長三角地區跨館聯動機制下的民生檔案信息服務分析

李廣都/南京理工大學檔案館

今年3月，位于長三角地區的原浙江省、上海市、江蘇省、安徽省檔案局（館）分別代表浙江、上海、江蘇、安徽三省一市檔案部門在上海市檔案館簽訂開展民生檔案“異地查檔、便民服務”工作合作協議，這是建立跨省級行政區域綜合檔案館整體協作機制的重要嘗試，具有積極意義。

首先，此舉符合區域經濟社會發展現狀，并滿足長三角區域民眾異地查檔的客觀需求。長三角一體化發展迫切需要整合共享公共檔案資源，特別是需要整合共享民生檔案資源，更好地為經濟發展服務；目前三省一市人口流動日益頻繁，婚姻、養老保險、醫療、就業、不動產登記、知青、人事等民生檔案查檔需求快速增長。三省一市民生檔案實現“異地查檔、便民服務”，符合整個區域社會發展、人口融合的實際需要。其次，此舉推動各級綜合檔案館轉變服務方式和服務理念。如，浙江、上海兩地的綜合檔案館積極打破館際壁壘，已實現區域內所有綜合檔案館“館際協作、跨館出證”；其中浙江實現了“一網查檔、百館聯動”，在省內積極推廣，一些地市還將業務延伸到社區受理，讓數據“多跑路”、讓查檔百姓“少跑腿”。再次，此舉促進長三角地區綜合檔案館構建協同發展的新格局。長三角區域檔案工作協調發展，能最大程度地發揮浙江、上海兩地檔案工作的示范作用，引領綜合檔案館不斷探索跨區服務、整體聯動的新方法和新思路，努力開創長三角地區檔案事業快速發展的新局面。筆者結合長三角區域跨館聯動查檔機制的具體現狀，對跨館聯動機制下民生檔案信息服務進行簡要分析。

1 長三角地區跨館聯動查檔機制建立的前提條件分析

第一，推進綜合檔案館檔案信息化建設。隨著網絡強國戰略的深入推進，長三角三省一市檔案部門在信息化建設中投入大量人力物力，檔案信息化建設水平迅速提升，館藏檔案數字化率也越來越高，能夠滿足“跨館查檔、異地出證”的業務要求。

第二，建立省級行政區內的跨館聯動查檔機制。三省一市要建立跨館聯動查檔機制，每個省級行政區都要實現區域內所有綜合檔案館館際互動。目前，浙江和上海兩地所有綜合檔案館均已實現館際互動，并能提供跨館出證服務。以浙江為例，2017年11月浙江檔案服務網（www.zjdafw.gov.cn）正式啟用，目前全省98家綜合檔案館均已入駐，在全省范圍內實現了“一網查檔、百館聯動”。服務網上開設“網上查檔聯合大廳”，省內用戶使用浙江政務服務網的賬號就可以向全省各地任何一家綜合檔案館提出查檔申請，受理檔案館將在2個工作日內在本館館藏系統或檔案庫房中完成檢索，并將查檔結果通過平臺和手機短信反饋給用戶，并提供到館自取、快遞送達、電子郵件發送等利用方式。但江蘇、安徽尚未真正建立全省范圍的跨館聯動查檔機制，需要加快工作進程，盡早建立跨館聯動查檔機制。

第三，形成跨省級行政區的跨館聯動查檔協調機制。實現長三角地區三省一市跨館查檔服務，需要形成跨省級行政區協調機制。今年3月，浙江、上海、江蘇、安徽三省一市檔案部門正式簽訂工作協議，達成了民生檔案“異地查檔、便民服務”工作合作意向。根據協議，三省一市檔案部門將建立工作協調會議機制，探索開展綜合檔案館館藏民生檔案跨省市異地查詢聯動服務模式。應當注意，由于綜合檔案館的管理層級不同，因此從省級檔案部門簽署合作協議到建立覆蓋基層綜合檔案館的整體協作機制，需要一個完善過程，需要形成不同層級檔案資源整合和數據平臺對接的協調機制。

