加強(qiáng)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案歸檔管理實(shí)踐要?jiǎng)?wù)

吳國(guó)萍/浙江省腫瘤醫(yī)院

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育是醫(yī)學(xué)教育體系的重要組成部分，開展繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育能夠使在職醫(yī)護(hù)人員不間斷地學(xué)習(xí)與本專業(yè)相關(guān)的新知識(shí)、新技術(shù)，使他們適應(yīng)衛(wèi)生服務(wù)最新要求、全面提升職業(yè)素質(zhì)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案真實(shí)記錄了與繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育相關(guān)的政策信息以及醫(yī)護(hù)人員接受繼續(xù)教育的詳細(xì)情況，還能為醫(yī)護(hù)人員年度考核、職稱評(píng)審等提供依據(jù)。繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案一般分為三類：一類是政策性檔案，包括國(guó)家、浙江省關(guān)于繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作指導(dǎo)意見、學(xué)分授予管理辦法等政策類文件；一類是項(xiàng)目類檔案，包括每年公布的國(guó)家級(jí)、省級(jí)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目申報(bào)資料、項(xiàng)目總結(jié)等文件，以及反映醫(yī)療機(jī)構(gòu)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育開展情況的綜合統(tǒng)計(jì)資料；還有一類是繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育學(xué)分類檔案，包括醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育對(duì)象Ⅰ、Ⅱ?qū)W分匯總表、學(xué)分達(dá)標(biāo)情況統(tǒng)計(jì)表、醫(yī)護(hù)人員赴外省參加繼續(xù)教育項(xiàng)目學(xué)分證復(fù)印件及其他證明材料等。必須做好繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案歸檔工作，確保檔案完整性與準(zhǔn)確性，為醫(yī)院深入推進(jìn)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育各項(xiàng)工作提供參考。

1 當(dāng)前歸檔工作存在的問題

一是需歸檔材料移交不及時(shí)。以筆者所在醫(yī)院為例，醫(yī)院負(fù)責(zé)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目的人員對(duì)檔案歸檔要求不明晰，且缺乏及時(shí)歸檔意識(shí)，造成需歸檔材料移交不及時(shí)。二是需歸檔材料不完整。如，醫(yī)護(hù)人員參加省外各類繼續(xù)教育項(xiàng)目后沒有及時(shí)填報(bào)相關(guān)材料，造成這部分檔案缺失；醫(yī)療機(jī)構(gòu)舉辦繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目時(shí)，往往重視收集授課專家的資料，不重視收集學(xué)員的信息登記、項(xiàng)目執(zhí)行情況匯總材料等，也不注意對(duì)歸檔資料完整性進(jìn)行審核，導(dǎo)致項(xiàng)目歸檔材料不完整；醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)學(xué)分管理不重視，報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)沒有專人管理學(xué)分登記，由參加項(xiàng)目的醫(yī)護(hù)人員自行登記信息，存在字跡潦草、信息不完整或不準(zhǔn)確等現(xiàn)象。三是需歸檔電子文件格式不統(tǒng)一。很多繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目類材料為電子文件形式，囿于類型和存儲(chǔ)格式雜亂，歸檔時(shí)難以讀取和統(tǒng)一整理。

2 加強(qiáng)歸檔工作的實(shí)踐舉措

2.1 加強(qiáng)歸檔工作宣傳。一是提高醫(yī)護(hù)人員對(duì)歸檔重要性的認(rèn)識(shí)，筆者所在醫(yī)院每年在新職工崗前教育和科主任、科教秘書會(huì)議上反復(fù)強(qiáng)調(diào)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案歸檔的重要性，提高職工主動(dòng)歸檔意識(shí)；二是明晰需要?dú)w檔的內(nèi)容，在OA內(nèi)網(wǎng)上發(fā)布并及時(shí)更新需歸檔材料名目，同時(shí)公布當(dāng)年醫(yī)院主辦的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目清單，以及《浙江省繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育學(xué)分授予與管理辦法》《繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目管理考核指標(biāo)》《浙江省腫瘤醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防控告知書》等管理辦法，供醫(yī)護(hù)人員查詢和學(xué)習(xí)。

2.2 配備專人負(fù)責(zé)歸檔前準(zhǔn)備工作。醫(yī)院每個(gè)臨床醫(yī)技科室配備一位科教干事，負(fù)責(zé)本科室繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案歸檔前材料收集，需收集的材料包括科室承辦的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目的所有資料；科室舉辦專題講座、進(jìn)行病例討論和手術(shù)示范時(shí)所用的課件；科室人員發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、反映獲得立項(xiàng)課題的材料。醫(yī)院科教科工作人員全程跟蹤繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目，配合承辦科室科教干事做好材料收集工作，并對(duì)材料進(jìn)行分類整理、對(duì)材料質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，如存在質(zhì)量問題及時(shí)返還檔案形成者，如未按時(shí)移交提醒移交；繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目完成后，將所有應(yīng)歸檔的材料接收進(jìn)來準(zhǔn)備歸檔。

2.3 做好電子文件歸檔工作。為有效應(yīng)對(duì)電子文件大量產(chǎn)生的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)電子文件規(guī)范存儲(chǔ)和便捷歸檔，筆者所在醫(yī)院對(duì)電子文件的類型與存儲(chǔ)格式進(jìn)行明確，在項(xiàng)目完成后將產(chǎn)生的所有應(yīng)歸檔的項(xiàng)目類和學(xué)分類電子文件匯總起來，錄入“全省繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育學(xué)分管理系統(tǒng)”，由科教科進(jìn)行審核，科教科還要統(tǒng)計(jì)全院醫(yī)護(hù)人員學(xué)分達(dá)標(biāo)情況并形成相關(guān)電子文件，最后將所有電子文件統(tǒng)一歸檔。

目前，筆者所在醫(yī)院利用繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案能夠清楚地了解每年舉辦的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目及每次項(xiàng)目舉辦的具體情況，包括哪些專家進(jìn)行授課、哪些人員參與培訓(xùn)、培訓(xùn)效果如何等，并能根據(jù)反饋意見有針對(duì)性地調(diào)整下一次項(xiàng)目的培訓(xùn)方向，有效推動(dòng)學(xué)科人才建設(shè)及新技術(shù)新項(xiàng)目的推廣。此外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層可通過檔案掌握各學(xué)科發(fā)展?fàn)顩r，并作出相應(yīng)決策。