淺論高校圖書館檔案優化管理新思路

改革開放以來，我國的教育領域發生了轉變，對于高校圖書館的建設更為重視，作為高校圖書館的重要組成部分，圖書館檔案真實客觀的記載了圖書館發展的每個歷史軌跡。隨著社會的不斷進步發展，文化也趨向于多元化，高校的規模也逐漸擴大，而高校圖書館檔案也更為重要，它從高校圖書館的成立就開始了積累，而且隨著圖書館的不斷建設發展而不斷完善，為高校的教學和科研工作也提供了真實可靠的數據信息服務。做好高校圖書館檔案的管理工作，建立起完善的數據庫，為高校的教學和科研提供服務，是圖書館檔案管理人員的主要工作。因此如何優化圖書館檔案管理，提高圖書館管理水平和檔案的利用率，促進高校更好的發展是當前面臨的主要問題。

1.優化高校圖書館檔案管理的意義

圖書館檔案在圖書館進行科學管理和各項工作的開展過程中有著重要的參考價值，圖書館檔案的準確性、及時性和全面性都可以成為科研活動的資料借鑒。然而圖書館未來的發展，也需要對圖書館以往的發展歷程進行借鑒和參考，了解學生的讀書喜好，掌握學生的學習動態，為圖書館發展決策的制定和規劃提供科學的參考依據。其次，圖書館檔案管理的目的是為了讓讀者更好的利用圖書館資源，為讀者提供更高的服務設施。圖書館的數據庫能夠向讀者展示圖書館的發展概況和具體情況，完善的規章制度可以引導讀者合理的利用圖書館資源。完善的檢索規則有利于提高圖書館資源的使用效率，先進的設備有利于激發讀者對于圖書館資源的使用熱情。最后，圖書館是高校的文化窗口，為高校的學術科研活動提供良好的服務，具備自身的文化特色。檔案資源是圖書館形象的象征，而檔案是一個學校的發展歷程的記載。因此優化圖書館檔案管理是當前圖書館管理工作的重要內容，對于提高圖書館服務質量和學校的知名度都有著重要影響。

2.高校圖書館檔案的特點

高校圖書館檔案有文件、文書、設備三類。學校上級主管部門針對圖書館日常工作以及管理方面的規章性文件被稱為文件檔案。這些文件具備單一性和保密性的特點，需要永久長期保存起來。另外一種就是文書檔案，文書檔案是人們對圖書館的日常工作所做的記錄。比如會議記錄、人事材料等等這些具備留存價值的文檔。文書檔案內容豐富，包羅萬象，保存時間較長，并且具備時效性，需要在規定的時間內上報審批，不能耽誤正常工作。還有一種就是設備檔案，設備檔案是指學校設備、儀器等在進行購買、安裝、使用、管理、維護過程中形成的歸檔的技術資料以及相關文件。設備檔案的專業性比較強，可以提供各項設備的詳細資料，幫助學校進行效益分析和成本核算。設備檔案的種類多，技術含量也比較高，其管理也更為復雜和困難。

3.高校圖書館檔案管理存在的問題

長期以來，我國高校的圖書館檔案管理缺乏完整的管理制度，大部分圖書館對檔案管理工作不重視，沒有完善的管理制度，檔案管理工作則更為隨心所欲，無章可循，最終導致保存的各項檔案殘缺不全、管理工作混亂的局面產生。究其原因：其一，高校對圖書館檔案管理工作不重視，圖書館管理人員自然也認識不到其中的重要性，自然不會主動去進行檔案的收集和整理。其二，對保存檔案的開發和利用價值觀念薄弱。圖書館檔案保存的目的就是為了開發利用，因此只有合理的開發利用，才能體現圖書館的檔案價值。然而多數高校圖書館對于檔案保存的目的就是為了保存，這樣就制約了檔案的作用，造成了資源的浪費。其三，館藏檔案結構不合理。高校圖書館的檔案主要以文書檔案居多，而對于主要使用的特色檔案比較少。這樣就造成了檔案結構不合理，檔案的作用也并不大，而且電子檔案較少，很難適應圖書館的業務發展需要。其四，信息化建設不完善。圖書館檔案的信息化建設是為了順應社會的發展需要，然而諸多高校的圖書館并沒有建立起與自身情況相符合的規范化信息管理制度，導致圖書館檔案資源的整理和收集未能開展。

4.優化檔案管理新思路

針對高校圖書館檔案管理存在的問題，應該從以下幾個方面去解決：其一，提高檔案管理人員的專業素質，健全檔案管理制度。檔案管理需要具備專業知識較高的管理人員來做，定崗定向，保持穩定，在工作期間要對管理人員進行培訓，更新觀念，掌握先進的科學技術，適應檔案電子化的發展趨勢。另外要對檔案管理業務指定嚴格規范的規章制度，使得檔案管理工作能夠有序開展。其二，要充分開發利用檔案資料。檔案資料保存的目的就是為了充分利用，使其發揮自身應有的價值，才不會浪費檔案管理工作投入的人力和物力。因此檔案管理人員，要及時準確的提供工作所需要的檔案資料，做好服務工作，提高檔案的利用率。其三，優化檔案結構。高校圖書館的檔案管理工作中應該加強對歷史性的文檔資源的收集整理、除了文字資源外，還應該重視非文字資料的收集和整理，因為非文字資料更有現實性，為了順應當前信息化的發展，電子文字等形式的歸檔則成為檔案管理工作的重心。其四，完善信息化建設。網絡時代，網絡資源成為重要的發展方向，因此，更要完善圖書館檔案的信息化建設，以最快的速度提供最好的服務。

【總結】

綜上所述，圖書館檔案是高校圖書館建設過程中必不可少的一部分，因此提高管理者的素養，優化圖書館檔案管理水平，提高圖書館檔案管理工作是至關重要的。