創新

包艷容 孫濤

信息社會背景下事業單位檔案管理工作的改革和創新

包艷容1孫濤2

檔案管理工作是事業單位的重點工作內容之一，它不僅是一項管理性的工作，還是一項服務性和政治性的工作，其工作的質量直接影響到單位工作能否順利開展。事業單位屬于非盈利目的單位，是一個利用國家資產進行相關社會服務的組織，檔案管理工作在日常工作中占較大比例，其生產和經營的數據和資料都來自完善的檔案管理系統。但是隨著各種改革的不斷深入，事業單位檔案管理工作中存在的問題也日益顯著。因此，必須加大對信息社會背景下事業單位檔案管理工作的重視程度，促進檔案管理工作的改革和創新。

現階段事業單位檔案管理工作現狀

事業單位檔案管理改革是從2002 年《全國檔案信息化建設實施綱要》的頒布開始的，距今已有十多年的實踐歷史。最初我國的檔案管理是以手工操作紙質檔案的模式進行，在改革開放后，隨著計算機應用的普及，檔案管理開始運用科技進行網上辦公，管理模式也轉變為了辦公自動化和無紙化模式，此時計算機逐漸取代了人工登記管理。

現階段事業單位檔案管理工作已經進入了信息化模式，互聯網技術的迅速發展使得電子文件軟件應運而生，在此基礎上的事業單位檔案管理工作具備了電子化、信息化、規范化的特點，檔案管理軟件和檔案信息數字化檢索技術的研發，更是使檔案管理上升至了一個新的高度，事業單位檔案管理自動化、網絡化管理體系也逐步完善，提高了檔案管理工作效率的同時，保障了檔案管理工作的質量，促進事業單位檔案管理工作向著更加現代化、科技化、全面化方向發展。

信息社會背景下事業單位檔案管理工作所存在的缺點和不足

欠缺對信息化技術的認識程度和設備投入度。雖然目前信息化技術已經深入到了事業單位檔案管理工作中，傳統的人工登記文檔模式也已逐漸遠去，但是部分事業單位領導的思想觀念還沒有得到及時更新與調整，沒有意識到實行信息化檔案管理的重要意義，思想仍被傳統管理模式所禁錮。還有一些年齡較大的檔案管理人員，他們對新事物和新科技的接受能力較差，對信息技術在檔案管理工作中的應用還很陌生，從而產生抵觸心理，不愿意花費時間去接觸和了解信息技術，導致了限制自身發展的同時，還阻礙了信息社會背景下事業單位檔案管理工作的改革和創新。

而且在對信息化檔案管理工作所需設施的購置上，不積極、不主動，對購買掃描儀、光盤刻錄機、數碼照相機等設備需要的資金不及時撥款，使得檔案管理設備滿足不了信息化檔案管理工作的需求，導致檔案管理工作效率低下，且質量難以保證。

缺少對檔案管理工作人員技能水平的培訓。事業單位的檔案管理工作看似簡單，其實復雜且細致，這就要求檔案管理人員要有工作責任心，對待每一份文件要有分辨力和洞察力，還要具備專業的業務知識和組織能力。

但是在實際事業單位檔案管理工作中，常常發生由于檔案管理人員業務不精或是對信息化技術設備操作不熟練，導致檔案管理工作出現失誤的情況。加之一些檔案管理人員的素質偏低，工作態度不積極，對檔案管理新模式不理解，而事業單位卻沒有針對這一狀況設立相應的技術輔導和培訓課程，讓檔案管理信息化無法得到真正的落實，加大了信息化推廣的阻力。

信息社會背景下事業單位檔案管理工作的改革和創新

提高思想認識，加大設施投入。事業單位領導應當做到思想觀念的及時調整，加強對檔案信息化管理的重視程度，認清當代形勢，樹立新時期信息化的檔案管理意識，適應信息社會背景下的檔案管理工作模式和服務模式，對傳統管理理念和被動服務意識進行摒棄。

增強對購置信息化檔案管理設備和相應設施的支持程度，對老舊的辦公設備及時淘汰更新，對于購買硬件設備的資金盡快給予撥付，確保必要信息化檔案管理設備的添置和新舊設備交接工作的順利進行。在減輕檔案管理人員工作復雜度的同時，提高其工作效率和工作質量。

重視對檔案管理人員的培訓。要加強對事業單位檔案管理人員業務和思想教育方面的培訓，使其樹立正確的社會主義核心價值觀，從而增加對檔案管理工作的熱愛程度。系統培訓檔案管理人員對信息化辦公設備的使用，使其熟練掌握信息化設備存儲檔案信息的操作程序。使事業單位檔案管理人員可以以積極地工作態度和良好的工作情緒去面對每天的復雜工作，按照檔案管理具體要求進行文件分類，對每一份文件的內容認真分辨，并按照時間和函件號做好登記和整理工作。在工作中不斷總結，在彌補自身工作不足的同時，提高事業單位檔案管理工作的管理水平。

加大對檔案管理工作的改革和創新力度。順應時代發展的需求，事業單位檔案管理工作必須加大改革和創新的力度，事業單位領導和部分工作人員必須打破傳統檔案管理觀念的束縛，轉變檔案管理理念，改變工作流程和工作狀態。充分利用現代科技及信息化技術，創新管理模式，做到檔案服務主動化。

在信息社會背景下，事業單位檔案管理工作必須緊跟時代步伐，做好檔案管理工作的改革和創新。完善檔案管理機制和檔案管理模式，建立信息化的檔案管理數據庫和檔案信息分享體系，提高檔案存儲和查閱的速度，增強檔案管理安全性，為信息社會背景下事業單位檔案管理工作創建新途徑。

（工作單位：1.隨州市曾都區林業局；2.隨州市曾都區東城人力資源和社會保障服務中心）