基層機關事業單位檔案數字化建設存在的問題和對策

◎范日金

基層機關事業單位檔案數字化建設存在的問題和對策

◎范日金

基層機關事業單位的檔案數字化建設就是要加快存量檔案和增量檔案的信息化和電子化，使檔案信息利用不再受時間和空間的限制。本文指出了當前基層檔案數字化建設還存在著基礎工作不夠標準、安全工作不夠保障、憑證價值不夠體現、技術水準不夠先進、隊伍素質不夠平衡、法規制度不夠健全等不足之處，針對性提出了檔案數字化建設的對策建議，可為我國基層機關事業單位檔案數字化建設提供一定的依據。

近年來，隨著信息技術的發展，數字檔案在檔案管理中逐漸使用，并呈現快速發展趨勢，基層機關事業單位的檔案數字化建設是我國檔案界比較關注的熱點之一，它的關鍵是加快存量檔案和增量檔案的信息化和電子化，使檔案信息利用不再受時間和空間的限制。基層機關事業單位數字化檔案具有管理智能化、使用方便化、資源數字化等特點，能夠突破時空的界限，為社會各界提供更廣泛更高效的需求。

主要存在問題

新形勢新常態下，我國基層機關事業單位檔案數字化建設雖然取得初步成效，但是仍然存在一些問題，總結為六個“不”：

檔案數字化基礎工作不夠標準。當前我國基層機關事業單位檔案基礎工作不夠扎實，數字檔案建設中存在投入與產出不協調問題、軟硬件基礎設施建設落后問題、管理軟件不配套問題、單位不夠重視等問題，檔案基礎工作底子不牢，標準不高。

檔案數字化安全工作不夠保障。檔案數字化必須要有數字化設備的存在，它的生成、傳遞和識別都離不開計算機及其相關軟硬件，數字檔案并不是無堅不摧的，它容易受到病毒、黑客的攻擊而導致文件被刪除、篡改、偷盜等，另外，由于數字化所依賴的技術及其設備更新換代速度較快，會給數字化檔案有效利用帶來一定的影響，而人為不確定因素和地質災害等自然因素則有可能給數字化檔案帶來毀滅性的的破壞，因此，數字化檔案的安全性和穩定性不夠有效保障。

檔案數字化憑證價值不夠體現。從認識方面、技術方面和管理制度等方面來看，數字化檔案還存在部分懸而未決的問題。當前形勢下，數字化檔案的法律憑證效力還不夠高，所能發揮的作用就被打一定的折扣。檔案數字化的根本在于檔案原貌的保持，但是它通過計算機設備的解讀，容易被刪除、剪切和修改，檔案原貌較難確認，使其原始性、可靠性大大降低，數字化憑證價值未能很好體現。

檔案數字化技術水準不夠先進。檔案數字化是網絡技術、電子技術等新興技術支撐起來的產物，數字化進程中出現的兼容性、匹配性、過時性等問題是制約檔案數字化建設的制約因素。目前，大部分基層機關事業單位的檔案管理相關技術標準尚未同計算機信息處理很好的結合起來，檔案信息整理偏少，數據又多為條目數據，使用以手工操作查閱為主，費時又費工，效率低下，可以滿足單一檢索，但無法滿足社會公眾的多元化需求，檔案數字化相關技術水準還不夠先進。

檔案數字化隊伍素質不夠平衡。檔案管理隊伍人員素質參差不齊，我國大部分基層機關事業單位人員結構老化，對檔案的重要性又缺乏理性認識，缺乏專業檔案培訓，缺乏專職檔案人員，對各自股室站所檔案的收集、歸檔、整理、裝訂等相關業務知之甚少。而兼職檔案員一般不能專注于檔案工作，更多的是停留于收發或查找這個較初級的階段，沒能很好的具備和掌握現代化管理素質和現代化操作技能，缺乏服務意識和創新意識，整體隊伍素質不夠平衡。

檔案數字化法規制度不夠健全。檔案數字化建設進程中難免會涉及到有關著作權、隱私權、知識產權等方面的糾紛或問題，而檔案數字化法規制度還不夠完善，導致數字化檔案原本意義上的相關產權較難提供和保證，也更容易被篡改和侵犯。因此，如何對檔案著作權、隱私權及知識產權進行行之有效的保護，是當下檔案數字化建設進程中的不得不面對的一項挑戰。

