我國灰色文獻的整合模式探究

楊夢真+賈玉文

【摘 要】本文對灰色文獻的概念類型做了簡單介紹，并對其他國家已經成型的灰色文獻整合模式進行總結分析，在此基礎上探討了我國在灰色文獻的組織構建中應采用的整合模式。

【關鍵詞】灰色文獻；整合模式；集成模式

中圖分類號： G253 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2017）32-0038-003

【Abstract】This paper briefly introduces the concept types of gray literature and summarizes the integration models of gray literature that other countries have formed. On this basis， it discusses the integration mode that should be adopted in the organization of gray literature in our country.

【Key words】Gray literature； Integration mode； Integration mode

隨著信息技術的不斷進步，網絡數字資源的多樣性使得灰色文獻（grey literature）的定義、范圍、搜集、整理和利用等多個方面出現了新形式新變化。特別是在我國，由于缺乏如美、英等國對灰色文獻的長期研究和管理經驗，探討網絡環境下的灰色文獻新管理模式便成為急需優先解決的問題。

1 灰色文獻意義及其演變

1.1 灰色文獻概念

灰色文獻在1978年12月的英國“灰色文獻研討會”之后開始被廣泛使用，此后對灰色文獻的定義也有很多，我國在1991年出版的《圖書情報詞典》中定義灰色文獻為“通過正常發售途徑難以獲得的文獻”。同年由武漢大學出版社出版的《文獻信息辭典》中將灰色文獻的定義為“灰色文獻就是利用訪問、會議、報告、通信等手段提出，但尚未出版的文獻”[1]。之后，1997年在盧森堡舉行的第三次國際灰色文獻會議中，對灰色文獻的定義是“那些由各級政府部門、學術團體以及工商部門以印刷品形式產生的文獻，是不受商業發行人控制的文獻。”該定義出現后得到了廣泛認同和使用[2]。

以上的定義都強調了灰色文獻的“非正式交流形式以及通過非正式途徑發售的文獻”這一特征。但信息技術的發展帶動起了各類文獻信息的曝光度，開放獲取、網絡出版以及數據庫等手段使得過去的一些灰色文獻在網絡上有了正式的交流形式或公開出版的途徑，脫離了灰色文獻范疇，例如各大高校的學位論文，現已基本默認被中國知網等數據庫收錄并公開發表出來，成為白色文獻。按照灰色文獻的定義，應排除通過開放獲取，網絡出版和數據庫能獲取的文獻資源。

1.2 灰色文獻類型

1.2.1 傳統灰色文獻類型

傳統的灰色文獻主要包括報告（含預印本、技術報告、會議預印資料與報告等）、博碩論文集、會議論文集、技術規范與標準、非商業性翻譯、書目、技術與商業文件、非商業出版的官方文件（含政府報告與文件）、專利，以及電話、會議、訪談的相關記錄等[3]。有關博碩論文集、科技報告、政府文件、專利已經有多個數據庫在提供相關服務，且服務模式已漸成熟，如中國知網，萬方數據等。

1.2.2 新型灰色文獻類型

現如今除了傳統的灰色文獻外，還出現了新的種類。如科學教育及研究性領域的內部信息，政府或大眾、正規或非正規的社會機構組織在其活動中的信息記錄。信息技術的發展，新媒體的出現，使得灰色文獻增加了很多新種類，如電子郵件、微博、空間博客、論壇、網絡社交工具或維基系統交談等交流方式存在的信息源，非物質文化遺產也成為社會信息需求的灰色文獻源[4]。種種新型的文獻源已經成為繼期刊、圖書之后的第三種重要情報源。

我國目前僅在傳統灰色文獻如學位論文、會議論文、報告等方向上進行了數字化的開發和利用，并且由于網絡出版的出現，學位論文等部分傳統灰色文獻已經脫離了“未公開發表”這一界定，是否應繼續歸為灰色文獻還有待商榷。已經組織整理好的灰色文獻大多比較分散且不夠全面。面對龐雜的新型灰色文獻及依舊未被全面收集利用的傳統灰色文獻，我國急需一種新的整合模式來更全面的收集整理各類灰色文獻。

