建立采購過程的審核機制

王景嵐+陳喜軍+牛巖嶺+文剛

【摘要】：采購管理，一直是企業管理者和社會各監督管理部門關注的對象，在采購過程中，不可避免的會產生一些“不陽光”、“不綠色”的行為，這就要求在日常采購過程管理中，從細微處入手，建立健全內部審核機制，對經營活動的符合性、有效性和適宜性進行檢查，通過發現不合格來促進管理持續改進，將各種不規范的行為實現事前或事中控制，以規范采購過程中的各項行為，強化采購過程控制，防止資金流失，使企業損失降到最低，實現企業自身價值的增值，實現真正的“陽光采購”。

【關鍵詞】：采購管理；審核機制；陽光采購

【引言】：在市場經濟運作條件下，成本是企業的生存之要、發展之本。成本的高低關乎企業市場競爭力的強弱，也關系到企業長線發展遠景戰略。因此，低成本高效益無疑成為每一個企業追求的目標。宣鋼采購倉儲配送公司做為集團僅有的供應采購部門，負責全公司材料備件的采購供應工作。始終立足市場，強化內部監管力度，積極發揮第三方物流作用。經過可行性模擬論證和試運行，結合信息資源開發，遵循ERP系統流程管理組織網絡，完善采、收、發等物流鏈各環節間的制約機制，打破傳統業務自行審核模式，創新管理，于2007年初成立專職機構，專門審核進賬發票數量、價格是否與合同相符，合同數量、金額是否與定價依據相符，有意識形成一個環閉式事中事前行為控制模式，進一步推進精細化管理要目。

1、采購過程的審核機制的原則

一是立足一線，以優質服務為中心。審核工作不僅要使管理制度得到完善，更重要的是要提升系統的整體管理水平，維護公司的經營秩序，為公司降本增效做出貢獻。二是與時俱進，不斷改進審核工作的方式方法。在工作方式上，要從“重申報審批、事后監督”向“重培育引導、過程保證”轉變。在工作方法上，要從以我為主、孤軍奮戰，向抱團出擊、借力發揮轉變，充分調動整個系統的積極性。三是建立長效機制，完善審核制度。通過改進措施、完善制度、運用信息化手段來解決發現的問題，不斷實現審核工作的進一步發展。四是以人為本，創新思維，不斷提高審核人員的素質和能力。如果沒有一支高素質的審核人員，審核工作的發展就無從談起、無法實現。因此，審核人員應在掌握相關政策法規和業務知識上下功夫，提高業務水平和服務能力。

2、采購審核機制舊有的管理模式

2.1、管理模式

各業務科接到采購計劃后，組織招標、比價，選擇供應商，供應商確定后，與供應商簽訂購銷合同，組織進貨，辦理交庫，供應商開具發票后，附交庫單辦理發票報賬。

2.2、問題分析：

沒有有效的審核機制，采購合同中的采購單價、采購數量是否和招標、比價等定價依據相符無人把關，進賬發票中的采購單價、采購數量是否和合同一致無人把關，管理出現漏洞。

3、采購過程審核機制的審核模式

建立審核機制，由審核人員對每月進賬的發票、合同、定價依據的價格、數量是否相符進行審核。經過四年的發展，審核制度日趨成熟，逐步形成了手工核對、訂單審批、信息記錄控制三種管理模式。

3.1、手工核對

業務科接到采購計劃后，通過招標、比價、商談等確定供應商后，與供應商簽訂采購合同，組織進貨，貨到驗收合格后，辦理交庫，供應商開具發票，附交庫單辦理進賬，同時將發票底聯復印件、合同、定價依據（中標的標書或洽談的結果）交審核進行核查，發現數量與價格錯誤時，次月從供應商發票中扣減相應的金額。

3.2、訂單審批

宣鋼ERP上線后，審核從審查采購合同變為審核采購訂單，在保證采購訂單數量與價格與原始定價依據一致后，運用信息化控制手段，使供應商開具的發票在ERP中校驗時，必須與訂單一致，才能進行校驗，否則發票不能進帳。

3.3、信息記錄控制

采用招標或商談確定采購物資的品種與價格，填寫采購物資信息記錄模板，審核員審核品種、價格與定價依據是否一致，審核無誤后，將采購物資的供應商、品種、價格、價格有效期固化到ERP系統中，業務科每月按照需求創建采購訂單，收貨、發貨，系統中沒有該品種物資的信息記錄的，系統在創建采購訂單時會給出提示，且無法進行收貨。收貨時，系統自動提取本期有效價格計算結算金額。采用信息化手段監控采購價格，要求有一定的基礎管理水平和信息技術手段，可以從不同的采購方式開始，逐步實施。我公司在選擇時，是從零庫存管理物資開始的。

4、 采購過程審核機制的優點

建立了一個審核點，將合同、發票價格及數量管理從原來的無人管理變為有專人管理。保護了公司利益不受損失，堵塞了管理漏洞。設兩個審核點，一個為人工審核，一個為ERP系統審核，管理為事中管理。在采購訂單審核階段，發現采購訂單中的數量和價格與定價依據不一致時，審核不予審批采購訂單，避免了后期合同及送貨數量出現錯誤。在發票校驗階段，采用信息化手段進行控制，保證了發票價格、數量與采購訂單數量、價格一致，否則發票不能入賬。徹底杜絕了亂開發票、亂簽合同現象。效率相對提高，發票審核由ERP系統完成，減輕了審核人員工作強度。從細節入手，規范了材料備件票據管理秩序，保證了發票數量、價格與合同數量、價格、與定價依據的數量、價格的一致性、準確性，保護了公司利益，堵塞了管理漏洞。將合同價格及數量管理從原來的無人管理變為有專人管理，建立了管理制度，并逐步將管理從無人管理變為事后把關，又變為事中控制，最后達到事前控制。

結 語

采購過程審核機制將合同價格及數量管理從原來的無人管理變為有專人管理，為招、競標管理、供應商管理提供有效依據。提高了審批速度，為實現及時收貨、發貨，實現日核算打下基礎。宣鋼采購倉儲配送公司審核機制地建立，只是為我們完善內部控制開了個頭，我們希望在企業今后的發展過程中，能不斷地從細節入手，完善各項監控機制，實現“綠色物流”和“陽光物流”。

【參考文獻】：

[1]中國經濟的結構性減速與對策[J].梁俊，李菁.上海經濟研究.2016（05）

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