企業檔案管理推動企業文化建設路徑探析

岳振廷/河南金龍精密銅管集團

企業文化建設對企業發展有很大促進作用，谷歌、阿里巴巴、騰訊、中國平安等知名企業非常重視企業文化建設，都將企業文化建設納入企業發展戰略。企業檔案管理是企業管理的重要組成部分，企業檔案客觀記錄了企業文化的發展歷程。應當深入分析企業檔案管理與企業文化建設之間內在關系，立足企業檔案管理探索企業文化建設的路徑。

1 企業檔案管理與企業文化建設的關系分析

企業文化是企業在長期經營和管理活動中形成的、為員工所接受和遵循的思想觀念、價值信仰、行為規范等，包括企業精神、企業價值觀、企業形象、企業戰略、企業管理制度等。其中企業價值觀是企業文化的基本內核，它決定著企業的發展方向、戰略目標、共同理想等；企業精神是企業文化在精神層面的表現形式，它影響著企業文化建設的內容、方式、范圍等；企業形象是公眾對企業的總體認知和整體評價，也是企業文化的重要表現形式。企業檔案管理是企業管理的重要組成部分，也是保存企業文化、開展企業管理的重要手段。隨著企業改革的進一步深化和現代企業制度的確立，檔案工作在推動企業各項工作開展、維護企業合法權益、促進企業文化建設等方面日益發揮出重要作用。

從本質上說，企業檔案與企業文化都是在企業管理活動和生產經營中形成的，都是為了服務企業發展，兩者之間有著密不可分的聯系。首先，企業檔案真實記錄了企業文化。一家企業在成立之初就開始積累企業檔案，企業的經營理念、發展戰略、重大事件等都會被真實地記錄在企業檔案中；此外企業文化建設需要從企業檔案中尋找參考資料、汲取“養分”，不斷完善企業共同愿景的構建、及時調整戰略目標等。以筆者所在的河南金龍精密銅管集團為例，金龍集團自1987年建廠以來就非常重視企業檔案管理，將集團在不同發展階段形成的多種文字材料和所獲得的榮譽證書、獎杯獎牌等進行歸檔并妥善保管，這些檔案成為集團開展文化建設的寶貴資源。其次，企業文化建設能豐富和完善企業檔案。比如企業開展教育活動、進行對外宣傳時往往會產生大量的資料，這些資料是企業檔案資料的重要來源。顯然，企業檔案和企業文化之間的關系是十分密切的。

2 企業檔案管理在企業文化建設中的作用探討

企業文化建設需要以企業檔案資料作為基礎，對企業歷史、企業戰略、企業管理等進行提煉、加工和再創造。企業文化建設如果離開了企業檔案管理，很可能會脫離企業歷史和企業發展現狀，變得不切實際，企業文化建設的針對性和有效性必然會受到影響。

2.1 加強企業檔案管理能夠為企業文化建設提供充足的資源

企業檔案記錄了企業發展、生產經營、戰略目標、重大事件等內容，亦記錄了與企業文化相關的內容。顯然，只有深入分析和挖掘企業檔案，通過企業檔案把握企業的經營理念、發展目標、競爭優勢等，才能更好地把握企業的文化精神、優良傳統等，并有的放矢地開展企業文化建設，提高企業文化建設的針對性、科學性和有效性。為此必須加強企業檔案管理，及時做好企業檔案收集整理工作，為企業文化建設提供充足的檔案資源。

2.2 加強企業檔案管理有助于展現企業精神

企業檔案生動再現了企業的發展歷程、展示了企業精神，特別是企業實物資料，如企業在各個發展階段獲得的榮譽證書、獎杯獎牌以及獲贈的名人題詞等，利用這些檔案舉辦展覽或編纂企業文化讀物，能便于員工了解企業歷史、企業文化等，并培養他們的企業歸屬感、提升他們的職業自豪感。金龍集團在集團建成三十周年之際舉辦了企業文化展，利用企業檔案作為展品，包括反映企業發展初期的紙質檔案、照片、視頻、集團獲得的獎杯獎牌、反映領導人考察集團發展情況的照片，系統展示了集團發展歷程、集中展現了企業精神。為此必須加強企業檔案開發工作，將反映企業精神的檔案資料進行整理與匯總。

2.3 加強企業檔案管理有利于提升企業形象

企業形象是公眾對企業的總體認知、情感態度、整體評價等的綜合反映，也是企業文化建設的重要表現形式。加強企業檔案管理能為企業形象建設提供原始性、權威性的資料與詳實的素材，提高企業形象宣傳的真實性、可靠性和針對性。如，企業的科技檔案像科研數據、實驗記錄、設計圖紙等，能夠很好地展示企業在產品研發、技術創新等方面所取得的成績，對于提升企業形象具有重要意義。此外，利用企業檔案資料編撰各種企業宣傳資料，也能很好地宣傳企業形象。金龍集團就利用豐富的檔案材料編撰了《企業檔案指南》《企業管理成果匯編》《企業創新之路》等，積極做好對外宣傳工作，充分展現了集團的內部管理情況與創新能力等，有效提升了集團形象。為此必須多舉措做好企業檔案利用工作，為提升企業形象提供檔案服務。

3 企業檔案管理推動企業文化建設的路徑研究

3.1 加強企業檔案文化建設

應當加強企業檔案文化建設，真正從企業文化建設的視角審視企業檔案管理，推動企業檔案管理從“重保管”向“重利用”轉型，具體措施如下。第一，企業檔案管理人員在日常檔案管理中應注重檔案的“文化性”，即將能夠展現企業精神、反映企業文化的檔案資料進行集中整理；第二，加強檔案編研工作，通過編寫《企業發展史》《企業文化建設》等文獻資料，展現企業發展理念、創業歷程、價值愿景等；第三，做好紙質檔案數字化工作，通過企業官網、微信公眾號等平臺集中展示企業檔案數字化成果，更好地展現企業文化，并充分利用音像檔案，多角度展示企業文化。

3.2 主動融入企業文化建設

開展企業檔案管理時要創新工作理念，充分認識做好企業檔案管理對于企業文化建設的促進作用，主動融入企業文化建設中。可建立“對歷史負責，為發展服務”的企業檔案管理機制，積極配合企業文化建設。如，金龍集團定期組織員工到集團檔案室參觀，讓員工深入了解集團的發展歷程、經營理念、價值精神、戰略目標等；利用舉辦“企業文化論壇”的契機，制作檔案文化產品，增加員工和社會公眾對集團文化的認可度。

3.3 貫徹以人為本的理念

企業文化建設涉及企業日常管理、企業生產經營、企業戰略等方面內容，其根本目的是為了增強企業的凝聚力、向心力，激發員工的積極性和創造性。顯然，以人為本是企業文化建設的基本內核，也是企業文化建設的價值目標。因此，也應將以人為本作為企業檔案管理的重要原則，具體來說應當做到如下幾點。其一，充分調動檔案管理人員的工作積極性，使其主動為企業文化建設提供檔案服務。其二，提升企業員工檔案意識，讓員工充分認識檔案與檔案工作的重要性，特別要讓員工認識到做好檔案工作能服務企業文化建設，鼓勵員工參與檔案管理，如及時將工作中形成的材料移交歸檔，或配合檔案管理人員開展檔案工作。其三，充分發揮企業檔案在企業人力資源管理中的作用，如用檔案記錄員工的業務能力、職業道德、工作態度等，為企業人力資源管理提供客觀、權威的信息，更好地培育企業的核心競爭力，為此還要針對企業的性質和特點，研究實現檔案信息資源整合共享的方法。