數字校園環境下高等學校學籍檔案可信管理研究[1]

摘要：文章分析了數字校園環境下學籍信息電子化帶來的憑證性風險與安全性挑戰，從檔案的原始憑證要求和電子文件的全程管理思想出發，提出一種基于關鍵業務過程控制與憑證性即時鎖定的學籍電子信息可信管理的保障方法，并以高等學校電子成績單檔案管理為例探討學籍電子檔案的可信管理解決方案。

關鍵詞：數字校園電子學籍檔案可信管理憑證性保障

In this paper， the credential risk and security chal？ lenge of studentsschool records in digital campus envi？ ronment were analyzed. Starting from the original docu？ ment requirement and the whole- process management idea of electronic records， a guarantee method to the trusted management of electronic studentsschool re？ cords was proposed based on key business process control and data hardness. Taking the student academic records as an example， the paper also puts forward a credible man？ agement solution.

Keywords： digital campus， studentsacademic re？ cords， trusted-management， certificate guarantee method

數字校園建設與發展過程中，綜合教務系統是信息化工作的重點，也是高等學校最為專業、最為重要的教學檔案形成的生態環境。自2000年以來，高等院校信息化系統發展迅速，應用深入，系統中形成了大量的有關教學、科研和管理類的電子信息，其中有關學生學籍的入學注冊、課程考核、學籍變動、獎勵與懲罰、畢業論文，以及學位的申請、審批、授予和證書的領取、學生離校等學生在校學習、培養和畢業分配等學業全過程的信息，幾乎都是以數據形態保存在綜合教務系統中，并未進行整理和歸檔。造成大量歷史學籍信息依然以“數據形態”留存在教務部門每天正在使用的教務系統中，這不僅降低了教務系統的運行效率，增加了學校IT部門數據備份和系統維護的負擔，而且使得歷史的學籍電子信息面臨被更改的風險，導致學籍造假有機可乘，嚴重影響我國高等院校的聲譽。近年來中國留學生成績造假現象普遍存在，每年中國留學生因為學籍作假、成績不達標等原因被取消入學資格的比例持續攀升。2017年8月原本錄取了1100名中國留學生的加州大學爾灣分校在臨開學前取消了500多學生的入學資格，其中有290人因為成績證明有問題[1]，這使得中國高等院校的學籍管理備受質疑。2014年教育部發布《高等學校學生學籍學歷電子注冊辦法》（以下簡稱《辦法》）[2]以通過規范高等學校學生學籍、學歷的電子注冊，向高等學校、學生和社會提供便捷、客觀、權威的學籍、學歷信息查詢、驗證及認證服務，《辦法》主要規定了高等院校應將學生入學注冊和畢業離校“一頭一尾”兩個關鍵環節的學籍信息向教育部相關部門備案，但還尚未從學生在校學習期間的全過程進行控制。由此，本文作者結合自己開展國家社科基金項目“云計算環境下電子文件憑證性保障的原理與方法”的研究，以高等院校學籍檔案管理為例，研究高等院校學生學籍信息可信管理的保障方法，為高等院校開展學籍電子文件和電子檔案的管理提供思路和方案。

一、數字校園環境下學籍檔案管理面臨的風險與挑戰

教務系統是高校信息化系統建設的重點，其建設和使用涉及到學生、教師和教務管理部門和人員，業務活動覆蓋了學生從入學注冊、選課學習與考核、成績錄入與確認、論文撰寫與畢業答辯、學位申請與批準、以及學籍變動如轉專業、退學休學等學生在校學習期間全過程的學業信息。然而，學校在建設教務管理信息系統時，往往采取分步實施、急需先建的原則，并非一步到位的。以我校的綜合教務系統建設來看，雖然學校信息化部門采用全局規劃和頂層設計理念，但早期教務系統建設主要以教務部門各科室業務需求，分步分階段地進行定制開發和個性化實施，形成了學生注冊、學生選課、成績登錄、論文提交與審查、畢業答辯和學位申請與審批等多個相對子系統的運行，而且教務系統建設目標主要是滿足學生、老師和教務管理人員正常業務工作的開展，往往并未考慮到教務系統中形成的學籍電子信息后續如何歸檔的問題。有些院校雖然實行了電子論文的歸檔，但并不能滿足檔案管理的憑證性要求，比如電子論文上沒有學生、導師的簽名，沒有院系和教務部門的認可信息，這些論文也只能作為電子資料保存，無法提供檔案的憑證性和原始性等證明服務。圖1是從檔案憑證性角度分析了高校信息化系統建設和發展過程中存在的相關問題：

