Bentley軟件公司的數字化轉型之路

張歡

對于大型企業來說，差旅費管理一直是一個備受重視的項目。大體上，對于企業而言有兩類基本費用是可控的，第一類是人力資源成本，第二類是差旅費用。一半以上的企業財務管理人員認為最大的挑戰是“缺乏員工花費的可見度”和“難以執行的差旅報銷制度”。為何有制度卻無法執行？現今科學技術飛速發展，對于企業管理再也不是靠人，也不是靠制度，而是要依靠科技手段。

科技改變了我們的生活，也改變了我們的工作方式。當Bentley軟件公司的財務人員在2010年用電子表格來統計和管理企業的差旅費用狀況時，恐怕很難會想到，僅僅幾年之后，一套基于云端的、智能化的差旅和費用管理系統能夠將他們從繁雜的手工統計過程中解放出來，速度更快，效率更高，細節把控更清晰，曾經需要苦熬多個晚上才能整理出來的差旅和費用管理報告，現在不用花太多功夫就能從系統中自動生成。

其實，秘訣很簡單。在過去幾年中，Bentley逐步應用了SAP + Concur的整體解決方案，真正將企業的差旅和費用管理工作放到了云端，在財務管理效率得到跨越式提升的同時，能更靈活、快速地應對企業業務變化，進而實現業務成長。

傳統差旅費管理的困境

作為一家領先的跨國科技公司，Bentley在全球 50 多個國家及地區擁有 3000 余名員工。其中大部分員工需要到各地出差，為全球的工程、建筑和施工類企業進行咨詢服務，并為其提供可加快基礎設施項目交付并提升資產性能的解決方案。公司財報顯示，由此產生的差旅費用是Bentley公司最大的可控年度費用之一，數額僅次于員工薪酬福利。因此，如何高效管理差旅費用支出是Bentley始終面臨的一項艱巨任務。

像許多傳統的企業一樣，最初Bentley公司的差旅和費用“自動化”開始于電子表格和電子郵件。需要出差的員工使用 Outlook 中的模板進行差旅申請，一旦其請求被批準，該申請將轉入一家商旅管理公司進行預訂。與此同時，員工也需要填寫Excel表格，用來記錄并詳述其費用開銷，并一層一層上報給經理審批。

可想而知，這一流程不可避免地帶來了許多挑戰，比如易出錯的數據輸入，低效的紙質文件處理，以及缺乏對消費細節的了解，等等。因此，為了獲取更好的管理差旅費用的方法，Bentley公司在2010年開始轉向其長期技術合作伙伴 SAP尋求幫助。

從SAP差旅費控方案開始

作為已經使用SAP ERP 和 CRM 的企業用戶，Bentley發現SAP的內部差旅和費用管理解決方案能在一定程度上滿足他們的需求，并為其整個差旅和費控流程帶來顯著的改進。

借助該解決方案，Bentley將差旅申請和費用報告進行了整合并實現自動化生成，從而使得差旅和費用管理人員的整個流程處理過程更加自助和便捷。對于員工來說，他們能夠自動計算匯率，并創建符合他們業務運作方式的工作流程，尤其是當他們的差旅費用由客戶支付時，他們能個性化地實現這一步驟。無論對于財務管理人員，還是差旅員工來說，他們得以從始至終在SAP 系統中完成費用的處理、發布、支付等流程，從而顯著提高了差旅和費用管理的效率、可見性和控制力。

借助 Concur更進一步

盡管采用了SAP的內部解決方案，Bentley的差旅和費用管理取得了較大的改進，但仍有更多的工作有待完成。特別是對其內部不同部門進行調查之后，Bentley從內部發掘了許多需求。差旅員工希望用流暢而簡單的應用程序一站式地完成從差旅預定到費用報銷的一切事物；財務應付賬人員想要縮減每個月可能消耗長達一個星期的過賬和處理時間；法務人員希望擁有一套統一的政策適配不同國家和地區；每個人都希望整個流程能夠更加移動化、數字化。因此，在2013年，Bentley開始尋找其他解決方案并最終選擇了全球差旅與費用管理市場領導者Concur，其數字化的差旅和費用管理解決方案讓Bentley曾經遇到的問題迎刃而解：

基于云的自動化解決方案，能夠快速更新和升級，可以處理申請和對公支付的獨特邏輯的多級審批工作流程。航空公司、酒店和汽車供應商的電子收據可直接錄入 Concur應用平臺，自動填寫費用報告并附有逐項費用細分，自動計算貨幣兌換率，自動計算特種稅，比如英國的增值稅、澳大利亞的附加福利稅等。通過 Concur 的應用，在智能手機上進行簡單的照片拍攝以取代繁瑣的收據掃描，自動填充費用并將收據附在費用報告中，對違反政策的費用報告進行 100% 復核的審計服務、互動的儀表盤、報告和提醒，提供支出的實時分析。

SAP + Concur：1+1>2

除了上述Concur解決方案帶來的優勢，Concur與SAP的合并，幫助Bentley公司實現了Concur與其原有SAP 系統的無縫集成。由此，SAP SuccessFactors 中的人力資源信息和 SAP ERP 中的成本對象被直接自動接入到 Concur，自動創建和更新員工資料。這些配置文件將自動發送給 Bentley 的差旅管理公司和其他合作伙伴，始終保證數據信息的準確性和即時性。

差旅人員在出差之前不必再填寫表格，他們的申請信息已錄入系統中。當組織結構改變時，信息會自動更新，管理者或者審批者關系也隨之更新。當然，信息也同樣能夠反向流動。Concur中的差旅費用和支出細節也會在其SAP ERP 系統中被更新，企業能夠對預算狀況和費用計劃進行隨時隨地、精確的查看。

正是有了這樣“三步走”的發展，今天的Bentley公司差旅及費用管理團隊已經看到了他們所期待的結果：員工得以花費更少的時間處理報告，并擁有更多的時間來管理支出；企業用于支付差旅費用的現金流得以優化與管控；財務團隊獲取了更多差旅費用的細節，據此能夠進行深入分析并給出更詳盡的差旅和費用管理分析報告。

更為重要的是，SAP + Concur的整體解決方案使Bentley能夠更加快速適應業務需求變化，并相應調整企業政策。今天，無論Bentley在何處開展業務，SAP + Concur的差旅和費用管理解決方案都能夠與其一同成長，幫助Bentley有效管控差旅成本的同時，讓員工免去后顧之憂，享受“完美差旅”。endprint