關于提高檔案管理科學化水平的對策研究

【摘要】：檔案工作在各級機關、事業單位以及其他組織中都有相關的機構、部門和人員進行管理，但是多年來卻沒有顯著的進步，雖然一些新的科學技術手段也有所應用，但是成效并不顯著，所以利用好新的技術實現科學化管理也是十分值得研究的。本文對檔案管理實現科學化的重要性進行了簡單概述，分析了檔案管理中存在的問題，重點探討了提高檔案管理科學化水平的對策，旨在通過本文研究，為檔案管理科學化發展提供有效幫助。

【關鍵詞】：檔案管理；科學化；問題；對策

一、檔案管理

關于檔案管理工作的科學化發展無論是對于檔案管理工作本身抑或是整體社會發展都是十分重要的。首先，從整體來看，我國在信息化、科技化發展的進程中不斷深入和提高，各行各業、各個領域都在進行著信息化的變化，科技、信息技術的應用也很深入，檔案管理工作也只有實現科學化才能跟上時代步伐，才能滿足現代檔案管理的需要；其次，從檔案管理工作本身來說，當前越來越多的檔案呈現為電子信息檔案，因此無論是在收集、提取、保存、利用等各個環節上都需要依靠科學技術手段，因此只有進行科學化的檔案管理，才能保證當前檔案管理工作穩步運行和發展；再次，從檔案管理對國家對國家、社會等各方面的重要作用來看，進行科學化的管理也是十分重要的，從大的方面來說，檔案管理對國家政治、經濟、文化建設與發展有著重要的影響，從小的方面來說，檔案管理關系著某一個企業長期可持續發展、一個個人職業和人生發展，因此進行科學化的管理是檔案工作十分重要的一個方向。

二、新時期檔案管理工作中存在的主要問題

（一）對檔案管理缺乏足夠的重視

雖然在各類組織中檔案管理工作都很常見，但是對檔案管理工作的重視程度卻明顯不足，包括組織機構的領導者以及負責管理的管理人員對檔案管理工作缺乏重視，在整體工作計劃中也很少提及，而從事檔案管理工作的人員對自身的工作也缺乏重視，造成檔案管理工作只能按部就班就行。檔案管理作為管理工作的一部分卻很少出現在管理制度中，而自身的管理也缺乏制度建設，同時由于缺乏重視，檔案管理方式落后，檔案管理科學化水平得不到提高。

（二）檔案管理方式落后，不符合檔案管理實際需要

當前多數檔案管理機構、部門在檔案管理方式上都采用傳統的管理方式，存放在專門的檔案室，但是在實際工作中，每一環節都有可能存在著不足，包括檔案收集過程中存在著不全面、不完整的問題，檔案整理缺乏邏輯性、檔案歸檔不及時等，尤其是當前越來越多新形式的檔案，包括視頻、音頻、電子文檔等信息類的檔案，現有檔案管理方式缺乏對新型檔案的管理手段，計算機、信息技術在檔案管理中的利用也較低。

（三）檔案管理隊伍人員素質普遍偏低

在傳統檔案管理工作模式下，其工作內容簡單，要求也不高，相應的人們也認為其崗位不需要專業人員和工作能力強的人員負責，因此在一些組織里經常是安排一些年齡較大的人員或者是一些沒有一技之長的人負責，但是面對新時期的檔案管理工作，他們的能力素質已經不能滿足現實需要了，既不具有檔案科學化管理的思想意識，也不具有檔案管理專業知識，在工作中缺乏積極性和主動性，使得當前檔案管理存在著不完整、查找難、安全防范措施不到位等問題，這些都與檔案管理人員的素質能力有著直接的關系。

除了以上問題，檔案管理工作中還有其他方面的問題，包括上沒有規范化的成熟的制度、機制等，這些問題的存在使得檔案管理科學化水平受到了嚴重影響限制，所以要想實現科學化必須要針對問題進行完善。

三、提高檔案管理科學化水平的具體對策

（一）加強重視，樹立檔案科學化管理的意識

加強重視包括兩點，一是領導管理層的重視，將檔案管理工作的科學化建設作為一項重要任務進行規劃、組織開展，二是在具體的工作人員中加強宣傳，使每一名從事檔案管理的工作人員都能夠重視起自身工作。對于一些重要的機關、事業單位來說，不但要由專門的機構負責檔案管理，還要建立起領導責任制，全面負責檔案管理工作的開展。

其次，檔案管理要明確指導思想，要以科學管理為指導樹立起現代化的管理思想和意識，結合實際工作中目標和內容，明確檔案管理目標，綜合考慮檔案管理工作的現狀、需求，只有先做到思想上的與時俱進，才能為實際工作提供思想上的指導，促進實際工作取得科學化成效。

（二）建立檔案管理科學化的管理制度

鑒于檔案管理工作復雜性和系統性，只有建立規范化的、科學化的管理制度才能為檔案管理具體工作提供指導，筆者認為在制度中既要有明確的領導責任制，又要做好崗位職責的分工，在整個組織、單位的管理制度體系下進行檔案管理制度的建設，將檔案管理制度中的考核與整體的考核掛鉤，促進每一名檔案管理人員積極的履行職責，按照制度規范嚴格履行職責。

（三）轉變管理方式，實行科學的管理方式

一直以來檔案管理都是以檔案館、檔案室的方式進行收藏、整理式的紙質化檔案管理，管理的重點也是保存，在管理中強調檔案的安全性。檔案管理發展到現在，其應用性被重視起來，如何加強檔案管理的利用，是對檔案管理方式的一項新要求，也是考驗，同時當前各種檔案資料在形式上也有了較大的變化，紙質類的檔案數量雖然有增無減，與此同時新形式的檔案不斷出現也需要管理方式的創新。針對不同種類的檔案進行科學化的方式管理是擺在我們眼前的重要任務，針對檔案利用這一問題進行科學化的管理方式設計和調整也是提升檔案管理水平的重要任務。

（四）加強對檔案管理人員業務素質能力的提升

雖然當前有越來越多科班出身的檔案管理專業人才，但是現有檔案管理隊伍中人員素質仍然存在偏低問題，這表明許多專業人員沒有被吸收納入到檔案管理隊伍中，對此筆者認為從科學化管理的角度出發，必須要強化檔案管理隊伍素質水平。首先，要不斷引進、吸收專業檔案管理人才，包括從高校專業畢業生中選拔、從具有相關從業經驗的優秀隊伍中選拔，為現有檔案管理隊伍增添新的活力；其次，要加強對現有檔案管理從業人員的業務培訓，包括檔案管理專業知識學習、檔案管理新技能的培訓、檔案管理制度規范等學習；最后，要建立檔案管理工作人員長效培訓學習機制，從而促進檔案管理工作不斷與時俱進，促進科學化水平的提升。

四、結語

檔案管理工作對各個單位、組織都有一定的重要性，尤其是檔案的利用更是關系到當前以及今后的實際工作開展，隨著社會生產、經營、管理方式的變化，檔案資料在內容、形式上也有很大的變化，新時期要想做好檔案管理工作就必須進行改革創新。以上本文所做出的分析探討之中尚存在不全面之處，希望廣大學者能夠在這一問題上繼續深入研究和探討，為檔案管理工作的發展提供更多有益的指導和幫助。

參考文獻：

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作者簡介：張倩雯（1990.11.07—），女，籍貫：湖北襄陽，工作單位：襄陽市科技館，研究方向：檔案管理。