檔案數字化建設的對策建議

檔案數字化建設中，檔案信息資源應該體現真實性、健全性、開放性、動態性，能夠提供多樣化的服務，并隨著時代的變遷呈現出不斷進步、不斷發展的勢頭。

重視基層檔案基礎工作。要加強宣傳，提高對檔案數字化重要性和緊迫性的認識，高度重視檔案基礎設施建設工作，建立起一套適合我國檔案數字化的標準化體系，為數字檔案的管理和創新提供前提條件。基層機關事業單位檔案數字化建設的基礎工作主要是軟件硬件基礎設施建設的提升，包括計算機、局域網、服務器、復印機、光盤、網絡版軟件等的配套和完善。我們只有通過各種途徑，既加大對硬件設施的投入，又強化對軟件設施的建設，也只有這樣，才能從根本上改善基礎設施建設落后的局面，為檔案數字化建設奠定堅實的基礎。

加強數字檔案安全保障。電子檔案與紙質檔案的長期共存將是今后的一大趨勢，基層機關事業單位檔案部門應實行異地備份，對于重要數字化檔案除了要實行異地備份外甚至要實行異質備份，并注重檔案數字化過程的規范化和制度化建設要求，嚴格控制電子文件的收集、整理、歸檔和利用等環節，并作為原始檔案一個重要的留存依據。檔案工作者要利用好數字化平臺中的數據庫，提高保密意識，以杜絕紙質檔案使用或查詢過程中可能發生的丟失、篡改和破壞等現象的發生，機關事業單位檔案部門則要構建起信息安全保障體系所需要的外部環境，確保檔案信息安全。

提高數字檔案憑證價值。數字檔案便于計算機存儲及處理，包含了動態統計、結構分析等功能。檔案人員將檔案信息數字化后，雖然方便用戶檢索、更新及修改，但是其真實性和原始性要打折扣，憑證作用不能很好體現。因此，檔案保管時要結合紙質檔案和電子檔案的雙方優勢，在保存紙質載體檔案的同時，也要相應保存好電子載體檔案，實行檔案雙套保存，既可以高效發揮社會公眾存取檢索檔案的功能，又可以很好的體現檔案的憑證價值作用。

借鑒國外先進技術經驗。國外很多國家較早實現了檔案的現代化管理，檔案數字化建設進程也領先于我國。他們不斷開發越來越先進的檔案管理自動化系統，較早運用到縮微技術來存儲檔案信息，運用大型計算機數據庫系統實現社會各界信息共享，真正意義上實現了檔案信息化和數字化。從國內來看，檔案數字化理論研究偏多，實踐經驗偏少，要加快國內檔案數字化建設進程，僅僅改變觀念還不行，還需要付出更多的努力，多借鑒國外的先進技術和經驗，使檔案數字化建設進程在不斷的學習、實踐和總結中步子邁得更大更快。

提升檔案隊伍整體素質。數字化檔案對基層機關事業單位檔案人員的業務水平和綜合素質都提出更高要求，既要熟練掌握相關檔案知識，又要具備一定的管理知識，還要精通計算機軟硬件操作等等。因此，對于每一位檔案工作人員來說，要加強自身學習塑造，對于基層機關事業單位部門來說，要切實加強對檔案人員的新知識、新技能、新設備等方面的培訓，全面提高他們的責任感、政治感和使命感，努力把握現代化信息技術，努力將檔案隊伍打造成為專業復合型人才隊伍，以滿足當前檔案數字化建設的需要。

健全完善相關法規制度。數字檔案要想得到法律的認可和幫助，需要一定的時間和各方共同的努力，這也是一個需要直面的問題。主管部門要強化監督指導，強化檔案法制宣傳，完善責任目標制考核；業務指導部門要講究點面結合，加強跟蹤督辦，在做好業務指導和執法檢查的同時，還要做到定期及不定期的抽查；基層機關事業單位檔案工作者要認真總結檔案管理方面的實踐經驗，加大工作貫徹落實力度，認真組織學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等相關法律法規，建立健全運作機制和獎懲機制等，真正意義上做到依法治檔。

基層機關事業單位檔案數字化建設任重而道遠，既要有跨越式前進的魄力，又要有跬步不止的務實精神，需要各方的共同努力才能加快數字化建設進程，這符合現在社會發展的需要，也是向檔案管理現代化方式轉變的趨勢。各級機關事業單位要把檔案數字化建設提高到一個新的認識高度，從重視基層檔案基礎工作、加強數字檔案安全保障、提高數字檔案憑證價值、借鑒國外先進技術經驗、提升檔案隊伍整體素質、健全完善相關法規制度等方面下功夫，為全面推進檔案數字化建設做出積極的貢獻。

（作者單位：寧化縣發展新型墻體材料領導小組辦公室）