（1）教務系統中形成大量的電子學籍信息，電子化歸檔工作尚未啟動。學校的教務管理系統隨著業務的發展而不斷完善和升級，目前多數院校的教務系統已經與招生、就業等相關系統實現信息共享，基本解決了跨部門間學生、教師等基本信息的一致性和共享訪問等問題，應該說這對學籍檔案的收集和歸檔工作而言是個良好的機會。但是檔案部門依然采用紙質時代制定的收集、整理、歸檔方法和歸檔范圍等制度性文件要求實現電子學籍歸檔，難以在集成的數字校園環境下實施學籍信息的電子化歸檔，造成大量的、歷史形成的電子信息滯留在業務系統中，給學校教務部門和信息技術維護部門帶來諸多不便。

（2）檔案部門信息化滯后，檔案管理依然延續傳統紙質方式，學籍電子信息難以完整地實現歸檔。學校信息化工作快速推進過程中，檔案部門常被遺漏，一般均未參與到教務管理系統的規劃、設計和實施過程，未將學籍檔案管理的相關要求嵌入到教務系統中，導致教務系統中形成的學籍電子信息幾乎沒有按照檔案管理的“文件化”方式進行憑證性留存，關鍵業務過程的證據性信息也是以數據形式保存在教務系統中，歸檔時只能要求教務部門打印成紙質文件，進行簽字、蓋章后方可作為一份有憑證屬性的文件實施歸檔，這種做法不僅違背了電子學籍信息的形成規律，同時也難以將學籍全過程的關鍵信息全部打印成紙質進行完整歸檔，致使歸檔學籍信息不完整、缺乏真實性。endprint

（3）教務系統中留存的學籍電子信息缺乏檔案的憑證屬性，難以發揮電子檔案的法律效力。教務系統中學籍電子信息大多是以動態的、數據字段的方式進行錄入、保存和交換使用，僅在最終瀏覽和界面顯示時才能在電腦屏幕上呈現出一個相對完整的頁面，而且系統中缺少學生、教師、教務管理人員在各關鍵業務環節中的真實簽名，僅僅通過系統幾乎難以判斷和證明學生成績、論文查重、論文導師審核等關鍵信息的真實性、有效性和內容原始性。如何按照檔案要求進行歸檔，教務部門和檔案人員都很困惑，學校的信息化技術支持、數據管理和IT服務部門也都無暇顧及。

（4）高等學校學歷認證和信息服務工作難度大，難以滿足社會服務的多元化要求。隨著近年來學籍造假事件的頻發，高等教育學歷認證服務的社會需求越來越大，如何充分利用數字校園的電子學籍資源，由教育部牽頭，引導和協同高等院校從全局角度，開展頂層設計，建立學籍認證服務的電子化認證通道和可信服務體系，方便用人單位聘用員工和大學生就業，是教育部門和高等院校急需聯合解決的服務社會、有益民生的大問題。

二、電子學籍可信管理的思路與方法

當前，高等院校已經進入數字乃至智慧發展的新時代，高校檔案管理更應與時俱進，考慮用現代化手段和方法接收和管理檔案，保持學校記憶完整性和校園文化傳播的連續性。早在1996年，國際檔案大會在中國召開，國家檔案局就專門成立了電子文件歸檔和電子檔案管理研究領導小組，組織相關力量集中研究和制定了一系列相關規范和標準，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T 17678.1～2—1999）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/ T18894—2016）等用于引導和指導全國各個行業開展電子文件的科學管理。2008年7月26日溫家寶總理對中國人民大學馮惠玲教授帶領的電子文件管理研究團隊提交給中國科學技術協會的《關于加強我國電子文件科學管理的報告》進行批示，要求相關部門認真研究和推進國家電子文件管理相關工作[3]。2008年9月中共中央辦公廳牽頭，由國務院辦公廳、工業和信息化部、國家檔案局、國家密碼局和中國人民大學信息資源管理學院等多個單位共同起草并發布了《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號文），建立跨部委的“國家電子文件管理部際聯席會議辦公室”制度，著重推動全國各個行業電子文件管理工作。目前已發布了《國家電子文件管理標準體系框架》《電子文件管理系統建設指南》和《電子文件管理系統通用功能要求》等相關國家標準和制度規范，正在引領和推進全國電子文件和電子檔案管理相關科研、工程、實踐工作的開展。其中有關電子文件憑證性研究的課題也在快速開展中，國內專家學者結合國家級相關課題研究，提出的憑證性保障方法[4]，促進電子文件的真實形成、完整歸檔和全過程可信管理工作的開展。

