商務日語函電寫作中的問題及對策探討

（樂山師范學院）

在商務工作方面較為常用的信函主要包括：詢問函、請求函、回復函、聯系函、商洽函以及告知函等等。在眾多的信函中所包括的主要元素是要做到精確、簡潔、禮貌、具體以及體諒等。然而，對于商務日語信函的寫作不僅僅要包含以上幾項要求以外，還要全面的注重日本這一國家的國情、以及其生活習慣與商業思維方式等等。因此，對有關于商務日語函電的寫作等方面也提出了更加嚴格、更加規范化的要求。本篇文章主要針對商務日語函電中所要運用的詞匯、語句、語篇等眾多的語言表達方式，來分析并總結有關于商務日語函電文體的基本寫作特征。

一、商務日語函電的文體特征

(一)詞匯特征

對于商務日語函的寫作其文體的不同所運用的詞語也存在一定的差異性，但其要運用的詞語必須要能夠顯著的體現出文體所要表達的色彩。以下將主要從專業術語、鄭重語以及縮略語等方面展開敘述。

1.專業術語

商務日語函電的主要運用場合為外貿實務活動中其所運用的信函，主要是與外貿實務相結合的一種綜合性的文體?？紤]到其運用的場合，因此在這一寫作過程中所運用的詞匯必須是與外貿實務緊密關聯的專業性的術語。且所運用的這些專業術語在普通的信函中是不常見或者看不到的。例如：「荷為替手形」、「取り消し不能信用狀」等等在商務日語函電中就是常用的外貿專業性術語。因此，要想全面的掌握商務日語函電的寫作，首先要對其常用的專業術語所代表的意思有精確的理解。

2.縮略詞

在商務工作中運用商務日語函電的主要對象為眾多的中日商務領域當中的不同層次的專業性人士，這些人士深諳商務工作中效率至上、時間就是金錢。因此在展開具體的商務工作中為了提高商務工作效率，在展開商務日語函電的使用中，往往為了提升效率在使用專業術語上運用縮略詞，因此，只有本專業的人士才能識別這些詞匯。

例如：「D/P」和「D/A」就分別是「支払時書類渡し手形」和「引受時書類渡し手形」的縮略形式。這些常用的縮略詞已被商務領域中的專業人士廣泛的接受并運用，這些縮略詞的出現不僅使商務日語函電的寫作更加的規范，也極大的提升了商務工作效率。

3.鄭重語

所運用的商務日語函電都是以書面的形式傳送于商務交易活動中具有較強影響力的專業人士之間。因此商務日語函電的書寫一定要講究禮貌、正式且謹慎。大部分的商務日語函電中鄭重語的廣泛應用就顯著的表明了這一要求。例如：「早急に」（すぐ）、「誠に」（本當に）、本日（今日）、少少（ちよつと）、拝見（読む）、この度（今度）等。括號中存在的詞語過于口語化，缺乏商務日語函電所要求的禮貌與鄭重性，因此在商務日語函電的寫作中不可運用。

(二)語句特征

1.復合句的出現率高

在商務日語函電中其結構較為復雜且所運用的復合句較多，這些復合句的應用不僅可使收件方明確事情的先后順序，還可使整個電函的行文更加的縝密，使行文更加具有邏輯性，從而使其更加的正式。

例如：4月9日付けのオフアーシートを拝読し、早速ユーザーと検討しましたが、この値段が広州の同類製品より10%以上も高いので、當方としてはどうしても受け入れられません。

因為在商務日語函電的書寫中運用復合句可使行文更加的周密，因此被廣泛的運用。然而，這并不意味著商務日語函電對于使用結構簡單、簡潔明快的簡單句的排斥。事實上，商務日語函電的寫作主要是以復合句為主，以簡單句為輔展開寫作的一種較為特殊的文體。

2.省略句的使用

在商務日語函電寫作中，省略句可以說是一種具有顯著文體功能的句子類型。因為省略句的整體句式結構較為緊密，所表現的意思較為突出，能強烈的表現出言簡意賅的效果。對于此類型函電的寫作，使用人為商務人士，其往往更加講究工作效率，因此，在寫作中往往會通過這一形式來吸引對方的關注，并引導其繼續下去。從這一點來說，商務日語函電與普通的信函存在著一定的差異。商務日語函電中包含著“件名”也就是函電的標題，他直接決定著能否吸引對方的注意力。大部分的“件名”基本都為省略句的結構，運用的主要目的就是為了突出函電所包含的內容，進而吸引交易方的注意。因此，在大部分的商務日語函電中常常會看到此類型的“件名”：船積み通知 新製品ご紹介の件○○協定書について。