2 國外灰色文獻整合模式比較

2.1 單一集中系統模式

大英圖書館文獻供應中心（BLDSC）作為世界最先進最大的文獻供應機構，采用的是單一集中系統模式。該模式下，灰色文獻的開發和利用工作全部是由一個機構或系統來完成的，這個機構負責信息收集、數字化、制定規范、文獻資料的儲存管理以及給用戶提供相應服務等各項工作，其特點主要體現在集中性上。由于英國的呈繳制中規定國內出版發行機構的灰色文獻必須送繳至BLDSC，使得BLDSC能夠順利收錄大量灰色文獻。除了收集組織呈繳來的灰色文獻，BLDSC還提供相關文獻的查詢及傳遞服務。

單一集中系統模式的優勢在于其整個有關灰色文獻資源開發利用的流程都非常統一，便于標準規范，易于管理；此外，統一的管理可以最大程度的減少因對文獻資源的重復收集而造成的人力和物力上不必要的浪費。該模式也有不足之處：一是整體系統的負擔過重。所有工作都由一個單一系統來承擔，這樣使得這個系統負擔過多，對這個系統的要求也是極大的。二是單調缺乏多樣性。由于該系統所有工作流程都執行的是統一的標準，那么所能提供出的產品和服務類型大多會單一單調，缺少多樣性。

2.2 平行多系統模式

美國主要由NTIS、PQDD、ArXiv和ISI Proceedings等系統分別負責收集不同類型的灰色文獻。相對于單一集中系統模式而言，這種由多系統分別收集文獻的模式這里稱為平行多系統模式，平行多系統模式是指各系統按照地域、組織機構、類型等標準分別對灰色文獻實現開發利用。這個模式下的管理并不是統一進行的，而是分散且獨立的。這個模式大大避免了在單一集中系統模式中出現的缺點，它的靈活度大，通過多個機構系統收集到的灰色文獻類型數量都會更多更豐富。但由于在該模式下，各系統是相互獨立的，比較容易造成信息重復冗余，且由于標準規范不一致，在收集到的文獻資源數量質量上和所能提供給用戶的的服務水平也是參差不齊。endprint

2.3 中心管控系統模式

中心管控模式是上面所提兩種模式的結合，它一般由一個中心系統（或機構）和幾個分系統組成，中心系統主要負責的是管理分系統并制定規范，分系統則負責收集網絡灰色文獻并提供服務。歐洲經濟委員會于1978年12月在約克郡召開了一次由文獻采訪和書目控制研究中心參加的灰色文獻研討會。會議宣布成立歐洲灰色文獻信息系統（SIGLE）[5]。SIGLE利用的正是中心管控的模式，該模式統一管理、分散開發、分散服務。SIGLE的數據記錄由17個分系統提供。這些分系統都是一些國家或地區重要的情報文獻中心，保證了提供記錄的有效性，且向用戶提供文獻傳遞服務。中心管控模式集合了之前兩種模式的優點，它不僅減輕了總系統的負擔還避免了重復勞動。

2.4 集成系統模式

集成系統模式是將分散的灰色文獻資源或系統進行整合，該模式為用戶提供一個獲取灰色文獻的快捷入口。與平行多系統模式相同的是，集成系統模式中各個系統是相互獨立的，有各自的信息收集渠道、管理和服務方式；不同的是集成系統模式是按照某種方式將這些分散的系統集中起來。與中心管控模式相同的是集成系統模式中各系統是一個獨立的整體，不同的是它擁有一個統一的中心系統對各系統的開發利用活動進行協調統一，各系統有著共同目標和標準。2003年重建的灰色文獻網（GreyNet）就采用的集成系統模式，其主要目的是為灰色文獻領域的專家和機構提供一個對話、研究和交流的平臺。它搜集了世界各地、各學科領域組織發布的網絡灰色文獻信息，按自定分類標準進行歸類，并提供相應的鏈接。