（1）確定學籍電子文件管理的關鍵業務過程。梳理學籍電子文件全生命周期各個階段的業務事項和關鍵事件，明確每個關鍵節點可能帶來學籍電子文件在元數據、內容、結構、屬性及其與其他文件之間建立關聯等方面的形成與變化。一個可靠的、安全的教務管理系統是需要采取身份認證、數據加密等技術手段，保障學籍電子文件在創建、形成、辦理、確認、交換和輸出等各個環節涉及的人員、時間、內容等關鍵記錄的真實性、完整性和有效性。

（2）明確學籍電子文件具有憑證屬性的構成要素。需要從檔案管理的角度，明確每一份學籍電子信息在系統設計、文件形成、整理歸檔和保管利用等各個階段的憑證屬性及構成要素、內容及其在系統中的存在形態，保障系統中形成的學籍電子文件在歸檔時能夠從內容、結構、元數據、背景信息和關聯要素等方面是真實的、完整的、有效的且安全的，確實具有憑證屬性。這需要在教務管理信息系統在規劃、設計階段時，就考慮檔案后保管的特定要求。

（3）明確學籍電子文件憑證性維護的整體要求。從學生學籍信息形成和檔案管理的制度、原則、策略、業務背景和過程控制等多個方面明確保障學籍電子文件憑證性的管理要求、技術要求。從系統實現學籍電子文件保存的技術格式、呈現方式和關鍵數據在各個業務環節的即時鎖定與訪問控制等方面明確科學管理學籍電子文件的系統功能要求。通常需要將管理要求、制度規范和技術要求等嵌入到系統中，實現制度的自動執行，降低人工干預的風險性。

（4）明確學籍電子文件憑證性保障的集成方法。安全、可靠的信息系統是學籍電子文件憑證性保障的生態環境，需要研究在哪些環節采用哪些適用的現代技術，對學籍電子文件形成過程中的關鍵要素、內容和重要信息進行真實性、憑證性保護，確保后續各相關節點的操作不能修改前期已經形成的歷史記錄。

（5）建立學籍電子文件憑證性認證的服務體系。學籍認證服務是教育部和高等院校，面向已完成學業的大學生和用人單位提供的一項惠民服務。科學有效的學籍認證服務體系的建立，需要由教育部牽頭，各高等院校協同參與，規劃和設計電子學籍全面管理系統，推行電子學籍證書認可制度，建立學業證書的可信服務體系，將是新的發展趨勢。

三、電子成績單全過程可信管理的解決方案

數字校園環境中，電子成績單是最具有原生性的一類典型的電子文件。本節以電子成績單為案例進行分析。

（1）梳理電子成績單全過程管理的關鍵業務事項。首先，對電子成績單生命周期全過程管理的業務事項和關鍵事件進行梳理，如圖2所示。一個學生在校期間的電子成績單的形成需要經過學生選課、（單科）課程學習與考核、一個學期的學習成績匯總與確認、畢業時全部學業成績的評估與考核、成績單歸檔以及歸檔后的管理和利用服務7個主要業務事項，每個業務事項中又包括多個關鍵活動，每項關鍵活動都有可能會影響到學生成績單信息的真實性、完整性和有效性。

（2）確定成績單檔案憑證屬性的構成要素。需要根據學生成績單檔案管理的要求，明確成績單的內容、結構、背景及其有效性構成要素，即構成成績單檔案的數據模型和憑證性概念要素。一份電子成績單顯示的每門課程的名稱、成績、學分、時間和老師等關鍵信息，以及學生學習期間學校的評分準則、方法或依據等背景性材料或文件等，在紙質環境下，成績單背面都會打印當時的評分制度，而在電子環境下這些制度性文件就是成績單檔案形成時的業務背景信息之一，需要與電子成績信息一起歸檔進行保存。endprint

