油田企業物資采購管理內部控制的思考

夏萬福

摘 要：內部控制是現代企業管理的一項重點工作任務，是企業為了提高經營管理效率、保證信息質量真實可靠、保護資產安全完整、促進法律法規有效遵循、規避生產經營風險，由企業管理層及其員工共同實施的一個管理過程。本文認為，要通過加強內部控制管理工作的有效實施，來提高采購工作的管理水平要遵循四個方面的具體要求，即：正確認識是前提、制度保障是基礎、程序合理是重點、執行有效是關鍵。只有做到這些，并結合各項目實際，予以適當的完善和補充，才能真正達到通過加強內部控制管理來提高項目采購管理水平的目的。

關鍵詞：物資采購 管理 控制

內部控制是現代企業管理的一項重點工作。而物資采購環節又是企業實施內部控制管理工作的重點，提高采購工作的管理水平要遵循四個方面的具體要求，

1、正確認識，是加強內部控制管理，提高采購管理水平的前提

從公司管理層到具體的采購業務部門每一名工作人員對采購內部控制管理工作的重要性有個正確的認識，是保證內部控制管理工作順利開展和取得成效的前提。

2、制度保障，是加強內部控制管理，提高采購管理水平的基礎

建立完善的物資采購內部控制管理制度，既是滿足提高采購管理水平的需要，也是完善現代企業制度的需要，同時更是全面提升企業經營管理水平的需要。

3、程序合理，是加強內部控制管理，提高采購管理水平的重點

內部控制管理工作其實質是強化企業的過程管理和流程管理，因此制定嚴密合理的采購業務管控程序就是提高采購管理水平的重點。包括采購計劃方案的編制審定、供應商的選擇與價格確定、合同簽訂與管理、物資驗收入庫、采購付款與往來核對等管控節點。

3.1采購計劃、方案的編制與審定環節。

這一環節可以使公司最大限度地控制采購預算，其一般管理控制程序為采購部門根據企業生產經營需要，提出物資采購的申請，倉儲或有關部門平衡庫存后由物資管理部門編制采購計劃。采購部門根據采購計劃編制采購方案，采購方案應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和范圍等內容。這一環節的管理控制重點是檢查采購方案是否經采購部門負責人審核，是否明確采購物資的具體數量、質量要求、交貨期、采購方式等，相關審定是否符合權限。

3.2.供應商的選擇與價格確定環節。

這一環節是采購管理控制工作的重點，可以使公司的采購預算資金得到有效的使用，使公司經營成本降低，并直接關系到公司的經營效益。其一般管理控制程序為采購部門應根據審定的采購方案，通過招標、競爭性談判采購或詢價采購等方式確定供應商與采購價格。這一環節的管理控制重點為采購是否經過詢比價、有無詢比價記錄，通過招標方式采購的是否符合招標管理規定，對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標方式，應集中采購的是否有違規自行采購的現象，相關審定是否符合權限。

3.3.合同簽訂與管理環節。

這一環節可以規避采購風險，保證公司的合法利益。主要通過合同范本管理，提高合同管理工作的規范化，降低合同簽訂風險；通過資質信用管理，建立供應商誠信檔案體系，降低了履約風險；通過合同風險點管理，強化合同履行的風險意識，減少合同履行風險；通過合同會簽管理，提高合同審批效率，規范業務流程；通過合同履行管理，加強經營過程的控制能力，提升公司精細管理水平；通過合同統計分析管理，提高公司經營決策自我分析能力。這一環節內部控制管理的重點是檢查相關部門是否對合同進行審核，簽訂的合同是否送交法律等相關監管部門。

3.4.物資驗收入庫環節。

采購物資到貨后，物資管理部門應組織采購、質檢、倉儲等部門對到貨物資進行檢驗清點，倉儲部門依據檢驗合格的報告辦理入庫手續，編制入庫單，登記庫存明細帳。這一環節的管理控制重點是檢查物資入庫驗收資料是否齊全，驗收入庫是否符合不相容要求，庫存明細賬登記是否及時。

3.5采購付款與往來核對環節。

財會部門應依據采購合同、入庫單、發票等及時作賬務處理。采購款的支付應由采購部門根據采購合同及到貨情況提出申請，填制付款申請單，附齊相關單據，經采購等部門負責人審核簽字后送財會部門審核，財會部門根據資金安排、使用計劃、預付情況及合同約定辦理款項支付手續，采購款支付應經相關領導審批后辦理。這一環節的內部控制管理重點是檢查財務入賬手續是否齊全，暫估入賬是否及時合理；檢查采購款支付的依據是否齊全，與合同約定是否相符，相關審批是否符合權限。

3.6執行有效，是加強內部控制管理，提高采購管理水平的關鍵

在建立了完善的內部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的基礎上，是否能夠有效執行就是關鍵。可以通過拓寬監督管理渠道，來保證內部控制管理工作的實施，公司紀檢監察、審計等監督管理部門要切實發揮監督的職能作用，對采購業務要由事后監督向事前、事中的監督進行轉變，并要充分發揮各部門、各單位監督的作用，督促和約束采購部門的工作效率和工作質量，促進內部控制管理的有效運行。另外，還可以通過制定內部控制管理制度及其責任追究制度來強化執行力，明確相關部門及員工在內部控制管理工作中應承擔的責任，加大員工內部控制管理制度執行情況的考核力度，對工作責任心不強、敷衍了事、完成不力，以致造成后果的人員進行責任追究，并視情節輕重予以通報、警告處分或給予必要的處罰來增強了各級管理人員的內部控制管理意識，以此來提升管理人員的業務水平和對內部控制管理制度的履行意識。

總之，通過加強內部控制管理，來提高采購管理水平，是公司改革與發展的要求，是公司提升綜合市場競爭能力的要求，需要我們在工作實踐中科學運用，不斷完善和提升。

參考文獻

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