科技檔案歸檔及開發利用的思考

劉莉娜

科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。科技檔案是社會科技資源的積累，儲備科學技術的重要依托，它對提高社會經濟效益、傳播交流科技信息有著長遠的歷史查考價值和參考依據。

一、科技檔案的歸檔

科技檔案的歸檔是指將辦理完畢且有保存價值的科技文件，經過收集、整理、鑒定后交檔案室或檔案館保存的過程，它能反映出開展一項科技工作的歷史真實面貌。

1.科技檔案的收集

科技檔案收集工作的基本要求是維護科技檔案的完整、準確和系統，這也是科技檔案收集工作的基本要求。收集的內容包括科研、生產、基建等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音等科技文件材料。這些文件材料收集情況，直接決定著整個工程項目檔案的完整性、準確性和系統性，關乎科技檔案在后續工程項目的運行維護、科學研究等各方面發揮作用的大小。科技檔案的收集渠道包括接受科技部門歸檔的成套科技檔案，向科技部門或科技人員收集零散科技檔案，向本單位職工征集非職務科研成果檔案，向外單位購買或接受外單位贈送的科技檔案等幾種方式。由于科技項目實施過程比較長，科技檔案的收集過程也相對較長，因此為保證應歸檔材料的完整、準確和系統，應在收集的同時做好應歸檔材料的預立卷等整理工作，并及時收集補充相關材料。

2.科技檔案的整理

科技檔案整理工作的具體內容，包括對科技檔案的分類、組卷、排列、編目。其中排列可以細分為卷內文件排列和卷的排列兩部分；編目工作也可以分為卷內文件的編目和編制案卷目錄兩部分。具體工作過程為分類、組卷、卷內文件排列、卷內文件編、案卷排列、編制案卷目錄、庫房排架等。

科技檔案的分類主要依據是各個項目的分類方案和應歸檔文件材料保管期限表。應歸檔文件材料的分類，應保持文件材料之間的有機聯系。鑒定其價值的大小不能僅僅依據管理期限表，應在此基礎上考慮其與其他文件的相互關系后，確定其保管期限。在組卷時，應根據不同項目的實際進行合理組卷，遵循文件材料的形成規律，案卷不宜過薄或過厚，以便于檔案的保管和利用。以國家重大建設項目歸檔為例，項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷；項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷等。卷內文件和案卷的排列應遵循文件材料的形成規律，保持其有機聯系，反映工程項目的建設過程。著錄編目是固化檔案順序、反映內容的過程，應按照相應的國家或行業規范進行，其規范與否也直接影響檔案利用的效率。檔案的收集、整理、歸檔歸根結底都是為了檔案的利用，實現檔案的價值，因此，檔案工作開展的程度最直接的反映就是檔案的利用工作。

二、科技檔案的利用

科技檔案利用工作就是科技檔案部門通過一定的方式方法，提供科技檔案資源為各項事業服務的一種業務活動。它是連接檔案工作與經濟建設的紐帶，更是實現科技檔案工作目標的體現。

科技檔案利用工作的基本方式大致包括：（1）直接提供科技檔案資料，包括閱覽、出借、復制供應、出具檔案證明等；（2）提供口頭咨詢服務，包括科技咨詢、檢索咨詢、管理咨詢等；（3）提供科技檔案資料的編研成果，包括提供匯編型成果、文摘型成果和編撰型成果等。此外還有在掌握用戶需求之后，主動送卷或提供借閱等方式。

三、科技檔案歸檔與開發利用存在的主要問題

1.收集歸檔不及時

因科技檔案管理制度不完善，有的科技部門受利益驅動，設置技術壁壘，加之科技人員的檔案意識不強，造成重要科技檔案沒有及時歸檔，嚴重阻礙了科技檔案信息資源的共享和開發利用。

2.重保管輕利用

檔案管理部門的管理思想仍然停留在你來我取、看門守攤、重藏輕用的思想，服務方式還顯得較為被動，缺乏檔案利用效益的反饋機制建設。檔案的價值在于利用，檔案沒有提供利用服務就是死檔案，其價值和潛力無法體現。

3.管理方式落后

科技檔案管理工作沒有完全跟上信息化、智能化發展步伐，管理方法和手段落后，計算機技術、網絡技術、數字處理技術、“互聯網+”技術在檔案管理上的應用尚處于起步階段。檔案管理機構在運用計算機網絡技術對科技檔案進行管理的時候，還只停留在計算機輔助管理的階段，數字化、智能化水平不高。

四、改進科技檔案歸檔與開發利用的對策

1.完善科技檔案管理制度

科技檔案管理不僅僅是收集、整理和保管科技文件資料的簡單過程，具體還應包括對科技檔案的形成、積累和對歸檔業務進行指導，對歸檔的科技檔案進行再利用等方面的內容。各歸檔單位應根據《檔案法》和《科學技術檔案工作條例》等有關法律規定，結合自身的科研性質，制定適合本單位特點的科技檔案管理辦法，辦法中應包括歸檔、保管、查閱、編研等內容。要隨時了解和掌握科技檔案工作發展動態，超前控制，主動出擊，為科技檔案信息資源的開發利用創造條件。

2.加強科技檔案的保密和知識產權保護

保守國家機密，維護國家科技檔案機密，是檔案信息資源開發利用工作應遵守的重要原則。我國頒布的《檔案法》《科學技術保密條例》《專利法》《著作權法》等法律法規，為科技檔案信息資源的開發利用和科技成果轉化為現實生產力營造了一個良好的法制環境。要正確處理新形勢下科技檔案開發利用中公開與保密的關系，采取有效措施和技術手段，在保護國家利益，保證科技檔案信息管理系統運行安全、可靠，保護科技檔案中需要保密的科學技術和知識產權的前提下，進行科技檔案信息的交流和科技成果推廣，實現科技信息資源共享。

3.與時俱進，以信息化建設加快科技檔案開發利用進程

科技檔案信息化建設就是將現代計算機技術、通訊技術、網絡技術充分運用于檔案信息資源的形成、收集、整理、保存、管理和開發利用等活動中，以實現科技檔案的最大經濟價值和社會價值。隨著信息技術不斷發展以及計算機應用的日益普及和深入，科技檔案的信息化建設已經是必然趨勢。一是建立統一的檔案管理平臺和網絡系統，實現辦公自動化與檔案信息管理互通、檔案宣傳利用與網絡信息服務相連通，形成高效管理和開發利用檔案信息資源的網絡管理系統，達到科技檔案管理自動化、信息傳遞網絡化；二是積極推進科技檔案數據庫建設和多媒體數據庫建設，通過對紙質、錄音、錄像、照片或其他類型載體科技檔案的數字化工作，使科技檔案資料更加便于研究和利用，提高科技檔案檢索、內容查詢功能的實用性、快捷性、多樣性，實現科技檔案信息數字化、存儲海量化；三是全面收集、安全管理、有效利用科技檔案，使科技檔案管理向著信息化方向發展，為檔案的開發利用提供更為廣闊的空間。

四、結語

新時代的科技檔案管理，將面臨著檔案數量急劇增長、檔案內容更加豐富、各種載體不斷出現的新局面，科技檔案管理工作任務會越來越繁重。作為科技檔案工作者要面對挑戰，調整工作思路，加大科技檔案基本建設力度，認真搞好科技檔案工作業務建設，規范科技檔案管理，認真履行《檔案法》所賦予的職責和權限，不斷提高科技檔案管理水平，開發科技檔案信息資源，努力提高科技檔案工作的科技含量