學校領導者時間管理的困境與突圍

/劉 瑋

時間是物質運動的順序性和連續性，它對于自然發展來說是無限的。作為個體的每一個人，所能利用的時間卻是有限的。馬克思曾說過，“社會發展、社會享用和社會活動的全面性，都取決于時間的節省”。可見，能否合理高效地運用好時間是衡量學校領導者管理水平和能力的重要標準之一。可現實中一些學校領導者缺乏清晰的時間管理理念、正確的時間價值觀及科學的時間管理方法，學校的發展因此而陷入遲滯和阻隔的困境。對此，筆者嘗試從學校領導者對于時間管理困境的分析出發，尋找學校領導者對于時間管理困境突圍的路徑。

一、學校領導者時間管理的現實困境

在現實的學校管理中，我們常常見到一些被瑣事纏身的學校領導者，東奔西突，窮于周旋，只恨分身乏術。說到底，如此困境的形成究其原因是學校領導者時間管理能力的欠缺。細致分析，其困境表現為時間管理失向、失序、失度與失機。

1.時間管理失向。現在，很多學校管理者言必稱“忙”，每日事無巨細，都躬身過問。工作中，出現什么事，領導者就去處理什么事，工作多以被動式應付為主，缺乏計劃性。失去方向的管理，勢必使校長淪為“救火隊長”，學校工作呈現出混亂、低效的局面。至于學校發展的中長期規劃、短期的年度規劃、學期計劃等方向性工作則更是無從談起。

2.時間管理失序。管理是由計劃、組織、指揮、協調及控制等要素組成的有序活動過程，學校管理亦然。可在學校具體的工作中，工作先后環節之間、領導者與副手之間、重點工作與一般工作之間往往出現失序的現象。要么是一項工作做到一半卻發現計劃方案還沒有在工作啟動之前完善，要么是一項工作具體牽頭人和執行者之間的職責關系還沒理順，甚至因為工作時序的顛倒出現某項工作“推倒重來”或“難以為繼”等現象。

3.時間管理失度。時間管理常常會被認為是學校領導者個人的事情，其實不然。就一所學校而言，我們總是希望在較短的時間內實現學校最大可能的發展，時間是學校發展過程中成本最高的資源。一些領導者大量的時間為外來訪客所占，為無休止的應酬所占，為輕重不一的會議所占。看起來，是校長一個人時間被擠占；實際上，是一個作為組織的學校整體工作被擱置。如校長開教師會時東拉西扯半天卻不談具體工作，其實質是個體時間管理的失度，帶來了群體工作時間的被浪費。

4.時間管理失機。小到一所學校，大到一方區域教育，總是會遇到各種各樣的發展時機。抓住時機，發展便會乘勢而上；失去時機，工作則會停頓不前。筆者曾經在某縣教育系統工作，21世紀第二個5年，該縣教育從義務教育均衡發展到教育現代化創建，從教育教學質量提高到教育體制改革，各項工作有聲有色，事業蓬勃發展。就在該縣力圖在新世紀第三個5年之初實現義務教育優質均衡發展之時，教育系統主要領導更迭。由于后任領導對教育理解的不當，致使該縣創建義務教育優質均衡發展縣工作延后，全縣教育教學質量下降，人民群眾遂失去對教育的信任，大量的中小學生遠赴外縣市讀書。發展時機的喪失，必將帶來教育發展的落后。面對紛繁復雜的工作，教育領導者需要審時度勢，分清輕重緩急，抓住時機，決定做什么工作，不做什么工作；先做什么工作，再做什么工作。

二、學校領導者時間管理困境的路徑突圍

有效的時間管理是學校領導者正確的時間價值觀在現實管理中的實踐表達，它是學校領導者對學校發展領導力的具體體現，也是促進學校適時適度科學發展的有力保障。有效的時間管理還有利于學校團隊建設，一個學校領導者在管理好自己時間的同時，也就意味著其對學校團隊的正確引領。筆者認為，唯有學校領導者確立正確的時序觀、時效觀、時位觀和時機觀，學校管理才能走上健康、高效的發展軌道。

1.統籌規劃，樹立正確的時效觀。這里的時效即是單位時間內的工作效率。德國的時間管理專家羅塔塞維特認為，單一封閉的時間管理是低效的，時間管理不僅僅是日常事務的處理，還應包括更為長久的時間或更為廣泛領域內的工作安排。凡事預則立，不預則廢。一個重視時間管理的學校領導者，不汲汲于把大量的時間投入在忙亂的工作中，而是用在工作開始前對任務的研究與實施方案的建構上。就日常工作而言，我們可以應用“時間塊”原理，把一天的時間盡量合理地分成完整的時間塊，使人員、事務與時間對應，在每個時間塊中都只專心做一件事情，排除無關干擾，杜絕工作中“鋸齒效應”的發生，提高單位時間內的工作效率。就學校的整體工作而言，學校領導者應當明確學校發展的近期目標和中長期發展方向，根據目標確立學校發展中長期規劃，進而制訂出學校工作的年度計劃和具體事務安排，并排出某一單位時間內的重點工作和非重點工作。統籌規劃時間，其實質是對整體工作進行任務、人、物和時間資源的再分配。我們可以在仔細分析各項工作任務之間相互關系的基礎上，給予恰當的時間，繪出工作網絡圖，找出最短時間的工作線路，在合理的組織、協調與控制過程中提高整體工作效率。

