淺析檔案利用工作與檔案管理的現(xiàn)代化

王立萍

檔案利用是檔案管理的最終目的，因此檔案管理應(yīng)從利用工作抓起，利用工作實行了現(xiàn)代化管理，將帶動檔案其它工作現(xiàn)代化管理的進(jìn)程，最終實現(xiàn)檔案各項管理工作的現(xiàn)代化。

一、利用工作實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，是檔案事業(yè)發(fā)展的需要

檔案的利用工作，是實現(xiàn)檔案價值的最終目的，是檔案工作存在的基礎(chǔ)。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，檔案工作也發(fā)生了很大的變化，由原來手工操作向計算機(jī)管理轉(zhuǎn)變、由封閉、半封閉的管理方式正在向開放式管理轉(zhuǎn)變，這對檔案的利用工作產(chǎn)生積極的推動作用。

檔案利用者評價檔案工作水平的高低總是以能否及時、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地提供檔案為標(biāo)準(zhǔn)的，現(xiàn)代化的檢索手段是以計算機(jī)為軟件，在逐步達(dá)到信息進(jìn)入計算機(jī)后，自動進(jìn)行檢索，并迅速、準(zhǔn)確地將信息反饋給查閱者。查閱者可迅速地獲得自己所需的檔案資料。利用計算機(jī)可以將以往手工操作需要幾天甚至幾個星期才能完成的工作壓縮到幾個小時完成，大大地提高了工作效率。

二、檔案利用工作實行現(xiàn)代化管理將推動其它工作實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程

檔案管理工作是一項復(fù)雜而細(xì)致的工作。其內(nèi)容很多，主要有建檔管理，案卷組織和技術(shù)整理，保管單位的登記，編號及檔案的著錄和標(biāo)引等。檔案工作者以往利用手工作業(yè)，從收集、整理、鑒定、保管、檢索，統(tǒng)計到提供利用，尤其是提供利用，需要反復(fù)查找，不難想象，在上萬件檔案中查找其中的一件，如果它排列是無序的，那就象大海撈針一樣難，占據(jù)了檔案人員的大量時間，同時也可能耽誤檔案的利用，降低了檔案的利用率，這種現(xiàn)狀對檔案管理是極其不利的。這就迫切地需要檔案利用工作實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，檔案利用工作實行現(xiàn)代化管理，必須有一批相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理人才，這就迫切地要求檔案員必須提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科學(xué)理論和技術(shù)，開發(fā)檔案利用系統(tǒng)軟件，從繁重的查找工作中脫出來，節(jié)約了勞動時間，降低了勞動強(qiáng)度，有時間鉆研業(yè)務(wù)，有利于檔案人員素質(zhì)的提高，人員的素質(zhì)提高，檔案其它工作的現(xiàn)代化管理也有了可靠保障。

三、檔案利用工作實現(xiàn)現(xiàn)代化管理是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要

隨著開放的不斷深入和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，特別是以計算機(jī)為主要標(biāo)志的新技術(shù)革命，使檔案的形成、保管、利用發(fā)生了巨大的變化，原始的手工操作和傳統(tǒng)的管理方式已起來越滿足不了時代的需要。應(yīng)用新技術(shù)，已成為目前檔案工作的選擇和時代要求。科研工作者是社會主義建設(shè)的主力軍，檔案工作者要為科研工作者的學(xué)術(shù)研究做好服務(wù)。為了適應(yīng)從不同角度和不同要求查找檔案的需要，檔案工作者需要編制很多種類型的檢索工具。花費(fèi)了檔案工作者大量時間。現(xiàn)在的問題是這些檢索手段不能滿足現(xiàn)代利用者的需求，據(jù)統(tǒng)計，現(xiàn)代史學(xué)家在一個工作日里能查閱各個不同機(jī)構(gòu)的幾十卷檔案，而從事現(xiàn)代早期史研究的史學(xué)家在查閱一個案卷或一本登記簿時，需要幾天的時間，每一顆火箭的成功發(fā)射都融入了科研人員大量的勞動，這其中包括查閱大量的資料。如何提高科研人員查閱資料的效率，節(jié)約科研工作者寶貴的時間，迅速、準(zhǔn)確、全面地將檔案信息藥盒科研工作者，是檔案工作者要思考的問題。科研工作最重要的是占有資料，不但占有國內(nèi)的，還有占有國外的；不但占有前人的科研成果，還要占有現(xiàn)代人最新的科研成果，否則無從搞科研，所謂巧婦難為無米之炊。計算機(jī)國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，匯總了包括局域界限，科研工作者利用微機(jī)可以查閱世界各國的文獻(xiàn)資料，為科研活動打下了良好的基礎(chǔ)，所以說檔案利用工作實現(xiàn)現(xiàn)代化管理勢在必行。

總之，檔案利用工作的現(xiàn)代化管理，是檔案其他工作實現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，我們就以加快檔案利用工作的現(xiàn)代化管理為契機(jī)，促進(jìn)檔案其他工作現(xiàn)代化進(jìn)程。使檔案更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

（作者單位：134300吉林省白山市農(nóng)業(yè)機(jī)械管理中心）