重提升檔案管理 樹公路行業標桿
——淺談公路行業檔案規范化管理工作

■ 趙文仙

項目建設檔案是公路建設項目的重要組成部分，貫穿于公路項目建設的整個過程，是公路項目建設的歷史記錄，真實的反映了項目建設的提出、建設、管理過程中形成的具有歷史保存價值的文件、圖紙、表格、照片及相關電子文件。保管好項目建設進度、質量、費用和項目安全管理等基本資料，對建成后的工程管理、維護、改建和擴建具有重要查考利用價值。同時，對于發生安全事故時對追查事故原因、責任劃分及認定起著關鍵憑證作用。可見，規范的公路項目建設檔案管理工作意義重大。

一、當前存在的主要問題

（一）缺乏對公路行業檔案工作的重視

公路項目工程上經常會出現重工程、輕檔案管理的現象，有些工程建設為趕進度、趕工期，一味地把工程建設當首要任務來抓，忽視了項目檔案工作應當與項目建設同步進行的原則，有時甚至錯過了檔案收集的最佳時期，造成項目建設檔案的缺失，給檔案收集管理工作帶來了較大的麻煩。

（二）崗位更換頻繁，檔案人員業務素質不高，公路項目建設檔案歸檔業務不規范

一是因工程建設有一定的時間期限，公路建設指揮部及施工單位普遍存在崗位不穩定、無專職的檔案員、頻繁更換檔案員等情況，而新檔案員需要較長的時間來熟悉和適應檔案工作，長久以往，不利于項目建設檔案工作的穩步發展及持續開展；二是因檔案工作的專業性較強，需要具有一定專業素養或者經過長時間工作，積累足夠的經驗的人才能勝任此項工作，否則業務不熟，專業知識匱乏，會出現檔案材料的鑒別、分類、歸檔混亂，還會出現歸檔因人而異，隨意性等，不能較好執行國家和省相關行業檔案標準，從而造成檔案歸檔混亂、錯亂等不規范的情況。

（三）檔案保管中存在安全隱患

一是工程項目建設中要做到庫房、閱覽室、辦公室三分開，有的施工單位無專門的檔案保管庫房，無檔案柜，這不但給檔案的安全保管帶來了隱患。同時，也違背了檔案保管最基本的防水、防火、防盜等安全要求；二是檔案的保管不規范還體現在沒有建立確保檔案實體和信息安全的制度措施上，把庫房當做倉庫、擠占檔案庫房的現象屢屢出現，甚至任何人都能隨意進入到庫房查閱檔案資料，檔案的完整與安全受到了威脅，難免會造成檔案丟失、損毀，甚至可能泄露國家和工作機密的情況，造成不可挽回的損失。

二、存在問題的主要根源

（一）對檔案工作重要性認識不夠

檔案工作不能直接創造物質財富，而是以間接的形式為社會提高經濟效益服務，相對于公路項目建設工作，項目檔案是幕后的服務性工作，容易被人們忽視。同時，工程檔案工作也是軟指標，沒有硬性的要求，相對投入的人力、物力、財力明顯不足，很大程度上制約了檔案工作的深入開展。

（二）檔案員責任心不夠強

檔案員責任心不強有兩方面因素：一是來自外部環境，檔案工作不同于其他行業，投入后能看到明顯的產出，檔案工作性質決定了它不能很直接并且很快的體現它的價值所在，這使有些檔案工作人員體會不到成功的感覺，繼而產生對此項工作沒有動力，工作很隨意，不愛崗怎會敬業呢；二是檔案員自身的業務素質決定了工作質量，檔案工作業務性、技術性較強，這就要求檔案人員具備相應的專業知識和專業技能，才能勝任此項工作。