2.要事優先，樹立正確的時序觀。學校工作千頭萬緒，學校領導者若是平均用力于每一件事，往往很多事都做不好，如何合理地分配時間是學校時間管理中的重點。要事優先即是把時間分配有所側重地傾向于重點工作，它是一個與注重時效有著迥異差別的時間管理方法。它不再以效率為目標，而是以方向為追求；它不是給你提供一個“時鐘”，而是給你一個“羅盤”，因為比速度更重要的是前進方向。有所為，有所不為；有所先為，亦有所后為。要事優先原則要求學校領導者把最重要的工作放在第一時間處理，按照工作的重要性程度確立優先次序，再給各項任務分配時間。正確的事要做，不正確的事堅決不做；重要的事先做，非重要的事后做。做正確的事情一定比把事情做正確更重要。美國管理學家科維從“重要”和“緊急”兩個維度對時間管理進行分析，提出了著名的“時間管理四象限說”，它把工作任務區分為重要且緊急、重要卻不緊急、緊急卻不重要、既非緊急又非重要四個“象限”。它清楚地告訴管理者應優先完成那些重要且緊急的事情，其次是重要卻不緊急的事情，至于緊急卻不重要的工作則應分權給副職領導完成，至于那些既非重要也非緊急的事可以放棄不做。學校領導者特別要重視第二象限的工作，即那些在當前重要卻不緊急的工作，如教師專業發展培訓、學校與家庭和社會“三結合教育”等，或是學校三年后的綜合評估等。如果學校領導者工作缺乏計劃性，這些重要而非緊急的工作沒有在它們不緊急的時間內有序落實，隨著時間的推移，“重要卻不緊急”的工作漸趨變成“重要且緊急”的工作。此時，工作任務迫在眉睫，學校領導者就成了“消防隊長”，工作質量可想而知。

3.適當分權，樹立正確的時位觀。首先，對于學校而言，分權意味著組織的權力不是集中在某單個的學校領導者手中，而是分散于領導組織的各個成員中。低程度的分權，學校領導仍然呈現從上至下的科層制權力分配，只是管理權限不再聚焦于最高的頂點，權力以一種漸弱的方式由上至下進行分解。高程度的分權，權力運行體系呈扁平化分布，領導組織中的個體權力更加分散，其中每個成員都會獲得一定的權力賦予。一個學校領導者合理的分權，其最大的利好是可以讓自己從復雜紛繁的事務性工作中解放出來，空出更多的時間謀劃學校發展等重要工作，真正意義上體現學校領導者引領學校發展的角色定位。其次，知人善任式的分權容易激發下屬工作的積極性和主動性，避免因科層制管理上傳下達帶來的時間浪費。學校領導者應確立正確的時位觀，合理分權，使受權者職、責、權相統一，以便在較短的時間內解決問題，從而提高整個組織的工作效能。再次，學校領導者在學校管理中還應加強制度建設，堅持“例外管理”原則。即學校領導者只處理學校制度、章程和規則中沒有明確規定的事件，或者在具體工作開展過程中出現與原計劃較大分歧與偏差時才參與工作，對正常推進的工作一概不參與指揮和干涉。

4.審時度勢，樹立正確的時機觀。關于時機，古代中國有著非常豐富而精辟的思想論述。司馬遷在《史記·貨殖列傳》中把珍惜時機稱之為“任時”，即所有事情的發展都需把握時機。西魏時期的司農卿蘇綽強調“勿失農時，谷可得食”。著名軍事家孫武更是在《孫子兵法》一書中多次論述時機的重要性，他認為時機是關系戰爭輸贏的關鍵因素之一。在現代學校管理中，學校領導者必須確立珍視時機和運籌時機的意識，把時機看作是學校跨越發展、長足發展和可持續發展的重要因素之一。任何事物的前進和發展過程都會出現轉折時期，或稱為“時機”或“關鍵期”。處在關鍵時期的事物往往有著多種方向或速度的發展可能。《隋書》有言：“時不可再，機不可失。”學校領導者只有審時度勢，果斷決策，才能把握發展時機，才能引領學校沿著更好的方向或以更快的速度發展，或者只以較少的投入就可獲得較大的發展回報。反之，當某一發展機會出現時卻未能抓住，再想讓學校發展沿著規劃的軌道前行，就需要付出數倍甚至數十倍于前的代價，可能導致此發展計劃就此失敗。當然，學校領導者在搶抓學校發展時機的同時，還要學會運籌時機。運籌時機就是要審時度勢地看待學校發展，既要防止出現不遵循規律的急躁冒進，又要防止貽誤發展的遲緩拖沓。

“沒有什么事比忙忙碌碌更容易的了，也沒有什么事比取得實效更困難的了。”面對發展中的學校，學校管理者亟須走出時間管理失向、失序、失度和失機的困境，堅持統籌規劃、要事優先、適當分權、審時度勢等原則，樹立正確的時序觀、時效觀、時位觀和時機觀，從而提高學校管理的效能。阿爾貝·加繆說過，“對未來最大的慷慨是把一切獻給現在”。作為學校領導者，我們需要從現在開始，做時間的主人，而不是時間的仆從。