淺談如何做好食品藥品監督管理部門執法案卷的歸檔工作

□ 郭 菁 孝義市食品藥品監督管理局食品藥品稽查隊

作為食品藥品執法痕跡的記錄，執法案卷是食品藥品監管部門檔案管理的重點，它真實地記錄了整個執法過程，反映了案件的真實情況，并具備法律定義或者法律效力。

國務院在“依法行政實施綱要”中明確要求：“行政機關要健全行政執法案卷評查制度。應當建立有關行政處罰、行政許可、行政強制等行政執法的案卷。對公民、法人和其他組織的有關監督檢查記錄、證據材料、執法文書應當立卷歸檔。”

執法案卷在食品藥品監督管理工作中的重要性

縣級食品藥品監管部門主要承擔的行政執法工作是食品、藥品、醫療器械、保健品、化妝品生產、流通相關領域的日常督查、抽驗、違法案件查處等。作為基層執法部門，目前的執法重點是查處貯存、銷售來源不明、超過保質期等不安全食品，假冒偽劣藥品、化妝品、保健品、醫療器械。

孝義市食品藥品監督管理局管轄區域共涉及17個鄉鎮街道，食品經營企業4 500余戶，流通企業2 000余戶，餐飲服務單位1 200余戶，藥品、醫療器械、保健品、化妝品企業1 000余家，僅2017年立案查處的案件就達200余起。這些案件處理所形成的執法案卷不僅是食品藥品監督管理實施職能的過程，更是食品藥品監管工作是否做好的基礎，執法案卷的質量不僅僅體現一線執法人員的水平和素質，更是對食品藥品監管部門執法行為的直觀記錄。

執法案卷既反映了監管部門執法活動的合法性，也是公眾監督執法部門活動的書面憑證，隨著國家食藥監總局對執法案卷的逐步規范，如何提高執法水平和執法案卷的規范性，是當前基層食品藥品監管執法部門需要考慮的一個問題。

當前執法案卷存在的問題

隨意 簡化案卷或者簡化某個程序中的環節

經常有執法人員將一般程序案件處理成簡易程序，執法文書不完整，不嚴密。有的執法人員不重視事前告知，隨意開出行政處罰決定書，不標注案件來源，沒有立案程序，導致案卷漏洞較多。

不重 視案卷的先后順序

執法文書排列前后顛倒，這樣的案卷作為執法痕跡和證據，很容易在當事人提起復議或訴訟后，因順序混亂，事實情節不連貫導致執法部門敗訴。

執法 案卷文書的制作不規范

歸納起來，主要為：記錄中錯別字較多，表述太過于口語化；簽名缺失，有的案卷只有一人簽名，有的案卷沒有分管負責人簽名；詢問調查筆錄修改后缺少當事人簽名；案件的來源記錄不明晰；對涉案物品的種類、數量、狀態等方面太過籠統、模糊不清；對當事人不服行政處罰決定的行政復議、行政訴訟的時限和機關交代不準確等。

如何提高基層執法案卷的制作質量

提高 檔案業務素質

執法案卷的第一手資料是基層執法人員形成的，大部分執法人員未經過專業的檔案制作培訓，案件質量參差不齊。應該讓專門的檔案管理人員就案卷制作進行相應的業務培訓，將檔案制作整理業務培訓擴大化。開展案卷評查活動，通過執法案卷的互評提出問題，查找自身不足，通過對比分析，形成一些優秀案卷，供大家學習參考。

制定 執法案卷制作規范

一個完整的執法案卷的歸檔應該制定歸檔規范和標準，具體由一線執法人員收集、完善、制作，法制人員進行內容把關，防止出現法律漏洞，檔案管理人員審核后進行裝訂，存檔。

執法案卷的組成部分

根據食藥監總局下發的行政處罰文書規范及孝義市食品藥品監督管理局執法實際情況，一件完整的執法案卷應包括以下各項。

立案 及審批

立案及審批的文件包括《案件來源登記表》和《立案審批表》。案件來源主要包括日常監督、抽驗、接群眾投訴舉報、上級機關交辦或下級機關請辦等幾類，案件來源應由案件受理者和負責人簽字。立案審批是由一線執法人員經初步核查，確認無誤后，報請分管負責人決定是否立案的文書，執法文書上執法人員應注明執法證編號，承辦部門負責人應簽字。