（3）明確成績單檔案憑證性維護的整體要求。教師、學生、系級教務員、校級教務員和教務主任等是保障成績單中主要課程信息和得分結果真實性、完整性和有效性的重要角色。每門課程結束后，課程教師給分并確認提交后，后續的一系列操作都不允許再對該課程成績進行任何的變動和修改，每個學期的學習成績在本學期結束后也需要進行鎖定，后續任何人員或事項均不能對前一學期的成績進行修改，這就需要在系統中進行成績單信息的過程控制和固化處理。圖3提供了一種基于過程關鍵節點保障成績單憑證的一種方法，即采用了OFD或PDF版式文件對成績單信息按照學期進行歷史成績的鎖定、實現預歸檔，確保后續的每個階段都難以修改前一學期的課程信息。最終在各個學期結束后，系統自動形成一份完整的、覆蓋學生在校期間所有學期的電子成績單，通過采用時間戳、電子簽章等技術手段，確保成績單歸檔時內容的真實、完整、有效和安全。

（4）明確學籍電子文件憑證性保障的集成方法。基于CA證書方式是實現電子成績單安全保護的一種有效方法，通常需要教務系統與檔案系統在歸檔時進行基于數字簽名的身份認證和基于證書的簽名驗證，系統集成實現方案這需要對現有的缺乏憑證性留存和保障的教務系統和檔案系統進行升級改造。一方面需要在教務系統中增加PDF版式文件的自動生成功能，一方面需要采用時間戳、PDF/OFD簽章和數字簽名服務等技術。

（5）建立成績單的憑證性認證服務體系。成績單通常與學籍卡、畢業審批材料、畢業論文等一起為學籍認證提供數據支持和信息服務。因此需要高等學校將學籍卡、成績單、學位論文、學位審批材料以及學生畢業證書等實現一體化管理，以學生為單元進行學籍信息的集成管理，才能保障學籍認證服務的高效率、低成本，這將是未來數字校園、智慧校園建設的重要內容之一，也是高等教育面向社會提供學籍認證的突破口。

四、總結

數字校園環境下，學生學籍檔案的原生形態是數字的，紙質歸檔思維和方法已難以維系。紙質檔案管理相對粗放，且并不能夠完整記錄學生學籍全過程的各類重要信息，而且檔案部門在后續保管過程中還需要花費額外的人力、物力和財力進行紙質數字化加工，造成學校管理成本的極大浪費。另外，大量的歷史學籍信息滯留在學校教務系統中，也已經大大降低了教務管理信息系統的運行效率，增加了學校網絡信息中心的IT運行維護和數據備份的負擔，使得學校信息化建設的成本不斷增加。更重要的是，歷史的電子學籍信息滯留在教務系統中，以動態的數據形式進行存儲，得不到檔案化的、專業的管理和維護，為學籍造假打開了后門，必將極大危害我國高等院校的聲譽。本文的研究僅僅是起步，未來需要針對高等院校學籍檔案管理工作實踐，推行基于CA認證的學籍電子文件憑證性保障方法和實施路徑，建立電子學籍證書的認證的服務體系，面向社會提供更科學、更有效的服務。

*本文系國家社會科學基金委資助的課題《云計算環境下電子文件憑證性保障的原理與方法》（15BTQ079）和《我國數字檔案信息長期保存的策略保存的策略體系研究》（13CTQ051）階段性研究成果.

注釋及參考文獻

[1]華裔留學生成績單造假？500多名學生入學前被開除.[EB/OL] .[2017-08-02].http：//www.sohu.com/ a/161616737_490529.

[2]高等學校學生學籍學歷電子注冊辦法.中華人民共和國教育部，2014：20-21.

[3]馮惠玲，劉越男.電子文件管理國家戰略[M].北京：中國人民大學出版社，2011.

[4]薛四新.電子文件憑證性研究的現狀與思考[J].檔案學研究，2016（6）：91-95.

作者單位：清華大學檔案館endprint