新時期改進(jìn)高校檔案管理工作的研究

【摘要】：高校檔案管理工作作為學(xué)?；A(chǔ)工作之一，對促進(jìn)學(xué)校發(fā)展起著舉足輕重的作用，隨著高校改革的不斷深化，對檔案管理工作的要求也越來越高。在增強(qiáng)檔案管理意識，加大檔案管理建設(shè)的力度方面，本文提出了加強(qiáng)我國高校管理工作的方法對策，以期能對促進(jìn)高校檔案管理工作提供有益借鑒。

【關(guān)鍵詞】：高校；檔案管理；改進(jìn)；研究

高校檔案管理工作是高校對本身檔案管理工作的統(tǒng)一規(guī)劃和管理，包括設(shè)置機(jī)構(gòu)、規(guī)范職能、制定政策、以及人力物力的投入等的管理活動。由高校的檔案館或者檔案室負(fù)責(zé)，統(tǒng)一指導(dǎo)高校各院系、行政部門的檔案管理活動，協(xié)助各院系、部門的相關(guān)人員做好本部門的材料歸檔工作，確保對高校檔案的收集、整理、鑒定、利用等一系列管理活動的順利完成。然后檔案管理機(jī)構(gòu)在對檔案的進(jìn)行鑒定、分類之后按照規(guī)定進(jìn)行管理，以及為高校部門、師生和社會的需求提供檔案服務(wù)。我國已經(jīng)將高校檔案管理工作納入到高校整體發(fā)展規(guī)劃。

盡管這些年高校檔案管理工作取得一定的成績，得到了學(xué)校的重視和加強(qiáng)，但與新時期的要求和高校的發(fā)展需求還有不小的差距。存在的問題有以下幾個方面：

1.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較為簡陋

目前我國大部分高校的檔案管理場所明顯太小，而且缺乏必要的安防設(shè)施，對現(xiàn)代檔案管理所需的技術(shù)手段投入也處于空白的局面，使這些高校的檔案管理工作疲于應(yīng)付，極易造成檔案資料的丟失與損壞，影響了高校檔案管理工作水平的提高。

2.檔案管理模式單一

高校檔案管理工作還處于收集檔案、整理檔案、等人利用、提供利用這樣一種封閉、被動、單一的模式。多數(shù)高校檔案收集工作處于被動狀態(tài)，并且檔案管理工作的服務(wù)方式多為簡單的檔案信息服務(wù)，主要為實體檔案的利用。缺少對檔案信息的深層次挖掘和研究的成分。

3.檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理

高校檔案管理工作人員，普遍職稱是初級和中級，高級職稱的檔案專業(yè)人才非常少，使高校檔案管理工作水平的提高受到限制。當(dāng)前需要對檔案管理和信息技術(shù)都有所了解的綜合型管理人才，但由于歷史等原因，現(xiàn)在的人才配備狀況不符合高校檔案管理工作的要求，阻礙了高校檔案管理工作的發(fā)展。

隨著新時期科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理工作進(jìn)入到一個全新的階段，出現(xiàn)的許多新問題新情況對檔案管理工作提出更高的要求，需要高校檔案管理工作必須改變傳統(tǒng)的被動式的檔案管理，以新的工作模式來適應(yīng)時代的要求，才能推動高校檔案管理工作的更好更快發(fā)展。

首先，需要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。必須認(rèn)識到高校檔案資源對高校建設(shè)重要的信息支持作用， 要加大對檔案管理工作的支持力度，要在全校形成重視檔案工作，參與檔案工作的氛圍。為檔案管理工作的開展提供的便利條件，為搞好高校的檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)。

其次，優(yōu)化檔案管理隊伍。急需優(yōu)化人才梯隊建設(shè)，多引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才，檔案學(xué)、圖書情報學(xué)、計算機(jī)信息技術(shù)等專業(yè)出身的檔案管理人才。人才隊伍的培養(yǎng)可以直接提升高校的檔案管理層次。另外，針對兼職人員素質(zhì)不高的現(xiàn)狀，高校要加強(qiáng)對其進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)和專業(yè)教育的力度，比如定期進(jìn)行繼續(xù)教育，開辦專家講座等，提供交流學(xué)習(xí)的機(jī)會，促使其認(rèn)識到自身的不足，以取長補短，盡快得到進(jìn)步。

