淺談加強基層事業單位基建檔案管理

郭奕婷

摘要：基建檔案是基建工程項目活動中形成的重要文件資料，能夠起到規范標準、保障質量的作用，在未來改擴建項目中不僅能夠為施工建設提供一定的參照信息，還有助于問題的溯源和解決，因此基建檔案不僅應該良好地建立，還應該采取一定的管理工作。但是目前，在基層事業單位基建檔案管理上還存在著很多問題，通過提高全員認識、推動檔案管理建章立制、標準統一、加強檔案管理人員的培訓，能夠更好地保障基建檔案管理的工作質量，推動檔案管理工作的規范、完整和標準。

基建檔案的構成包括文檔和圖表，隨著信息科技的發展，聲音和視頻也被納入到基建檔案的組成之中。基建檔案主要對單位的建設和維修等信息進行記錄。這些信息通常具有一定的價值，會于后期的項目維護和居民生活都產生聯系。從這一角度來看，雖然基建檔案管理不會直接參與建設工作，但是對工程建設卻有著非彼勛章的作用，因為它貫穿全部流程，有一定的指導作用，同時還能夠為監督工作提供必要的材料。它既能真實反應基建項目建設的全過程，又能幫助項目在未來修繕、出現問題等情況時實現可參照、可追溯，是建設過程中非常重要的依據和憑證。基建項目建設過程中需要涉及到的各參與方非常繁多，這主要是又基建項目的復雜性決定的，因此基建項目檔案繁多且復雜，缺少任何一環節都會對未來的項目建設和追溯產生非常不好的影響。因此，在項目建設和管理中必須要加強對基建檔案的管理。

下面我們將先從基建檔案的類型和特點、以及當前基建檔案的管理現狀進行分析，從而得出結論，如何加強對基建檔案的管理。

一、基建檔案的主要類型

1、基建文件材料

基建文件材料主要是指事業單位在準備階段所形成的相關材料，通常包含項目的基本信息。

2、施工文件材料

施工文件材料主要針對施工階段而言，包括施工階段的用料信息和施工情況介紹。

3、竣工文件材料

竣工文件材料所涵蓋的主要是竣工驗收等內容，其中還包括對電氣工程等方面的信息記錄。

二、基建檔案的主要特點

1、專業特征顯著

基建檔案具有很強的專業性，例如在施工中會形成相應的施工許可證需要由專業人員完成，內容和形式上有嚴格的要求和標準。

2、體系性和完整性較高

基建檔案需要對整個項目工程的信息和材料進行記錄與管理，因此是對一個基建項目最宏觀的管理，具有很強的系統性和完整性。

3、基建檔案材料要求具有可追溯

基建檔案真實地反映了施工過程和記錄，必須具備較強的可追溯性，需要在較長時期內用于歷史考查，或者未來基建項目翻新、改造的參考和依據，也可作為質量等級評定的依據。

4、形成周期比較長

基建工程與其他的工程不同，其本身的周期就比較長，作為配套的基建檔案，其形成周期也必然與基建工程的進行時間成正比。加之完整的基建工程會涉及許多不同的項目，這些項目在形成的過程中又需要不同單位和部門的配合，因為各個部門需要共同花費很長的時間才能完全完成，因此對基建檔案的管理周期跨度也是較長的。

三、當前基建檔案管理現狀

基建檔案管理具有非常重要的作用，尤其在改擴建項目中，通過對過去檔案的查閱，可以有效減少工作量，確保按時完成，并節約資金。但是，目前事業單位基建檔案管理工作中普遍存在著如下問題：內容單一，載體多樣。隨著經濟和技術的不斷發展，基層事業單位檔案管理工作的內容和形式也發生了很大的變化，電子檔案等科技手段也被廣泛應用，但我們很多的基建檔案工作人員還是按照傳統的思維和工作方式，已不能適應目前需求，同時造成效率落后和資源浪費，而檔案資料也沒有被充分利用。

四、基建檔案管理水平提升的策略與意見

基建檔案所包含的內容比較多，而且又涉及到與不同單位之間的銜接和居民的生活，雖然沒有直接參與施工建設的，但是基建檔案所起到的作用確實非常基礎的。但是在世紀的管理過程中，管理人員的素質和管理方法都會對基建檔案的管理產生一些影響，因此促進基層事業單位的檔案管理工作水平提升可以通過以下方面來開展。

1、提升基建檔案管理工作的規范性

規范基建檔案管理工作首先要從思想上樹立規范的概念，這樣才能確保基建檔案管理工作能夠在規范思想的指導下進行。除此之外，還需要把基建檔案的建設與管理進行流程化的規范處理，這樣才能保證整個項目進行的過程中，其檔案歸檔是具有規范性的。同時要保證歸檔檔案資料的準確和具體，更要明確有關人員與部門的職責，通過制度將基建檔案工作落實到實處。

2、建立健全基建檔案管理制度

基建檔案管理工作應根據國家相關的規定和制度，明確基建檔案管理的范圍和內容、檔案建立的標準。同時，在保存的過程中要注重其時間的準確性，而移交和借閱也應該遵循一定的規章制度，讓基建檔案的使用流程更加具體和合規。

3、加強對基建檔案管理相關人員的培訓

基層單位的檔案管理工作除了與領導重視、提高全員意識和健全檔案管理制度有關外，還與檔案管理相關人員的工作技能和專業程度息息相關。除此之外，還應該注重對基建檔案管理人員的培訓工作，我國已經有《檔案法》出臺，這意味著基建檔案管理工作也應該符合檔案法的要求，如果基建管理人員對《檔案法》的了解程度不夠，則很容易導致工作的失誤，甚至觸犯國家的法律。在各部門之間達成嚴格檔案管理的共識，嚴把質量關，緊密結合工作進度，在每一個環節跟進和督促檔案管理工作的落實。

結束語

基建檔案貫穿著基建項目的全過程，是基建項目過程的記錄和追溯，必須堅持遵循相關法律法規，加強和規范全員意識，職責明確、落實到人，同時建立健全檔案的管理制度，明確檔案的標準、步驟，提高檔案管理的效率。另外，提高檔案管理人員的職業素養和責任意識。只有這樣，才能將基層事業單位的檔案管理工作落到實處，做實做細。

參考文獻

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