現場 檢查的各種文書

現場檢查的文書包括《現場檢查筆錄》《責令整改通知書》《詢問調查筆錄》《扣押物品審批表》《扣押決定通知書》《扣押物品清單》等。《現場檢查筆錄》是重要的證據來源，第一時間記錄了監管部門的日常檢查情況，檢查筆錄是在案件調查過程中，對執法現場所發生情況的第一時間的記錄文書，應當由被檢查單位負責人簽字確認并按手印，應注明執法人員身份、證件名稱、證件編號及檢查目的。《責令整改通知書》應注明違法法律的具體條款及整改內容和要求。《詢問調查筆錄》應詢問當事人是否申請回避，是否對違法行為有異議。扣押相關文書應由分管負責人簽字，注明扣押期限，并附扣押物品清單，當事人簽字、按手印。

案件 調查報告

案件調查報告包括《案件調查終結報告》和《案件合議記錄》。《案件調查終結報告》是執法人員在案件最終調查后所撰寫的報告，其內容一般包括當事人基本情況、案件來由、違法的事實及認定違法的證據，當事人的陳述，執法人員的調查經過等，擬給予行政處罰的，還應注明所適用的法律法規依據并給出處罰建議。調查報告出臺后，應召集所有承辦人進行合議，形成《案件合議記錄》。

行政 處罰告知

行政處罰告知包括《行政處罰事先告知書》《行政處罰決定審批表》《行政處罰決定書》《沒收物品憑證》《沒收物品清單》《送達回執》等。在做出行政處罰決定之前，應告知處罰對象，指出處理結果，并允許其在3天內到相關部門陳述、申辯。《行政處罰決定審批表》應由法制部門負責人審核簽字。《行政處罰決定書》必須寫明當事人存在的違法事實、經調查取得的相關證據、違反了哪些法律條款、執法部門對當事人進行處罰的依據、行政處罰決定的內容，包括處罰的方式、罰款的金額、交罰款的時間等，同時將收取罰款單位、地址、繳納期限等予以告知。當事人可以對處罰結果提起行政復議或訴訟，決定書中應告知復議和訴訟途徑、方法和期限等。需沒收物品的出具《沒收物品憑證》并附《沒收物品清單》。送達相關文書后，應收回當事人簽字的回執。

行政 處罰的實施

行政處罰的實施文件包括《行政罰沒款收據復印件》《沒收物品處理審批表》《沒收物品處理清單》。扣押物品登記造冊后存入庫房保管，行政罰沒款由被處罰對象交至財政統一賬戶后將相關票據交回執法單位的財務部門，處罰對象因特殊原因可由執法部門代收代繳，但手續必須齊全。

結案 報告

應當說明案件原由、來源、被處罰單位（人）、法定代表人（負責人）、立案日期、處罰日期、文書號、結案日期、處罰種類和罰款額度、執行結果等內容。未給予行政處罰的，應當寫明理由。

執法案卷的制作要求

完整、準確、規范，符合檔案管理各種規范是執法案卷制作的主要要求。現在多采用填寫式文書，填寫時候要做到案卷干凈整潔，不隨意涂改，字跡清楚，根據需要勾選有選擇項的內容，必須清楚標注日期和簽名，兩聯以上的文書應當使用無碳復寫紙印制，并標注聯號。當事人認為現場填寫的筆錄文書有出入的，確需修改的，應當在修改處由當事人簽字并按指紋。

執法案卷的裝訂

將案卷文書按順序排列好，在右上角標注好頁碼，將案卷封面、卷宗目錄填寫完整，一般采取“三孔一線”法進行裝訂。按案件的重要程度可分為永久保管、30年、10年，在案卷封面上蓋歸檔章，標注全宗號、類目號和案卷號。涉及金額較大，當事人較多，案情較復雜的案件，均建議永久保存。案卷經檔案管理員檢查后簽字，與業務科室檔案保管人員進行交接。

執法案卷的管理

根據本單位的《執法案卷保管制度》，對執法文書進行管理。部分執法文書事先蓋好印章，應實行領取登記制度，防止丟失。歸檔后的執法案卷移交檔案室保管，不得隨意借出，確有工作需要，需分管負責人簽字后借閱，不得隨意復制，不得涂改。歸檔方式采取“一案一卷”，因執法產生的照片、錄音、錄像等實物證據，隨執法案卷歸檔，標注制作人、時間、地點、內容等。