軍工企業(yè)檔案部門如何應對突發(fā)事件確保檔案安全

劉江永

軍工企業(yè)檔案部門如何應對突發(fā)事件確保檔案安全

劉江永

本文首先闡述了檔案安全的內(nèi)涵，進而描述了突發(fā)事件對檔案安全的危害，最后提出了軍工企業(yè)檔案部門應對突發(fā)事件應該采取的措施。

檔案是企業(yè)實現(xiàn)“依法治企、合規(guī)經(jīng)營、科學管理”的基礎，尤其對軍工企業(yè)來講，在科研生產(chǎn)工作中形成的軍工檔案是企業(yè)的核心秘密，涉及企業(yè)的安全，更關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的成敗。維護軍工企業(yè)檔案實體與信息的完整與安全，對于國有資產(chǎn)保值增值、軍工企業(yè)不斷發(fā)展和國防事業(yè)的持續(xù)進步，對于維護國家穩(wěn)定、確保國家安全具有不可替代的重要意義。如何讓軍工企業(yè)在突發(fā)事件發(fā)生時確保檔案的安全，最大限度地減少災害給軍工檔案造成的損失，是擺在我們面前的重要課題。

檔案安全的內(nèi)涵

檔案安全的內(nèi)涵包含兩部分：一是檔案的物理對象，即檔案的載體安全;二是檔案鑲嵌的人類智能，即檔案的信息安全。載體安全是信息安全的基礎，信息安全是檔案安全的必然要求，兩個方面應該統(tǒng)籌兼顧，不能有失偏頗。

檔案的載體安全

檔案的載體是承受并反映檔案內(nèi)容的物質(zhì)材料，它包括載體材料和記錄材料。檔案的載體材料有竹簡木牘、紙張、膠片、光盤等材料。檔案的記錄材料主要有：顯色字跡材料、感光材料、磁性記錄材料、激光記錄材料。惡劣的環(huán)境對檔案載體極具破壞性，大多數(shù)情況下造成的損失是無法彌補和挽回的。因此，檔案的載體安全是檔案科學管理的重點。

檔案的信息安全

檔案信息安全包含傳統(tǒng)意義上檔案信息安全和數(shù)字化的檔案信息安全。

傳統(tǒng)意義上的檔案信息安全。傳統(tǒng)意義上的檔案信息包含檔案的形成者、記錄內(nèi)容、形成時間、印章等，是由記錄材料記錄在載體材料上的，兩者緊密結(jié)合，一損俱損。傳統(tǒng)意義上的檔案信息安全表現(xiàn)在檔案管理手段的載體安全和檔案利用范圍的保密安全。

數(shù)字化的檔案信息安全。檔案信息安全是指檔案經(jīng)過數(shù)字化后，存儲在數(shù)字檔案系統(tǒng)中提供網(wǎng)絡在線查閱的信息安全。數(shù)字化的檔案信息，是被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡上傳輸?shù)臄?shù)字代碼序列。數(shù)字化檔案信息以靜態(tài)形式保存在磁盤、光盤等載體材料上，同時，也以動態(tài)形式保存在計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡之中，甚至還通過電磁輻射方式向四周擴散，通過專用儀器還原為原始信息數(shù)據(jù)。它的安全隱患來自多方面，主要有：數(shù)據(jù)信息丟失，數(shù)據(jù)信息不可讀取，數(shù)據(jù)信息被竊取、泄密。

突發(fā)事件對檔案安全的危害

突發(fā)事件的發(fā)生往往具有突發(fā)性、不確定性、不可預見性，甚至不可抗拒性。因此，一旦發(fā)生它所具有突發(fā)性、毀滅性，給館藏檔案造成的危害是十分嚴重的，有時是毀滅性的。可能發(fā)生危害軍工企業(yè)檔案安全的突發(fā)事件主要有水災、火災、地震等自然災害和戰(zhàn)爭、恐怖襲擊等人為造成的災害。

自然災害對檔案安全的危害。自然災害的種類很多，對檔案安全的造成的影響有：水災、火災、地震、雷、電等。

水災是我們?nèi)粘Ｉ钪凶畛Ｒ姷囊环N自然災害，水災對檔案的危害不言自明，經(jīng)水浸濕的紙張不堅固，容易受微小的機械影響而破裂，紙上的施膠在水的作用下軟化而造成紙張連接，若不及時處理，任其自然干燥，就有成為檔案磚的可能，有些色素對水極為敏感，沾水后的紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)字跡洇化。

地震是人類面臨的最有破壞力的自然災害之一，對人們的生命財產(chǎn)構(gòu)成了嚴重的威脅，同樣，地震也會對檔案造成巨大的破壞。2008年“5·12”汶川大地震以來，四川省檔案館庫和檔案受損嚴重，北川縣檔案1000平方米館舍被泥石流沖毀，汶川、理縣、茂縣館藏116000卷檔案受損情況不明。

突發(fā)性的雷、電、火災往往會造成檔案大面積焚毀，損失無法估量。

人為因素對檔案安全的危害。人為破壞對檔案的危害也很大。比如戰(zhàn)爭，它對檔案的破壞是致命的，它可能直接通過炸彈、精確制導導彈等毀壞檔案，也可能是敵方通過占領(lǐng)、掠奪、焚毀檔案，還可能由于戰(zhàn)爭使整個保存環(huán)境的惡化，產(chǎn)生大量電磁場、有害的大氣塵埃和顆粒物等，極大地損壞檔案，降低檔案的耐久性，影響檔案的壽命等。以歷史上戰(zhàn)爭為例，如二戰(zhàn)期間，德軍占領(lǐng)波蘭，大肆掠奪和焚毀波蘭中央機關(guān)的檔案。據(jù)戰(zhàn)后統(tǒng)計，波蘭在戰(zhàn)爭中損失的檔案占戰(zhàn)前總數(shù)的73%。

