提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

【摘要】：檔案管理信息化建設作為目前事業單位檔案工作中的重點，隨著檔案管理模式轉型的不斷推進，提升信息化管理對事業單位檔案工作的優化作用進一步明顯。與傳統的事業單位檔案管理方式相比較，這種新型的檔案管理方式為事業單位的檔案管理工作提供了更加便捷、高效的工作方式，同時也簡化了檔案的管理流程。因此，事業單位檔案管理人員應認識到檔案管理信息化的必要性，并能夠在此基礎上創新檔案管理意識。

【關鍵詞】：檔案管理；信息化建設；方法策略

檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。隨著社會經濟的發展，網絡信息化已經發展到各個領域中，人類進入一個信息化的時代。信息化時代的到來意味著各行各業的發展離不開網絡的輔助作用，信息化應用對工作效率的提高、生產力水平的提升也有很大的影響。事業單位的檔案信息化管理工作是一項專業性以及復雜性都相對較強的工作 ，直接關系到事業單位檔案管理工作的順利開展 ，影響事業單位信息化水平的提升。因此 ，事業單位在檔案管理信息化建設過程中 ，可以通過健全檔案管理制度、完善監督制度、加強信息化設備管理以及提升人員素質水平等措施 ，推動檔案管理信息化建設的健康發展。

一、檔案管理現狀

在信息化產物沒有應用到事業單位的時候，事業單位的檔案規整主要靠人工完成，對于文案工作量較大的事業單位，人工工作的效率和工作質量難以達到事業單位的需求，導致許多工作滯后，由于工作量的龐大，工作人員又是有限的，就導致工作的質量難以得到保障。在信息化產物滲透到各行各業之后，不僅可以幫助事業單位更好的發展，也能夠幫助事業單位節省工作時間，提高工作效率，工作人員可以在少量的時間內完成工作，并能保障工作的質量。社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化。其檔案管理在系統中，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

二、檔案管理存在的問題

1.檔案信息管理人員的素質不高

實現檔案信息電子化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

2.檔案管理信息化建設沒有標準化、規范化

檔案主管部門往往因人力物力所限，只指導本地區大機關、大企業的檔案管理工作，許多事業單位的檔案工作成了管理盲區二導致事業單位的檔案管理軟件各行其是，缺乏通用性，系統移植性差，沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，到數據交換的機讀目錄檔案系統，制約了事業單位檔案信息電子化的進程，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3.檔案管理硬件設施缺乏

加快檔案管理的硬件建設檔案管理硬件的建設是檔案事業單位信息化的重要前提保障，在信息化檔案管理中，需要計算機、數字存儲設備、數據庫、網絡等硬件基礎的支持，這就要求事業單位在進行信息化檔案管理之前，保障這些硬件設施建設的資金投入，以保障檔案信息化建設的順暢進行。現在各單位存在的普遍問題是硬件設施缺乏，在硬件方面投入少，未引起足夠重視。

三、提升信息化建設方法策略

1.提高檔案管理從業人員業務素質

為應對檔案信息資源日趨豐富，檔案管理業趨于復雜化和多樣化的現狀，強化檔案管理人員的信息意識，提高檔案管理人員對檔案工作的重視程度。一要加強業務培訓。使檔案管理人員由傳統的“檔案保管員”變為“檔案信息資源的管理者和傳播者'成為檔案信息建設的行家里手。一方面檔案主管部門要將本地區的事業單位檔案管理工作納入指導范圍，盡快建立以管理型人才為基礎，復合性人才為重點，高科技人才為骨千的人才隊伍，滿足事業單位的檔案信息化建設需要。另一方面要對事業單位的檔案管理人員進行檔案學基礎理論和信息化管理的執業資格培訓，實行持證上崗，保證檔案管理人員具備專業的理論和技能，并定期舉行培勺，及時更新工作人員的管理理念，熟練掌握檔案信息存儲的硬件和軟件操作和維護常識。

2.制定檔案信息化建設標準

檔案管理信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，檔案信息化工作尚無統一標準，僅著眼于某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息化建設。事業單位在進行檔案信息化建設時，應該按照國家和地方主管部門推薦的標準，選擇適合自身發展的檔案信息管理軟件，使得將來電子目錄入館后能實現數據共享二通過軟件系統對所有檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、利用、編研等各方面實行計算機的有效管理控制，真正實現檔案資料即時歸檔數字化，檔案信息檢索與提供“無紙化”，達到檔案信息資源共享，為社會發展和管理提供服務。在完善檔案管理機制時，主管部門可以將信息化建設作為事業單位檔案管理工作的業績之一考核，最大程度激發工作人員積極性，使工作人員以飽滿的激情投入到事業單位檔案管理信息化建設工作中。

3.加強硬件基礎設施建設

事業單位要保障硬件設施建設的資金投入，硬件是電子文檔的存儲載體。目前，多數事業單位在進行檔案管理與分析時，采用的依然是紙質的載體，隨著社會經濟的不斷進步與發展，科技化水平不斷提高，在信息化時代的今天，要在保證紙質檔案管理中檔案管理謹慎性的基礎上，對電子檔案進行更有效的管理，同時可提高某些方面的技術，使電子檔案具有更加強大的功能。事業單位要加強計算機、數字存儲設備、數據庫、網絡等硬件基利用計算機和網絡技術，提高檔案管理信息的完整性和時效性，促進整個事業單位的高速、健康發展。

事業單位檔案是國家和社會重要的信息資源。隨著時代的發展，我國事業單位檔案管理信息化建設水平在不斷提高，但是仍然存在許多問題、需要完善。因此，在促進我國事業單位檔案管理信息化建設時，工作人員不僅要繼續發揚嚴謹的作風，還要繼續創新管理服務理念，以檔案管理信息化促進事業單位管理的科學化、高效化。