提高企業(yè)辦公室文秘工作水平的途徑分析

【摘要】：文秘作為辦公室工作人員，負責接收整理各類文件，協(xié)調各部門運轉。從整體而言，文秘的工作會影響到整個辦公室的效率。在經(jīng)濟社會發(fā)展進新時期，文秘工作的量與質量都相應的上漲，在新的歷史時期提高文秘工作的質量和水平，是提高企業(yè)發(fā)展效率的基礎性工作。

【關鍵詞】：辦公室；文秘工作；職責要求；工作水平

1.引言

在辦公室中，很多文秘的工作就是為企業(yè)的領導工作服務的，比如在領導開會之前，文秘人員需要開展會議前的準備、會議時的記錄、會議之后的整理等，領導對文件進行審批之前，需要文秘人員對文件進行處理擬辦等，其工作效率對企業(yè)領導有很大影響。文秘工作不僅僅是領導的工作基礎，也是其工作延伸環(huán)節(jié)，比如，在領導進行決策之后，需要文秘人員起草具體文件，然后下發(fā)到下級企業(yè)，領導在出差后，文秘需要對領導需要的材料進行整理。隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)辦公室文秘工作也會越來越復雜，如果企業(yè)不能做好辦公室文秘工作，企業(yè)領導層的決策、指示就難以得到有效的實施，從而不利于企業(yè)的發(fā)展。因此，辦公室的文秘工作水平和效率對整個企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

2.辦公室文秘工作的職責和要求

辦公室文秘工作的主要職責大致有：輔助參謀、協(xié)調溝通、接人待物、撰寫公文文書、文件管理、傳達信息、會議組織以及協(xié)助主任做好辦公室日常工作。文秘工作的這些職責決定了辦公室文秘工作人員必須具備各種素質，現(xiàn)在企業(yè)對從事辦公室文秘工作者的素質要求愈來愈高，要求從事辦公室文秘工作者具備扎實的文字功底、敏銳的政治頭腦、刻苦的學習態(tài)度、較強的交際能力、熟練的協(xié)調技術、良好的心理承受能力以及較強的職業(yè)道德和責任心。這樣，可以看出企業(yè)對文秘工作者的要求是很高的，這正反映出了辦公室文秘工作在現(xiàn)代企業(yè)中有著越來越重要的作用。

3.當前企業(yè)辦公室文秘工作中存在的問題

3.1辦公室文秘人員能力不足

企業(yè)辦公室文秘人員能力不足是影響辦公室文秘工作效率的一個重要因素。就目前來看，由于辦公室日常工作比較繁重、繁忙，在超負荷工作壓力下，容易造成文秘人員抱著完成任務的心態(tài)去工作，沒有掌握到工作的重點，文秘人員能力得不到提升。在開展工作時，沒有真正把握工作重點，造成對實際問題進行解決的能力相對較差，無法與上級開展有效溝通，對文件進行起草時，缺乏清晰的思路，難以對領導的日常工作提供有效幫助。從而難以發(fā)揮文秘人員在辦公室文秘工作中應有的作用。

3.2辦公室文秘人員良莠不齊

隨著經(jīng)濟與社會的不斷發(fā)展，在企業(yè)發(fā)展中，對辦公室文秘人員的要求也在不斷增加，造成很多文秘人員當前的知識能力無法滿足企業(yè)發(fā)展的需要。從實際情況來看，在很多企業(yè)內，文秘人員并沒有學習相關的專業(yè)知識，無法順利的完成相關工作。受到工作的性質影響，辦公室的文秘人員出去開展學習和培訓的機會比較少，這就造成其知識系統(tǒng)的更新相對緩慢，無法滿足整個辦公室運行的需要。還有一些文秘人員缺乏服務意識，工作缺乏責任心，比較懶散，這對整個辦公室的效率都有很大影響。

4.提高辦公室文秘工作水平的幾點思考

辦公室文秘工作在現(xiàn)代企業(yè)里發(fā)揮的越來越重要的作用，那么做好辦公室文秘工作就顯得尤為重要了，下面就如何做好辦公室的文秘工作來談談我的一些思考和想法。