（三）與業務指導部門溝通聯系少，交流學習機會不夠

一是檔案工作專業性、操作性較強，項目工程建設檔案工作專業性更強，分類又較多，加上某些公路建設指揮部、施工單位重工程輕檔案的思想，主管部門對項目檔案的業務指導范圍有限，與上級業務部門溝通聯系較少，缺乏必要的實踐學習、提高交流機會；二是部分單位項目建設檔案工作僅僅依靠書本的理論知識為指導，總是在辦公室里閉門造車，如井底之蛙，工作方法和工作理念一成不變，接收不到先進的思想就不會有創新的理念，長此以往給工作造成一定的局限性，工作往往就會停滯不前，毫無起色。

三、解決問題的具體對策

（一）加強組織領導，提高認識

檔案工作是維護歷史的真實面貌，具有憑證作用和工作參考作用，它是一個單位各項工作中所獲得的知識和寶貴經驗，是行業里不可缺少的重要工作。項目法人及參建單位應樹立較強的檔案保管意識，明確檔案工作分管領導及具體責任人和工作職責，主動匯報檔案工作中存在的問題和困難，爭取領導的關心和支持，使項目建設工程檔案工作能按照規范高標準的完成。

（二）加強檔案人員的繼續教育，關心關注檔案工作者，保持檔案隊伍的相對穩定

一是采取多種形式加大對檔案人員的繼續教育培訓力度。重點在檔案管理專業知識、行業專業知識、以計算機為核心的現代科技知識、以《檔案法》為核心的相關法律知識等方面。要順應時代要求，加強學習檔案業務方面的新知識和新要求，在規范管理的基礎上不斷改進方法、拓寬思路，才能適應檔案工作形式發展的要求；二是檔案工作的性質決定了檔案工作者不可能像其他工種那樣站在“舞臺”的前臺和中央，而是默默無聞的甘當人梯、當“無名英雄”，這就難免讓領導和同事們忽視了檔案工作者的成績和付出，甚至認為檔案工作可有可無，人人都可以做，等到因為工作滯后造成不必要的損失時才來后悔為時已晚。所以單位領導要在工作生活中給予檔案工作人員適當的關心支持，特別是那些默默無聞、不計得失堅守工作崗位的檔案員，要采取多種方式肯定他們的工作，讓他們能感受到工作的成就感和使命感，這樣即保持了檔案隊伍的相對穩定，又確保了項目建設工程檔案的齊、全、準、實、嚴。

（三）主動加強與相關部門的溝通聯系、積極參加交流學習

應根據工作需要，積極加強與業務主管部門溝通聯系，主動爭取業務指導和學習交流的機會，形成上下聯動的格局，提高檔案管理工作水平。當前檔案管理模式已由傳統型向現代型轉變，更需要檔案工作人員要學習與創新同步，善于發現新事物、研究新問題，拿出新辦法，提高工作的創新意識、創新能力和創新方法。單位所以要多為檔案人員提供一些外出交流學習的機會，讓他們開拓眼界，吸收到先進的檔案管理理念，為單位的檔案工作開辟新途徑、鉆研新方法，探索新領域、創造新成績貢獻應盡的力量。

（四）加強對公路行業檔案的安全管理

按照檔案管理的標準，做好項目建設檔案的安全保管，在服從于實用和經濟的前提下，建立必要的檔案保管庫房，配備必需的檔案設備，制定嚴格的管理制度，認真做好防火、防盜、防潮、防有害生物等十防要求。還應加強汛期檔案的安全管理，加大汛期安全排查、督促檢查的力度，將安全隱患消滅在萌芽狀態，確保公路建設項目檔案得到安全妥善保管。

總之，檔案工作任重道遠，受行業特點影響，公路項目建設檔案規范化管理應具備穩定安全的崗位職責、科學嚴謹的專業態度、遵紀守法的職業紀律、愛崗敬業，甘于清貧的職業情操、加強學習，勇于實踐的專業素養、團結協作、主動服務大局等意識，才能使公路行業項目建設檔案管理工作朝規范化、標準化、信息化、現代化方向發展，為云南公路建設事業發展提供重要的參考價值。

參照文獻：

《檔案工作標準匯編》：“云南省重點建設項目檔案驗收實施辦法”。