醫院數字檔案室建設

林樺

醫院數字檔案室建設

林樺

檔案在信息資源中占有重要地位，主要有服務評價、經營管理、醫療保障、疾病預防、醫療糾紛以及保險理賠等多個方面，對醫院經濟、科研、教學活動以及醫院服務水平、管理質量評估均有重要意義。檔案信息隨著醫院活動不斷增多，傳統管理模式存在諸多問題，包括調度困難、利用率低等，資源浪費現象時有發生，這無疑增加了醫院工作負擔，另外，部分珍貴資料僅存于單獨終端，安全性難以得到有力保障，為完善管理，消除上述弊端，醫院數字檔案建設改革是不可阻擋的。醫院數字檔案的建設核心在于人才隊伍、硬件設施、管理系統等，這是保證數字檔案室良好建立的前提條件。

隨著醫療保險制度及衛生體制的不斷發展，加之信息科技的高速發展，醫院工作中的相關信息也呈現逐步增多趨勢。檔案在信息資源中占有重要地位，內容包括服務評價、經營管理、醫療保障、疾病預防、醫療糾紛以及保險理賠等方面，對醫院經濟、科研及教學等活動均能提供參考及基礎信息，另外，其也可作為評估醫院服務水平、管理質量的重要標準。為更好認識醫院數字檔案建設，本文對其發展及前景進行綜述。

醫院數字檔案建設的重要性

數字檔案可提供檔案信息服務，通過開發、利用醫院各類檔案，保證醫院決策及管理水平，有利于醫療質量的提高，同時能夠降低醫療成本，促進結構優化，在現代醫院管理體系、醫院競爭力等方面占有重要地位。

作為醫院決策參考信息，檔案能夠真實記錄歷史活動，在全面反映客觀過程基礎下，制定科學決策，可提高方案選擇評價及信息處理能力，這在減少決策主觀性、隨意性以及不確定性方面具有重要意義，有利于保證決策效率及效益。

另一方面，隨著科學技術的發展，醫院檔案種類、內容不斷豐富，信息量愈來愈多，這是科研開展過程中必不可少的資料，根據以往資料進行回顧性分析，有利于臨床醫生進行前瞻性研究，保證研究計劃的科學性、可操作性。

在信息編研方面，辦公自動化、網絡化是不可阻斷的趨勢，大量電子文件若無法及時歸檔、收集，會直接導致數據毀壞、丟失，對其后期利用造成直接影響，數字檔案室的建立則能夠有效保存、維護醫院歷史發展，保留重要信息。

為促進醫療水平提高、醫院良性發展，檔案信息資源共享是一項重要舉措，數字檔案室的建立能夠無縫連接于辦公自動化系統，對其現存文件進行管理、整合、利用，便于醫院各科室間各項文件資料的共享。

醫院檔案信息現存問題

在醫院工作中，大量有價值的檔案會隨之產生，其載體多樣、數量較多，以往通常需要于相關部分借閱，這在一定程度上限制了信息利用率，也給檢索使用工作造成一定難度，無法充分展示檔案信息的自身價值，傳統管理模式中，不同檔案存在于醫院各個科室、部分，這直接導致信息孤島現象的產生，資源共享無法實現；同時，因調度管理無法保證統一、科學，在信息利用過程中，浪費、重復收集等情況時有發生，這在很大程度上增加了醫院工作負擔，且對資源造成一定浪費；再者臨床應用過程中，常需將不同檔案進行同時對比，傳統管理無法滿足其需求，無法保證參考信息的權威性；另外，某些檔案信息具有其自身內在規律，良好的管理方法幫助使用者發現其規律，但傳統管理模式則無法將檔案利用價值充分發揮；最后，針對重要、正規電子檔案，其通常保存在不同部分終端機，一旦發生故障，則會直接導致信息丟失、損壞，存在安全隱患。

另外，基礎設施的不完善也會直接影響著數字檔案室的建立，多數醫院工作重心可能在于購置先進醫療設備，而忽略基礎設施、數字檔案室技術的引進。管理人員素質偏低也是現存問題之一，相關工作人員無法適應數字檔案室建設要求，如計算機技能、檢索目錄建立、數據庫開發等技能。

故檔案管理模式改革是必然的，數字檔案室的建設可滿足醫院不斷發展的基本要求。

醫院數字檔案建設核心

數字檔案室建設中的門戶網站是重要窗口，可為使用者提供各項服務，這也直接反映了使用者的實際需求，如與醫院工作相關的各項活動，包括科研、學術、專門數據庫。管理系統的建立則包含了檔案的收集、利用、管理等整個周期。為保證檔案室的順利運行，不僅需要做好檔案信息收集、分類、管理、安全等工作，做到標準規范，還需將其他系統與數字檔案系統集成建設盡快實現，利于數據交換順利進行。針對紙質檔案，應做好管理、保存工作，同時進行數字檔案建設，保證工作需要得到滿足，促使資源共享不受空間及時間限制，將檔案資料實際價值發揮到最大。

醫院數字檔案館的建設最主要的核心在于人才。在人才隊伍建設中，為保證數字檔案室的相關工作（運作、使用、管理等）順利進行，保證高素質人才團隊是基本要求，人員類型及結構合理要求團隊在掌握專業檔案知識的同時，具備電子信息采集、計算機、組織開發、分類、電子信息管理等技能。人才建設的基礎為現代化管理，其內容包括人本理念、系統理念、創新理念以及形象理念，這也直接關系著數字檔案室的發展，為其戰略及策略的制定奠定基礎。構建檔案信息的基礎為信息主管的建設，保證檔案信息的管理、建設，促使其科學利用、開發，對相關信息活動進行合理規劃，并通過有效溝通，對檔案信息進行協調，這在信息資源共享方面意義重大。另外，醫院數字檔案室建設人才隊伍應覆蓋多個層次、學科，包含多種類型，專業型人員應積極引進，特別是兼具網絡、計算機技能以及檔案、信息管理知識，同時具備創新、服務精神的人才；針對現有工作人員，也應加強繼續教育，采取內部挖潛方式，完善人才隊伍知識層次，提高檔案信息化服務質量，爭取請進來、走出去，引導工作人員積極拓展思路、開闊眼界，在不斷深化理解數字檔案室基礎上，積極進取，通過一專多能為信息服務良好開展奠定基礎。

醫院數字檔案室的建立可將模擬信息更為快捷、方便的轉化為數字信息，并對檔案進行處理、加工、管理，這直接關系著信息資源的利用、開發程度，也直接關系著醫院良性發展。通過掃描技術，人們能夠將各類資料迅速輸入網絡、終端，并以此獲取圖像信息，進行進一步處理加工，如予以識別技術獲取有價值的文本信息，通過音頻技術獲取數字化信息，有利于信息處理及其長久保存。現存的醫院檔案管理存在較多問題，完善數字檔案室建設工作最主要的核心在于人才，醫院應結合自身情況引進人才，完善制度，建立優質門戶網站、管理系統。

（作者單位：福建醫科大學附屬第一醫院）