芙蓉國里盡朝暉

The East Asia Forum was established in 2003， and is the ASEAN （10+3） foreign ministers-level of mechanismand the important think tank， aiming to provide a platform for dialogue and cooperation between the government， the industry， and the academy circle to promote East Asian cooperation process. This year， the 15th East Asia Forum was held in Changsha，Hunan Province.Professionals from the government，the industry， and academia from ASEAN countries， China， Japan and South Korea， and the ASEAN Secretariat had in-depth discussions under the aim of\"20th anniversary of 10+3 cooperation： towards the East Asian Economic Community\". Hunan Ruizhi MICE Service Co. Ltd. as the supporting company of East Asia Forum was responsible of the main content the conference. During the meeting， the company acted professionally concerning various issues of the communication and implementation of the conference through professional management， judgment， control， negotiation， guidance， handling， buffering and liaison.

東亞論壇于2003年成立，是東盟與中日韓（10+3）合作框架下的部長級外交機制和重要智庫，旨在為官、產、學三方提供對話與合作平臺，推進東亞合作進程。今年，第15屆東亞論壇在湖南長沙舉辦，來自東盟國家與中日韓三國的官方、產業界和學術界的代表，以及東盟秘書處代表以“10+3合作20周年：邁向東亞經濟共同體”為主題進行了深入研討。

湖南銳智國際會議展覽服務有限公司作為本屆東亞論壇的協助單位，承辦大會主要的會務內容。與會期間，對會議溝通及執行過程中的各項事務做出了專業的管理、判斷、控制、洽談、導向、處理、緩沖和聯絡。

前期制定會議方案

按照外交部重大外事會議要求，團隊指定專人對接，確認會議接待規格、會議主題；確定會議場地、會議召開時間和會議日程。參照外交部整體方案和高規格外事活動特點，將工作細化分解至各小組，定崗定人。

創意團隊廣泛收集論壇資料，提取長沙代表元素——愛晚亭，設計創作出論壇標志。根據標志設計了一系列各類會務及宣傳推廣資料，通過視覺形象強化了本屆論壇中的長沙城市元素。

6月29日，外交部歡迎晚宴，湖南銳智國際會議展覽服務有限公司通過對前幾屆東亞論壇的了解，制定了一套符合高規格外事接待活動的宴會廳布置方案。30日，湖南省人民政府招待晚宴，從“芙蓉國里盡朝暉”的名句中提取靈感，結合湖湘文化，根據湖南季節和魚米之鄉的特點，用青竹、荷花等湖南代表元素設計布置了一場展現湖湘特色的荷香盛宴，營造了隆重而輕松的氛圍。

政府確定中聯重科和華曙作為本屆東亞論壇的重點考察企業，為保證考察的順利實施，提前與企業溝通、落實考察接待細節，與后勤保障組、交通部門研究并實地考察行車路線，制定了細致的參觀考察實施方案。

會前準備應急預案

協助長沙市外事僑務辦編制工作人員通訊錄，包括外交部、省外辦、市外辦，以及其他相關責任單位會議對接人、重要供應商、服務商，并將聯絡表配發給會議工作人員。

對于最重要的開幕式環節，進行提前演練，制定緊急預案，對工作人員開展風險應對培訓，對工作崗位及工作職責做詳細準確的描述。

會議主論壇的導播、視訊都同時準備兩套獨立的設備和操作系統，出現突發情況時，可以隨時啟動緊急預案。

論壇開始前收集天氣情況，了解到會議期間長沙暴雨，并積極啟動預案，對原定計劃進行調整，與公安部門聯合研究考察出行路線，重新規劃送機路線，確保所有與會者的人身安全。為外出考察活動啟動會議公眾責任險，并隨時關注天氣信息和長沙城市道路交通路況信息，與公安部門保持密切溝通，應對可能出現的突發情況，確保出行安全。

會議期間的宣傳推廣

為營造熱烈的會議環境，對酒店及周邊區域、主要站點獲取詳細數據，制定一套適合東亞論壇的氛圍營造方案。在黃花國際機場、酒店周圍道路、濱江文化園等進行投放和布置，營造良好的會議氛圍，讓各國嘉賓感受到長沙人民的熱情，擴大會議的社會影響力。

根據設計的論壇標志及全套VI視覺系統，制作了一系列會務及宣傳推廣資料，其中“長沙城市”元素貫穿于整個會議期間。

為了使媒體有序、全面了解論壇情況，在充分考慮到媒體利益的情況下，協助外交部對媒體進行規范管理，安排嘉賓指定區域并分時段采訪，閉門會議增設公示開放時段，設置搭建專用的媒體區，有效管控媒體現場秩序，從而確保會議的宣傳效果。

會議期間的注冊管理

制定專業的注冊接待方案，包含站點迎送、酒店迎送、酒店入住等接待方案。為保證接待順利，兩次提請長沙市外僑辦召開全市調度會，針對問題及時解決。

成立論壇接待服務專項團隊，事前對外交部名單中的貴賓，如性別、國籍、職務等做詳細了解，協助外交部、省市外事僑務辦的各崗位工作人員做合理分工。

根據事先了解到的各代表團人數、出發地點、行李數量等情況，設立各國代表團獨立接待區域，對餐飲、住房、日程做單獨的溝通服務，并協助市領導迎接各國代表團團長。

會議現場的管理和安保

根據會議需求，結合論壇會場、酒店等配套設施的情況，對論壇所在酒店的主要通道及主要功能區建立清晰的指示系統。為保證論壇人員及信息安全，對工作制定和執行人員精準識別，分權限的準入制度。

根據會議需求配備現場導演組，全程導演本次會議開幕式、閉幕式、晚宴。提前排練和預演，將各項內容精確到分鐘，全程把控會議時間進度，確保會議按既定的時間完成各項議程。

舉辦安全培訓，規定外事接待紀律，外事接待禮儀，外事接待注意事項。協助公安提前對會議涉及到的內部、外部、搭建裝置等現場排爆，并對排爆安檢后的內部區域封閉管理。制定會場的人流管理方案，對嘉賓、工作人員、服務人員設置不同人流路線，確保現場安全有序。

配備門禁系統和專業安保人員，實施此次會議規格相應的嚴格安保措施。對會議相關人員分類造冊，精準識別各類人員，按相應權限進入會議功能區域。

會議期間配備1名現場總協調員，與外交部、省市外事僑務局聯合辦公，事前做預案，現場發現問題及時解決。并在各功能區配備相應的專職工作人員，解決現場突發情況，配備專業的通訊設備和辦公設備，根據預案處理突發情況。

會后的總結和反饋

公布現場總協調員聯系方式，接受服務投訴、咨詢、求助。妥善處理會前、現場和會后投訴和需求，并做好相關記錄，加強持續改進。

根據會議特點，制作會議服務滿意度調查表，搜集參會人員和主辦方對本次會議的組織和服務進行評價和建議。

提供會議服務報告，對會議涉及到的各項數據進行匯總和分析，對會議中出現的問題進行反思和總結。