金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化研究

姚永紅

金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化研究

姚永紅

社會經(jīng)濟在不斷進步，互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展為社會發(fā)提供了更加有利的條件。金融企業(yè)檔案管理逐漸趨向數(shù)字化，方便了檔案管理，提高了管理效率。本文主要就金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化進行研究，并在此基礎之上提出了具體的建議，希望可以推動企業(yè)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展進步。

現(xiàn)代社會經(jīng)濟逐漸全球化，社會已經(jīng)進入到了一個信息化時代，科學技術的發(fā)展為企業(yè)提供了更加有利的環(huán)境。數(shù)字化信息僅僅是其中一個表現(xiàn)比較明顯的。金融企業(yè)需要抓住數(shù)字化發(fā)展的機遇，讓企業(yè)檔案變得更加符合社會的發(fā)展潮流。

檔案管理數(shù)字化的重要性

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理采取的方式更加科學，檔案管理的數(shù)字化優(yōu)勢在實踐當中變得更加的明顯。數(shù)字化檔案管理方式與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比更加方便快捷，同時也會減少企業(yè)的管理成本，進而提高經(jīng)濟效益。例如采用數(shù)字化檔案管理辦法通常都可以讓企業(yè)省出更大的空間。再比如數(shù)字化管理可以延長檔案的存儲時間。由于數(shù)字化檔案管理措施對于環(huán)境的要求相對比較低。檔案管理數(shù)字化還方便了管理人員就檔案資料進行備份，降低了檔案丟失的幾率，還可以同時提高檔案管理的效率以及檔案本身的利用率。

檔案管理數(shù)字化是時代發(fā)展所必須的一種趨勢，社會企業(yè)的發(fā)展依賴于這種技術手段。金融企業(yè)的檔案相較于其他的企業(yè)來講具有復雜性，也會對準確性要求比較高。因此數(shù)字化檔案管理方式一出現(xiàn)就受到了金融企業(yè)的關注和重視。數(shù)字化檔案管理方式主要是通過掃描以及拍照等等方式將紙質檔案形成數(shù)字檔案，對企業(yè)來講具有積極意義。

金融檔案管理數(shù)字化的實踐方式

構建整體性的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。不僅僅是金融企業(yè)，社會當中的任何企業(yè)在現(xiàn)在這樣的環(huán)境之下總是需要更新技術，應用科學方法方式經(jīng)營發(fā)展的。金融企業(yè)根據(jù)自身的情況以及發(fā)展方向建立起具有整體性的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)非常重要。將傳統(tǒng)的檔案管理形式轉變成為數(shù)字檔案管理形式需要經(jīng)過一定的過程。這一過程當中最重要的就是系統(tǒng)的建立，需要企業(yè)就其投入大量的資金和人力，并花費相當長的時間進行建立。并且在實踐當中，還要與社會當中的其他企業(yè)之間相互配合，當社會中的企業(yè)均將檔案一同存儲的時候會方便企業(yè)之間的相互交流。

構建具有整體性的檔案管理系統(tǒng)的時候，要從三個方面做起，一方面是檔案采集，一方面是檔案查閱，另外一方面是檔案管理。只有將這三個方面綜合起來，才可以提高數(shù)字化檔案管理的效率。檔案采集屬于數(shù)字化檔案管理當中的一個重點，非常關鍵，影響著其后一系列工作的開展。檔案采集的過程當中，需要確保所采集的檔案的準確性，并將檔案進行科學化整理，以方便后面工作的開展。金融企業(yè)的具體檔案管理工作當中，檔案管理的系統(tǒng)都需要數(shù)字化技術完成，因此開發(fā)數(shù)字化的查閱系統(tǒng)可以確保金融企業(yè)檔案的利用效率。