3.陳述句和祈使句的使用率高

不同的句式結構有著不同的功能特點，基本的句式結構可分為疑問句、省略句、感嘆句、陳述句、祈使句等等。在商務日語函電寫作的過程中選擇的句式結構因文體的不同也會有所側重。因為大部分的商務日語函電的寫作目的都是為了陳述某一存在的事實與具體情況，以及對事件的個人看法，因此，在商務日語函電中基本上運用最多的句型為陳述句。此外，商務日語函電大部分除了陳述一件事實以外還會提出請求或者要求，因此表示請求的祈使句的句型使用的頻率也相對較高。因為如果想要表示請求或者要求放入意愿，如果運用陳述句往往會顯得沒有禮貌或者表述生硬且沒有足夠的說服力。在這種情況下選用祈使句往往會增強說服力且表示出委婉與客氣。例如：各條項をご確認の上、署名捺印して中の一部をEMSでご返送お願います。なお、この度の商品は季節物ですので、早急にお手配の上、契約書に決められた品質のものを、10月15日までに積み出されるようお願いします。

4.敬語語句使用較多

以上所提到的商務日語函電的形式基本上都是書面的形式，且是傳送于交易雙方之間極具影響力的專業人士之間的。因此，不僅僅要注重所選用的句式結構與用詞，還要更加的注重語句的使用。例：皆様には、弊社へのご用命（注文）をいただければ幸いに存じます。何かお問い合わせがございましたら、いつでも弊社にご連絡くださいますようお願い申し上げます。

在商務日語函電中運用敬語能夠很好的體現出寫信人對于收信人所要表達的敬意，有利于促進交易雙方之間的良好的合作關系，為其展開交易營造良好友善的氛圍，為其商務活動的順利展開奠定堅實的基礎，這一點也是適合商務日語函電的寫作以及使用的目的。

（三）語篇特征

商務日語函電作為一種客戶之間業務聯系的一種公函，書寫格式一定要規范化與嚴謹化，內容一定要簡潔明了。此外，函電在后續的商務往來中也具有至關重要的作用。正是由于所存在的這一系列的因素，商務日語函電的整篇結構的銜接等也具有獨特之處。

1.語篇整體結構嚴謹

商務日語函電的整體結構主要為發信編號→發信日期→收信人→發信人→標題→起首語→寒暄語→正文→結束語等部分所構成,就其整體結構而言，既規范、嚴謹又一目了然。在商務日語函電中所運用的寒暄語具有固定的格式，因此，不需要在其上面下太多的功夫，因為它的寫作意圖僅僅是把某一事件或者寫信的意圖精確的告訴對方就可以了，因此，寒暄語的使用不需要過于講究。往往都會使用一些固定的、常見的寒暄語。例如：

（1）毎毎格別のお引き立てをいただき、ありがたくお禮申し上げます。

（2）貴社一段とご発展のこととお喜び申し上げます。

2.正文以結、起、承為原則

商務日語函電與普通信函的寫作順序也具有較大的差異，前者是將工作效率放在首位，而后者往往將目的放在末尾之處。例如：さて、さる平成0年0月0日に貴社にご依頼しました、弊社のぺラントの整備點検は、現在に至るまで、まだ履行がなされておりません。弊社としては、安全な環境下での企業活動を実施するために、ぺラントの整備點検は欠かせめものとなつております。したがいまして、契約に基づく速やかな履行の実施をお願い申し上げます。

上述這封函電就是在寫作的開頭直截了當的表明了要表述的事情，隨后表明了這件事情對于己方的重要并提出了要求，主要是按照結、起、承的順序書寫的。

3.接續詞的使用較少

在商務日語函電的書寫中，接續詞有著重要的銜接作用，然而，如果接續詞運用的過多便會使語篇顯得冗長，復雜且缺乏簡潔性。因此，會直接或者間接的影響到閱讀人的工作效率，然而，商務日語函電為了節約閱讀時間提高效率，接續詞往往運用的較少，且多為「さて」「しかしながら」「ので」「したがいまして」「なお」「ただし」等部分固定的接續詞。例如：さて、さる平成0年0月0日に貴社にご依頼しました、弊社のぺラントの整備點検は、現在に至るまで、まだ履行がなされておりません。弊社としては、安全な環境下での企業活動を実施するために、ぺラントの整備點検は欠かせめものとなつております。したがいまして、契約に基づく速やかな履行の実施をお願い申し上げます。