4.1企業(yè)領導要科學調整文秘職能定位，加強文秘工作的組織建設。

現(xiàn)在經(jīng)濟競爭日趨激烈，企業(yè)對文秘工作的要求也越來越高，企業(yè)員工特別是有些領導者應該改變傳統(tǒng)的對文秘工作的看法，不應該認為文秘工作只是在企業(yè)辦公室打打雜或者幫助領導處理一些簡單的日常事務的工作，應該把辦公室文秘工作提到一個非常新的高度，充分認識到辦公室文秘工作對企業(yè)發(fā)展有著非常重要的作用。企業(yè)領導者應該充分相信和利用辦公室文秘工作人員，不必事必躬親，把一些繁瑣、具體的事務都可以交給辦公室文秘去做，領導自己主要抓大事、抓全局，這樣不僅可以提高自身的工作效率和質量，同時還有利于促進辦公室文秘工作人員綜合素質的提高。

4.2培養(yǎng)勤奮的工作作風，不斷提高文秘人員的辦事效率。

辦公室工作看似無大事，實則千頭萬緒、細致繁瑣。要求時效性、細致度比較高。這就要求辦公室文秘必須樹立效率意識，提高快速反應能力，對領導交辦的事項要第一時間即交即辦，切勿等、靠、盼，達到積極主動、又好又快的做好本職工作。公文處理是企業(yè)管理的一項基礎性工作，是企業(yè)內部方針政策、指示要求等傳達的途徑之一，綜合反映本單位的工作水平，必須嚴格程序，規(guī)范及時行事。作為文秘人員，要熟知公文處理的規(guī)程、正確使用文種，嚴格審核把關，要在發(fā)文校核、格式校核、內容校核上下功夫，克服公文文字粗糙、格式不規(guī)范等問題，確實提高公文處理質量。同時，對于需要緊急處理的公文，要在第一時間內處理完畢，并適時的提醒相關領導及時辦理，提高公文辦理的效率。跑腿是文秘人員的一項基本功，為做好工作，提高辦事效率，必須要腿勤。傳閱文件的工作便是這樣，上級來的文件要按從上到下逐級及時傳閱，并把領導對這項工作的批示及時傳達下去，有時領導不在辦公室，要多次催促，急于上報情況的文件便要“追”著領導讓他看，以最快的速度讓領導審閱并傳達領導的批示，讓工作得以迅速貫徹落實。

4.3加強文秘人員專業(yè)知識的培訓，提高文秘人員的綜合素質。

企業(yè)要按照辦公室文秘人員實際的工作能力與水平，制定出科學、合理的培訓方案，并定期對其進行嚴格的培訓，進而使辦公室文秘人員的素質得到有效提升。企業(yè)還需要擴展文秘人員得到知識的渠道，為他們建立一個具有良好氛圍的環(huán)境，鼓勵他們不斷進行學習。還要注意文秘人員的思想政治，提升文秘人員的責任心。比如，要加強政治理論學習，學習毛澤東思想，鄧小平理論，三個代表重要思想，提升政策理論水平，提升對企業(yè)改革發(fā)展大趨勢、大方向、大部署、大決策和新理念、新實踐的認識，主動跟進、主動落實。具體到工作實際，必須熟知企業(yè)自身的發(fā)展狀況、規(guī)章制度、日常工作等，進而使他們解決實際問題的能力得到提高。鑒于企業(yè)辦公室中文秘人員缺少專業(yè)知識、不熟悉本企業(yè)生產(chǎn)運行情況，建議文秘人員要可從基層生產(chǎn)一線年經(jīng)骨干中選擇，以將其培養(yǎng)成更加重要的管理崗位引吸優(yōu)秀人才到辦公室從事文秘工作，服務好公司上下，發(fā)揮“參謀作用”。

4.4文秘工作要抓住工作的重點，使用自身智慧提升工作的效率。

文秘人員的辦公室工作十分繁瑣，其工作的重點對各種文件進行整理，然后及時、準確的向企業(yè)各級傳達信息，比如在領導開會時，文秘人員需要按照領導意見，起草領導演講稿，還要對一些重要的信息進行記錄，對文件進行傳達等。信息的傳達在辦公室工作中具有重要的意義，文秘人員在對領導傳遞信息之前，首先需要對信息的正確性進行確定，然后對其進行認真的分析，了解到信息背后所隱藏的危機，并對領導發(fā)出提醒，提示想到關注這些問題，進而為領導的科學決策奠定基礎。此外，文秘人員還需要有風險精神，熱愛自己的工作，分清事情的嚴重程度，合理進行安排，還需要不斷思考，想到別人沒有想到的事情，使用自身智慧提升工作的效率。

5.結束語

在經(jīng)濟高速發(fā)展的新時期，信息技術高速發(fā)展，企業(yè)要想不斷增強自身的競爭力，就要從作為大后方的辦公室進行改革，文秘作為辦公室重要工作人員，提高自身工作質量與水平，增強競爭力有重要意義。

參考文獻：

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