再者，增加設(shè)施投入，加強(qiáng)信息化建設(shè)。隨著社會信息化程度的深入，檔案信息資源備受人們關(guān)注，社會對檔案信息的依賴程度越來越高。逐漸發(fā)展起來的電子政務(wù)的實施使辦公自動化程度得到提高和普及，檔案載體類型已由過去單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為圖片、音像、數(shù)據(jù)盤存儲等多種載體檔案。對于檔案部門來說，信息化是一項全新的工作，也是工作模式的質(zhì)的飛躍，信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理自身發(fā)展建設(shè)的必然，這對檔案部門既是發(fā)展機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，不開創(chuàng)新局面，必定落后于時代的步伐。只有通過大力開發(fā)檔案信息資源為高校建設(shè)和社會服務(wù)所用，才能實現(xiàn)高校檔案的價值，是檔案管理工作的最終目的，也是檔案管理工作生存和發(fā)展之本。因此，要充分利用信息化檔案管理軟件，有重點、分步驟地將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化。加強(qiáng)高校檔案管理工作的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，利用網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計等一系列的工作，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮計算機(jī)的密集存儲和快速檢索功能。建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)，加快檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，規(guī)范檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而加快檔案信息處理的工作效率。檔案的數(shù)字化程度越高，檔案利用的效率也就越高，從而更好的提離高校檔案管理工作水平。

第四，健全管理機(jī)制。檔案管理工作涉及部門廣泛，內(nèi)容多樣，種類繁雜，要進(jìn)行集中、規(guī)范的管理，必須堅持科學(xué)規(guī)范的原則，建立完善的檔案管理工作機(jī)制。結(jié)合高校的實際情況，建立切實可行的規(guī)章制度和實施細(xì)則，尤其對檔案資料的收集程序、責(zé)任劃分和保管期限等作出詳細(xì)規(guī)定。其次，建立和完善對高校教學(xué)檔案管理人員的考核、考評制度，并將考核結(jié)果作為職稱評審、評優(yōu)評先的重要依據(jù)。還要建立崗位責(zé)任制，明確檔案管理人員的職責(zé)，確保材料的收集整理和立卷歸檔責(zé)任到人。

第五，建立資源共享的環(huán)境。檔案資源的共享不僅是開放檔案信息，還有高校間的資源共享，高校和社會之間的檔案資源共享。要做到檔案的資源共享，需要各高校有一致的目標(biāo)和意愿，并能夠站在全局的高度協(xié)調(diào)高校間的資源利用。這樣各高校之間的檔案資源可以互通有無，推進(jìn)彼此的進(jìn)步，拓展與社會之間的共享可進(jìn)一步的豐富資源，實現(xiàn)檔案資料的充分利用。當(dāng)然，要保證檔案信息交換和實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件，就要加強(qiáng)檔案信息建庫入網(wǎng)工作，把檔案數(shù)據(jù)庫作為學(xué)校重要信息資源，納入學(xué)校網(wǎng)絡(luò)辦公的總體格局中，逐步構(gòu)建全校檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。充分利用和發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。在校園網(wǎng)信息平臺上建立檔案網(wǎng)站，積極創(chuàng)造條件上載已公開的檔案全文信息，提供網(wǎng)上查詢和使用服務(wù)。

高校改革和發(fā)展的速度不斷加快，各方面的工作所肩負(fù)的責(zé)任也在不斷的變化，高校檔案管理工作面臨著知識經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，必須加大投入力量，改變原有的管理觀念和思維定勢，明確高校檔案管理工作的作用和地位，大膽的革新管理模式和工作方式，充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)和手段，才能提高檔案管理效率，推進(jìn)高校檔案管理工作向更高水平的發(fā)展。

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