該函電中只出現了“さて、しかしながら、ために”三個接續詞。通過這部分接續詞的運用可使整個函電更加的主次分鳴、條理清晰、更容易閱讀與理解。

二、商務日語函電寫作中容易出現的問題

（一）假名輸入錯誤

在展開相關的商務日語函電的寫作訓練開始之前，首先要讓學生熟練的掌握日語的輸入法。與大部分日語課程中的寫作、精讀、泛讀以及翻譯等相關課程存在的最大的差別是，商務日語的寫作作業主要是依靠電腦來展開日語輸入的。對于大部分已經完全習慣運用筆書寫的學生而言，迅速的掌握一些片假名、平假名的輸入方式對于其整個學習商務日語函電的過程中，是存在的一個具有一定難度的難題。尤其是對于一些長音、撥音以及促音等方面的輸入錯誤，極有可能會對整個商務函電文件的理解造成一定的誤解，進而產生一定的損失，因此，對于此部分內容一定要多加學習，重點練習。

(二)格式不完整

一般較為完整的商務日語函電的文件主要包括発信番號(文件編號)、受信者名と発信者名(收信人和發信人)、件名(題目)、頭語(開頭語:敬啟、敬復、前略等)、本文(通知對方的內容)、末文(結尾的寒暄語)、結び語(敬具、以上、草草等)、副文(附件:又具、再啟等)等相關內容。文件編號、日期、與發信人既可以寫在文本的上方也可寫到文本的結尾之處。此外，其書寫的格式主要有橫格和豎格兩種。后者往往更多的用于注重禮節的社交性文件。例如:賀信和吊唁信等。文件的編號應靠右書寫，主要是為了更方便的查找與留作證明。收信人基本都是靠文本的左側書寫，如果收信人為個人要在后邊加上「様」、「殿」等，如果收件人為公司或組織要加上「御中」。發信人如果有職位要寫出自己的職位，一般書寫位置靠右。此外，在書寫日語商務函電的正文時，基本上是每個段落的第一行要空一格，然而，受漢語書寫格式的影響，大部分學生在書寫時，往往會習慣性的空兩格。書寫商務日語函電的完整性既可表達自身的意愿與目的，也是對交易方的一種尊重，然而，大部分學生在書寫中往往忽略了寒暄語、結束語等一些禮節性的書寫內容。

(三)內容方面

1.用語不規范

在商務日語函電的書寫中多用專業術語與書面語，使函電更加的規范與嚴謹。尤其是對于寒暄語與結束與的使用都有固定的說法與結構，寒暄語多用「平素は格別なお引き立てをいただき、厚くお禮を申し上げます(平日多蒙關照，表示衷心的感謝)」等表示感謝與祝愿的話語。結束語多用「今後ともご高配を賜りますよう宜しく申し上げます(今后也請多多關照)」等表示請求或者「まずは取り急ぎお詫びかたがたお知らせまで(此冒昧并向您致歉及通知)」等道歉或確定的內容。

2.語言啰嗦

在善舞日語函電的寫作中所運用的詞匯一定要可精確的表述出其寫作的目的，因此語言一定要簡潔明了。內容較為冗長且重復是其寫作中必須禁忌的一點。且在寫作的過程中一定要避免對原因以及目的做更多的說明，且要盡量的使用簡短的句子。

3.忽視敬語的使用

盡管商務日語函電的寫作要求內容要簡潔明了，但這以要求并不是代表簡潔就要簡短，其意思是保證函電所要表述的內容完全的情況下盡可能的使用簡短的句子。如果在使用簡潔的句子時會使文本有失禮貌，那么首要的要選擇禮貌而非簡潔。然而，大部分的學生往往容易忽略了這一重要的因素，還可能在寫作中沒有運用敬語的習慣，從而在展開日語函電的寫作中也往往容易忽略了這一重要的因素。例:時間がありませんので、できるだけ速く返事してください。(時間不多了，請抓緊回復)本當にすみませんが、今回ご注文した商品は著荷と同時に支お金を払うようお願いします。(不好意思，請在收到本次訂貨的同時付款)