2 長三角地區跨館聯動機制下民生檔案信息服務的發展分析

2.1 分步推進綜合檔案館跨區及跨館服務進程

目前，三省一市建立了檔案工作協調小組，細化工作節點。浙江省檔案部門與上海市檔案部門已先行啟動實施跨省范圍的綜合檔案館整體聯動查檔服務，在統一的信息化工作平臺尚未建立的情況下，采用傳統傳遞手段開展民生檔案跨館查閱服務。江蘇、安徽兩省也將適時推進工作。此外在跨省級行政區聯動查檔整體推進中，可以鼓勵長三角的一些地市（區）綜合檔案館之間開展跨市（地級市）的館際聯動查檔，優先滿足部分地區群眾的查檔需求。如，在地級市（區）級層面，上海浦東新區可查詢到外省市10個地區的部分民生檔案，其中就包括長三角地區的杭州市、寧波市、南京市、合肥市等市的婚姻檔案或知青檔案，市民可就近在當地檔案館申請查閱利用檔案，受理申請的檔案館將申請表傳真給檔案所在地檔案館，檔案所在地檔案館查閱后寄回加蓋公章的復制件，其法律效力與原件等同。

2.2 將跨館查檔服務延伸到街道（鄉鎮）、社區（村）

目前綜合檔案館一直設置到縣級行政區，因此可利用政府網絡平臺將基層綜合檔案館的數字化資源服務延伸到街道（鄉鎮）、社區（村）兩級，方便基層群眾查閱利用檔案，提高基層政府治理能力和公共服務能力。將跨區聯動、館際協作的民生檔案查檔模式延伸到街道（鄉鎮）、社區（村），能夠最大程度方便群眾查閱民生檔案。

2.3 大力建設區域性民生檔案專題數據庫和數據共享平臺

第一，推進區域性民生檔案專題數據庫建設。區域性民生檔案專題數據庫建設是指在一定行政區或特定地理區域內，按照一個特定的主題將產生和接收的相關民生檔案數據集中建庫，并使數據庫具有主題明確、標準統一、關聯性強的特點。開展民生檔案專題數據庫建設需要進行統籌規劃，并規范數據的數據項、數據采集標準、數據上傳和交換要求等。綜合檔案館已保存了大量本區域民生檔案資源，因此建議區域性民生檔案專題數據庫由地方綜合檔案館負責規劃和牽頭推進，具體進程為：由省級綜合檔案館構建民生檔案專題數據庫（檔案數據中心）整體建設方案，市、縣綜合檔案館分別成立本級別的檔案數據分中心，負責將所保管的相關民生檔案數據進行分期整合并及時上傳至上一級檔案數據中心，最終形成省級的區域性民生檔案專題數據庫。目前許多城市的民生檔案專題數據庫，均由市級檔案局（綜合檔案館）負責規劃和建設；行業性較強的區域性專題數據庫，大多由本區域行業主管部門、檔案局（綜合檔案館）、政府信息化部門共同負責規劃和推進。

第二，建立跨省級行政區的數據共享平臺。專題數據庫必須依靠數據共享平臺，才能縮短跨館數據檢索時間，充分利用互聯網技術優勢實現檔案數據在線傳遞。囿于長三角區域性民生檔案專題數據庫和數據大平臺都未形成，浙江與上海還只能采用傳統傳遞的手段提供民生檔案跨館查閱服務，而且一般查詢結果還設定為于2日內反饋。如果要實現跨館查檔服務延伸到社區（村），那么必然會對數據平臺建設提出更高要求。

2.4 建立民生檔案資源體系和協調服務機制

實現長三角三省一市民生檔案跨館聯動查檔服務，需要建立跨省級行政區的民生檔案資源體系，才能提高跨區域、跨館的信息檢索效率。我國縣級以上行政區的各級綜合檔案館已經形成了完整的公共檔案資源體系，為建立跨省級行政區的民生檔案資源體系打下基礎。另外，長三角三省一市民生檔案“異地查檔、便民服務”，只是為群眾提供了檔案利用材料，群眾拿到檔案材料還需要去地方行政機構辦理業務，所以要確保跨區、跨館查詢出來的檔案材料具備法律效力、能得到地方政府部門認可，這樣才能真正滿足群眾的利用需求。因此要實現長三角區域民生檔案協作服務，還需要檔案部門與地方重點民生服務機構建立協調機制，解決好跨館查檔、異地出證檔案資料法律效力跨區域認可的問題，這就需要建立三省一市檔案工作協調小組，積極爭取地方政府的大力支持，建立民生檔案跨館出證的法律效力認證平臺和認可協作機制。