制定科學的檔案數(shù)字化建設制度。金融企業(yè)需要建立起可以保障數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的制度，才可以令這種管理方式在實踐當中起到作用，同時完成金融企業(yè)的檔案利用。金融企業(yè)的每一個部門以及員工的檔案都存儲在企業(yè)當中，甚至包括了企業(yè)發(fā)展的相關檔案資料都在當中。因此建立起具有保障性的制度是金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化工作開展的必然之路。具體來講就是在實踐當中準確及時地將數(shù)字化文檔進行歸檔處理，要明確金融企業(yè)管理檔案數(shù)字化的技術指標，同時制定明確的檔案管理數(shù)字化的查閱標準。金融企業(yè)的檔案屬于影響企業(yè)發(fā)展的重要文件，因此還需要在建立數(shù)字化管理方式的時候創(chuàng)建安全制度，以防金融企業(yè)的檔案被盜用等情況的發(fā)生。另外金融企業(yè)屬于一直發(fā)展進步的企業(yè)，每天都面臨著變化，因此就檔案數(shù)字化管理要采取定時更新制度。針對檔案當中存在的不合理的檔案以及無效的檔案，要及時清除，為加入新的檔案騰出空間。數(shù)字化檔案管理通常都是采取的移動管理方式，同樣要以此為依據(jù)制定管理制度。通過制定科學的制度完成檔案管理工作，將金融企業(yè)當中的人員部門都聯(lián)結起來，規(guī)范化數(shù)字檔案管理的行為，促進企業(yè)檔案管理的發(fā)展和進步。

融入企業(yè)檔案管理創(chuàng)新理念。檔案管理數(shù)字化研究重點放在檔案管理的保存以及傳輸兩個方面，而且數(shù)字化確實會令這兩個方面得到發(fā)展和進步。檔案數(shù)字化的保存以及數(shù)字形式的傳輸對于檔案文件的傳遞以及管理具有積極意義，不僅可以節(jié)約時間還可以節(jié)約企業(yè)的經(jīng)濟成本。當然這是目前數(shù)字化檔案管理方式最普遍的作用，已經(jīng)逐漸無法完全滿足當前社會發(fā)展的需要。因此要在數(shù)字化檔案管理的實踐當中，不斷創(chuàng)新數(shù)字化技術。比如借助一定的網(wǎng)絡機制確保數(shù)字化檔案管理的安全性，防止黑客病毒對檔案管理系統(tǒng)的攻擊，減少網(wǎng)絡漏洞的形成。現(xiàn)代社會當中的企業(yè)競爭非常大，因此檔案管理的安全性確實受到了廣泛的關注，就此種情況需要的是采用訪問控制以及系統(tǒng)漏洞定期掃描等等方式，提高數(shù)字化檔案管理的安全性。

創(chuàng)新檔案管理方式。我國的經(jīng)濟在改革開放之后得到了很大程度的發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理方式事業(yè)一直在進步。目前金融企業(yè)以及社會中的其他企業(yè)都已經(jīng)開始采取數(shù)字化檔案管理模式，但是仍然需要就這種新型的模式進行創(chuàng)新，才可以順應社會發(fā)展的潮流。我國目前的管理模式要進行創(chuàng)新，提高金融企業(yè)管理方式以及現(xiàn)代化的發(fā)展和進步，要讓金融企業(yè)的經(jīng)濟效益以及社會效益都同時實現(xiàn)，要在發(fā)展當中推動金融企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新。數(shù)字化的檔案管理方式逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理方式，要針對檔案管理的細節(jié)進行創(chuàng)新，以達到檔案管理整體上的創(chuàng)新，比如檔案的收集整理，檢索編目等等。金融企業(yè)之間同樣要積極交流并且形成良性的溝通，要加快金融企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡建設步伐，降低金融企業(yè)數(shù)字檔案中的信息不暢等問題的出現(xiàn)幾率。

世界經(jīng)濟全球化令社會中生存的企業(yè)面臨著巨大的挑戰(zhàn)，國際資本的流動性非常大。金融企業(yè)為了自身的發(fā)展，則需要從各個方面完善，用科學技術武裝自己。檔案管理對于金融企業(yè)的重要性在實踐中已經(jīng)得到了認可，因此在具體的實踐當中要盡量讓檔案管理工作數(shù)字化，讓管理技術更加成熟。

（作者單位：武漢金融控股（集團）有限公司）