以上兩句話無論從想要表述的意思上還是語法上都沒有錯誤，但并沒有運用敬語，從而是語言不夠正式，缺乏對收信人的尊重，進而影響兩者間的合作關系。上面兩句話可改為:日數がございませんので、至急ご検討の上ご返答賜りますようお願い申し上げます。誠に申し訳ございませんが、今回ご注文いただきました商品は著荷と同時に代金をお支払いいただきますようお願い申しあげます。

四、商務日語函電寫作的方法和技巧

（一）開頭語和結束語的書寫技巧

商務日語函電發給商業合伙人的文書都有固定的格式，一般開頭語都為（拝啓/謹啓/拝復/急啓/前略等）、季節寒暄語（初春の候/晩秋の候/厳しい寒さが続いておりますが/今年もわずかとなりましたが等）、問候寒暄語（貴社ますますご清栄/ご発展/ご繁栄のこととお喜び申し上げます等）、感謝寒暄語（平素は格別のお引き立て/ご厚情を賜り/厚く御禮申し上げます等）、結束語（敬具/敬白等）。在進行商務日語的寫作中往往都會使用Word文檔，在Word文檔中輸入開頭語“拝啓”或者“拝復”，然后按一下enter鍵，Word頁面便會自動在文檔的下一行跳出結束語“敬具”，與此同時，也會出現出日語問候語供我們選擇。此外，在寫作中還可根據當時的季節類選擇與之相適應的季節寒暄語，并根據自己公司與對方公司的實際情況來選擇問候與感謝相關的寒暄語。比如，如果在11月初要書寫一份商務日語函電，并發給經常合作的商業伙伴可以選擇 “晩秋の候/貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます/平素は格別のご高配を賜り/厚く御禮申し上げます”等。

（二）正文內容的書寫技巧

1.抓住“6W2H”

商務日語函電的內容一定要精確無誤，因此，要僅僅的抓住“6W2H”，即“When（何時）”“Where（何地）”“Who（誰）”“Why（為什么）”“What（干什么）”“Who（對象）”“How much（價格）”“How many（數量）”，這 8 個要素。需要注意的是“How much/many”所表示的分別為期限、期間、數量等，在寫作中盡量的使用年、月、日等一些具體的數字來進行表示，避免表述。比如說，“至急ご回答ください”最好寫成“今日中にご回答ください”，“若干名”最好寫成“2-3名”，“相當時間かかります”最好寫成“三年ほどかかります”，“昨年並みの業績”最好寫成“昨年比 1%増”，“莫大な費用”最好具體量化為“○○萬円”等。

2.書寫簡潔

書寫內容要注意以下幾個層面：（1）重要的條例要單獨分條書寫，切忌使用長段落（2）盡可能的多使用一些簡短的句子，避免使用結構復雜的長句（3）語言進行表述存在一定困難的，可用圖表的形式進行表述（4）盡可能的避免使用片假名、雙重否定等（5）根據文書的內容，將文體統一為“です·ます體”或者“だ·である體”。（6）盡量不要使用“～と考えられる”“～と思われる”“～のではないだろうか”“～かもしれない”等模糊的說法。

3.凝練語言，表意清楚

要想使文本內容簡潔，要注意縮略語以及規范用語的使用，避免使用容易引起誤解的表述，如「……かもしれない」、「……と見てよいだろう」、「……と言えるのではないだろうか」、「……然るべき措置を」等。

4.正確使用敬語，注重禮貌得體

在寫作中要注重敬語的使用，大方得體的敬語的使用有助于獲得對方的好感，為對方留下一個很好的印象進而建立長久穩定的合作關系。

結束語

總而言之，商務日語函電的寫作格式上一定要規范，內容上一定要簡潔明了。其寫作格式是否正確以及內容是否精確直接的影響著商務上的合作以及商務活動的順利展開與進行，影響著公司的形象，進而影響著自己的前途。因此，要不斷的學習與練習商務日語函電的寫作詞句以及結構，熟練額掌握不同的專業術語所表述的意思以及不同的語句結構的使用場合，加強自身的責任感，為更好的展開商務日語函電的寫作奠定堅實的基礎。