軍工企業(yè)檔案部門如何應對突發(fā)事件確保檔案安全

軍工企業(yè)檔案安全防護工作要落實責任制，完善突發(fā)事件應急預案管理，建立健全重要檔案備份機制，采用人防、物防等多種手段和技術(shù)，形成整體防范格局。筆者認為，軍工企業(yè)檔案部門應從以下幾個方面入手提高應對突發(fā)事件的能力確保檔案的安全。

建立突發(fā)事件應急預案管理機制。堅持“以防為主、防治結(jié)合”的檔案安全防護方針，防是基礎，治是手段，要采取立體防范手段，將各種檔案安全隱患遏制于萌芽之中。對可能發(fā)生突發(fā)事件，如火災、水災、地震、戰(zhàn)爭、動亂、恐怖活動等，軍工企業(yè)檔案部門首先要掌握這些災害性突發(fā)事件的特征、危害及防范、應對、急救的基本常識，但更重要的是落實各種預防措施。軍工集團企業(yè)要增強應急管理和危機管理意識，建立檔案突發(fā)事件應急預警和預案管理機制，完善檔案應急管理機構(gòu)、制度和預案，同時還要加強對所屬各單位檔案安全應急管理演練方面的監(jiān)督檢查力度，將各單位檔案安全應急管理落實到實處，以防范和化解突發(fā)事件帶來的不利影響和風險隱患。

加強異地備份系統(tǒng)建設。完善的檔案異地備份系統(tǒng)，能夠分散軍工企業(yè)檔案保管的風險，降低突發(fā)事件帶來的損失。近幾年，在我國發(fā)生的災害事件中由于異地備份系統(tǒng)的缺乏帶來的巨大損失凸顯了異地備份的重要性，異地備份系統(tǒng)的建設應逐步納入議事日程。數(shù)據(jù)備份和異地備份要有針對性地進行，不同的檔案資料采用針對性的技術(shù)手段。對于價值高的珍貴紙質(zhì)檔案，必須對縮微件或數(shù)字化文本實行異地備份；在兩個距離較遠、處于不同災害地帶的檔案館之間建立檔案文件備份中心；加強區(qū)域之間的檔案部門的資源共享和文件備份。

檔案部門應開展應對突發(fā)事件應急救災演習。日常演練實際上是通過對突發(fā)事件的動態(tài)模擬，使指揮人員和執(zhí)行人員獲得練習和試錯的機會，從而降低突發(fā)事件決策的難度和風險，減少行動上的失誤。據(jù)報道，5.12汶川大地震中毗鄰北川縣桑棗中學，地震時2000多名師生一分半鐘全部下樓，無一傷亡。其重要經(jīng)驗之一就是，該校每學期都要組織師生進行逃生演習，提高全校師生應對突發(fā)事件的逃生能力。檔案部門也應定期或不定期開展應對突發(fā)事件的模擬演習。例如，模擬火災邀請消防人員指導檔案工作人員如何正確使用消防設備；模擬戰(zhàn)爭來臨時如何安全轉(zhuǎn)移檔案；模擬計算機系統(tǒng)崩潰后如何迅速修復等等。2002年，廣州軍區(qū)檔案館模擬戰(zhàn)爭爆炸，進行檔案大規(guī)模轉(zhuǎn)移的演習，取得了很好的效果，值得軍工企業(yè)檔案部門學習借鑒。

臨危不懼，做好突發(fā)事件發(fā)生時的緊急處置。突發(fā)事件發(fā)生后，要臨危不懼，立即啟動應急方案，在最短的時間內(nèi)迅速果斷、積極有效的處置。一是立即報告，要在第一時間及早發(fā)現(xiàn)，當即報警并向上級部門報告災情，為事件處置贏得時間。二是組織搶救，在向上級和有關(guān)部門請求援助的同時，要根據(jù)不同突發(fā)事件的不同災情，根據(jù)事先制定的預案，確定現(xiàn)場搶救方案，明確分工，迅速組織搶救。三是要及時保護現(xiàn)場，要及時劃定事件現(xiàn)場的控制范圍，組織人員保護現(xiàn)場，防止檔案被搶、被盜。四是要配合協(xié)調(diào)，現(xiàn)場搶救，往往需要各有關(guān)部門的參與和支援，除服從上級領(lǐng)導現(xiàn)場指揮外，檔案館領(lǐng)導要善于配合協(xié)調(diào)各方面力量，合理配置人力、物力。五是要做好善后處理，對突發(fā)事件造成的損害要及時做出準確、科學的評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，并向上級報告突發(fā)事件的處置情況，請求領(lǐng)導幫助解決因突發(fā)事件造成的困難和問題，采取積極有效的措施盡快恢復工作。

收集突發(fā)事件檔案資料，總結(jié)經(jīng)驗教訓。突發(fā)事件應對的后期，檔案部門應做好突發(fā)事件相關(guān)資料（包括災害狀態(tài)描述資料、災害造成損失資料、災害應急行動資料，以及各種災害應對技術(shù)資料、災害應對政策資料、災害應對外援資料等）的收集工作，堅持“一災一檔”集中保存的原則，為以后應對突發(fā)事件提供依據(jù)，從而提高檔案部門應對突發(fā)事件的能力。

總之，突發(fā)事件對軍工企業(yè)檔案的危害很大，但只有我們增強憂患意識，建立完善的應急機制，事先做好準備，隨時準備應對可能發(fā)生的各類突發(fā)事件，就能對突如其來的事件做出及時、科學、有效的處置，使突發(fā)事件給檔案造成的損毀降低或減少到最低程度。

（作者單位：中國航發(fā)湖南動力機械研究所）