演示、保存兩相宜 Word與PPT的互換

俞木發

用好樣式 DOC秒變PPT

大家知道PPT文檔一般都是一頁文檔一個主題，文字大多由標題和副標題組成，主要用于演示。DOC文檔則主要是一篇文章，文字主要由小標題和正文組成，因此如果要將DOC文檔轉換為PPT，我們就需要預先對文檔進行處理，這樣才方便在PPT中進行展示。

比如一些員工的演講詞喜歡在Word中撰寫，現在需要將其轉換為PPT便于投放到投影儀。首先在Word中要將文檔按照特定的樣式組織，打開文檔后先選中原來文檔的標題，接著點擊樣式框的新建樣式，按提示新建一個名為“演講標題”的新樣式，字體格式建議設置為“等線，小三”（圖1）。

同上，選中演講正文后也新建一個“演講副標題”的樣式，字體設置為“等線，五號”，格式設置為左對齊，間距設置為默認。完成樣式的設置后，選中原來演講的標題和正文的內容，然后依次應用到對應的樣式（即演講主題和演講副標題樣式）。完成后點擊“視圖→大綱視圖→顯示2級標題”，查看原來文章的標題和正文內容是否對應到相應的級別。這里的標題和副標題內容就對應幻燈片中的主標題和副標題文本（圖2）。

完成上述操作后保存文檔，接著點擊“文件→Word選項→快速訪問工具欄”，在“不在功能區中的命令”選中“發送到Microsoft PowerPopint”命令，點擊“添加”將其傳輸到右側菜單欄。接著返回Word窗口，點擊窗口上方恢復按鈕的“發送到PPT按鈕”即可（圖3）。

此時系統會自動啟動PPT，同時上述文本內容會按照標題和副標題級別自動填充到幻燈片中。完成內容的填充后可以對PPT稍加修飾，比如更換背景、配色等，還可以切換到“視圖→幻燈片母版”，快速設置好母版的版式進行套用（圖4）。

就地取材 PPT高效轉DOC

除了上述轉換外，很多時候則需要將PPT文檔轉換為DOC以方便保存和后續瀏覽。如果要實現這類轉換，PPT已經提供相應的組件。

如果要保持PPT原來幻燈片中的行標、各種符號原封不動保存到Word中，在PPT中打開需要轉換的文檔后點擊“視圖→大綱視圖”，這樣在左側窗格可以看到所有幻燈片的文字內容，按提示進行全選復制，然后粘貼到Word中保存即可（圖5）。

不過這樣的方式只能復制PPT中的文字，如果還要保存其中的圖片，并且轉換后的文字無需再次編輯（比如產品宣傳文檔等），那么可以將PPT文檔另存為圖片。轉換后再將圖片導入Word，并加上簡單的文字說明即可（圖6）。

上述方法是使用簡單復制粘貼的方法實現文檔轉換，如果PPT的幻燈片較多，那么還可以直接將其導出。點擊“文件→導出→創建講義”，點擊“創建講義”，在彈出的窗口選擇“備注在幻燈片旁”，這樣選擇的PPT文檔也會直接傳輸到Word中（圖7）。

在啟動的Word中會打開上述PPT文件，點擊“頁面布局→分欄→兩欄”，這樣幻燈片都變成了兩欄的方式呈現。不過可能一些幻燈片文件會太大，導致一部分不顯示，最后還需要刪除多余文字、縮小頁邊距等操作，完成后保存即可（圖8）。

不過由于PPT的排版比較寬松，在Word中創建為講義后可能包含很多空行，對于這些空行使用查找與替換工具進行刪除即可。打開替換窗口，查找輸入“^p^p”，替換為“^p”，然后點擊“全部替換”即可。

如果你有很多的空行，如連續3行或是更多的空行，那么只需重復上述替換操作即可，其他多余元素的替換操作類似。