3 我國應該采用的整合模式

3.1 我國應采用集成系統模式

基于我國的基本情況，在灰色文獻的整合模式上，應選擇整合系統模式。首先，我國各種信息總量龐大，很難由某個單一機構來完成全部收集整理的工作，所以無法采用單一集中系統模式；其次，我國同歐盟不同的是，我國地域更廣，人口更多，雖然部分城市地區會有自己的地域特色，但是總體來說各地區產業分工并不像歐盟那樣明確，容易因發展不平衡導致信息采集的質量參差不齊，重復冗余信息會更加嚴重，因此在我國實行中心管控模式的模式是不合適的；最后，平行多系統模式雖然靈活，可以更大限度的收集到大量灰色文獻，但是由于各個組織機構是分散的，而且我國諸多數據庫已經開始收集整理，并提供傳統灰色文獻的查詢獲取服務，但依然不能使用戶便捷精準的查閱新型灰色文獻。

鑒于以上各模式的優缺點，我國目前正迫切的需要一個強有力的行政組織，以文獻管理單位為中心，如圖1所示，該組織提供一個門戶網站將其他相關機構網站整合起來，對灰色文獻的收集和組織形成一種集成式的管理模式。

3.2 收集

灰色文獻的收集工作是非常重要的，建立一個強有力的灰色文獻專門搜集管理機構，并制定相關管理條例，確定灰色文獻的收藏原則和保管細則，對灰色文獻的收集范圍、收集方式、保管方式及保管時限等作出相關規定；配備專業的管理人員來對灰色文獻進行搜集、收藏、整理、技術處理。通過協調、復制、登記、征集等手段，把零散的灰色文獻集中整合起來進行科學管理，以供給用戶查詢使用。同時集成系統模式非常必要的一個環節就是發展合作機構媒體以及成員館，其中可以包括各大高校圖書館，科研機構，政府機構，信息情報機構，大眾媒體等。

3.3 構建

科研機構、高校等單位在積極建設自己的特色文獻庫，但絕大部分收錄范圍小，數量少，各個機構也比較分散，缺乏一個類似于GreyNet一樣的門戶網站。對于門戶網站的構建我提出以下設想。首先對于網站首頁的構建如圖2所示，大致可分為三個區域：（1）檢索區，該區域設定一個檢索框，可以實現用戶在網站收錄的所有數據庫中進行檢索。同時，用戶可以在此選擇普通檢索或者高級檢索。（2）導航區，導航區可根據網站或用戶需要提供便利的模塊導航，例如對數據庫或者灰色文獻資源可分為付費獲取或者免費獲取，便于用戶根據自己的需要對數據庫范圍進行粗略篩選。（3）集成鏈接區，在該域內用戶可直接對自己要使用的數據庫進行搜索和選擇，該區域的搜索只會對合作網站鏈接進行篩選，而不會對文獻內容進行搜索。其次，用戶可以通過高級檢索或者在進行普通檢索后進入二次檢索頁面（如圖3），二次檢索頁面大致可分為五個區域：（1）灰色文獻類型選擇區，該區域可以選擇需要檢索的灰色文獻類型。（2）精確檢索區，該區域可以實現對灰色文獻的精確檢索，如添加時間、單位、多重關鍵詞等選項。（3）學科類型選擇區，用戶可以在這個區域對灰色文獻的學科進行定向選擇。（4）偏好推薦選擇區，這個區域可實現根據用戶查閱方向為用戶推送相關性強引用率高的灰色文獻。（5）檢索結果顯示區，用戶檢索篩選的結果將會在這個區域顯示。

4 結論

灰色文獻是信息時代推動科學研究、經濟發展以及社會文明進步不可缺少的重要信息資源。我國應做好灰色文獻的整合工作，將灰色資源最大限度的利用起來，為了實現這一目標，使用集成系統模式應是一種更能全面收集利用灰色文獻、更適合我國現狀的有效途徑。

【參考文獻】

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