淺議辦公室推行精細化管理的思考

楊輝

【摘要】精細化管理是社會分工的精細化以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入，將精細化管理的思想和作風貫徹到企業每個環節的一種管理模式。現代管理學認為，科學化管理有三個層次：第一個層次是規范化，第二層次是精細化，第三個層次是個性化。

【關鍵詞】辦公室;精細化;管理

“精細”，現代漢語中有精致細密之意。文言文中有精明能干、細心仔細、清醒蘇醒的意思。精細化管理是一種理念，一種文化。它是源于日本20世紀50年代的一種企業管理理念，是社會分工的精細化，以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。精細化管理是社會分工的精細化以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入，將精細化管理的思想和作風貫徹到企業每個環節的一種管理模式。現代管理學認為，科學化管理有三個層次：第一個層次是規范化，第二層次是精細化，第三個層次是個性化。

一、為什么要實施精細化管理

（一）消費群體的差異化。消費品市場競爭白熱化，傳統制造業隨著社會發展進入大調整、大重組和全面優勝劣汰的境地，產品種類越來越豐富，顧客可供選擇的余地越來越大，人們的消費觀念和水平日益提高，個性化需求成為消費趨勢，消費者購買商品越來越挑剔，越來越滿足于享受超值、舒適的服務細節。因此，企業為了生存，為了符合顧客的需要，必須向精細化管理轉變。

（二）經營模式的同質化。我國的經濟發展到今天，企業和企業之間在產品、技術、成本、設備、工藝或服務等方面的同質化越來越強，差異性越來越小，在某種層面上而言，市場競爭越來越表現為細節上的競爭。在這種情況下，誰能為消費者想得更周到、細致，誰就會在競爭中勝出。

（三）管理模式的粗放化。改變粗放型的經營管理模式，實現由大批量生產管理向精細化管理的轉變，已經是全社會的共識。尤其是行業競爭的不斷加劇，企業面對越來越多、越來越強的競爭對手，企業做強做大是一個必然的發展方向。雖然影響企業贏利的因素很多，但內部管理依然是一個最重要的因素。如何洞察市場的變化、如何指定對應的方針、如何擴大自己的利潤源、如何減少企業的成本等都是可以通過精細化管理來加強的。企業只有不斷地持續精細化管理，提高企業的應變能力，規劃好每一分錢、用好每一分錢、賺到可以賺到的每一分錢，企業才能健康穩定地發展，才能在未來的競爭中立于不敗之地。尤其是我國企業傳統的高投入、高消耗、高成本、低產出的管理方式，已經走到盡頭，必須轉變為精細化的管理方式。

二、推進辦公室精細化管理的必要性

（一）推進辦公室精細化管理是辦公室職能的內在要求。辦公室的主要職能是為領導決策服務、為機關基層工作服務，地位非常重要，其職能作用發揮得如何，在一定程度上決定和影響著企業工作的成效。辦公室的特殊職能決定了辦公室工作以下幾方面的特點：一是工作任務重、事情雜。辦公室不僅承擔著大量的文稿起草、綜合協調、會議籌備、信息反饋、督促檢查、接待安排等日常性的工作任務，同時，還要承擔許多臨時性、應急性和額外性的任務。二是工作難度大、要求高。如在參與政務方面，由于辦公室人員大量時間陷入在事務性工作中，深入實際不夠、掌握素材不多、調查研究不足、分析問題不透，導致調研工作脫離實際，無法為領導及時、準確、全面地提供調研材料，參謀助手的作用發揮有限。三是工作影響面廣、責任大。“辦公室工作無小事”。辦公室工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責任重大，一旦把握不好，處理不當，就可能小事變大事，甚至影響機關的正常運轉，影響領導的威信，影響單位的形象。辦公室工作的上述特點，決定了辦公室工作必須走科學化、規范化、精細化的道路，“在被動中求主動、在無序中求有序、在務實中求精細”。

（二）推進精細化管理是提高辦公室工作質效的主要途徑。辦公室作為機關的行政中樞，處在承上啟下、聯系左右、協調內外、溝通各方的核心地位。行政管理精細化，不僅是工作方式的轉變，更是管理思想的改變，需要管理人員在日常工作中不斷提高自我要求，根據精細化要求，改變工作理念與方式，實現行政管理工作的精細化。

近年來，辦公室參與政務、管理事務、搞好服務及辦文、辦會、辦事的質量和水平都有了明顯提高。但用高標準來衡量，辦公室的工作還存在一些問題和不足：一是疏于政務、忙于事務。主要精力為一些瑣碎的日常事務所牽扯，參政水平不高，領導的參謀助手作用發揮得不夠充分。二是疏于管理、責任淡化。工作流程不夠精細，崗責體系不夠健全，管理制度不夠完善，不同程度地存在責任不落實、工作效率不高的問題。少數人的責任心不夠強，辦文、辦會、辦事還不夠干練、不夠圓滿，有時出現一些低級差錯，影響工作質量和機關形象。三是疏于服務、忙于應付。主要是工作的主動性、創造性差，成天忙于應付性的工作，“沉”得不夠。四是疏于學習、安于現狀。一些同志認為自己的素質在機關還過得去，不愿意花時間、動腦筋搞學習，對本職工作得過且過。當前，只有全面推進科學化、精細化管理，才能有效解決目前辦公室工作中存在的流程不優、崗責不細、職能不順、落實不夠等問題，不斷提高辦公室工作的整體效能，確保各項工作高效優質、運轉靈活、管理有序，更好地為領導、為機關、為基層服務。

三、辦公室行政管理精細化對策

（一）更新觀念，提高認識。“天下大事，必做于細”。一方面，辦公室工作人員必須牢固樹立“細節決定成敗”的意識，把重視細節作為一種素質，一種修養，一種工作態度，增強工作的自覺性、及時性、細致性、創造性、有效性，力爭每項工作都嚴謹、細致、準確，要努力實現“六個不讓”，即不讓領導交辦的事在自己這里延誤、不讓傳遞的文件在自己這里中斷、不讓辦理的文件在自己這里積壓、不讓各種差錯在自己這里發生、不讓前來辦事的人在自己這里受到冷落、不讓辦公室的形象在自己這里受損。要努力做到“三個一點”，即常規的事，思路超前一點;急辦的事，步伐加快一點;敏感的事，考慮周全一點。另一方面，要戒除三種行為，即遇事怕麻煩，辦事憑經驗，處事不冷靜。無論是辦文、辦會還是辦事，都要增強責任意識、創新意識和程序意識，“不因事小而不為，不因事雜而亂為，不因事急而盲為，不因事難而怕為”。

（二）明確職責，細化流程。1.要依職能辦事。辦公室的主要職責，概括起來就是“履行六大職能，搞好六項服務”，即履行參謀職能，為領導決策服務;履行協調職能，為推動全局服務;履行把關職能，為中心工作服務;履行宣傳職能，為依法治稅服務;履行督辦職能，為政令暢通服務;履行保障職能，為機關運轉服務。要將辦公室的各項職能逐項分解到各系列、各環節、各崗位，明確“干什么”“怎么干”“干得怎么樣”“干錯了怎么辦”，確保崗位職責精細化;按規章辦事，按程序運作，按規程服務，既不越位，也不缺位，確保職權人人有、任務個個擔、責任人人負、事事有人干。2.要按流程辦事。要按照程序精簡、環節順暢、責任明確、標準細化的基本要求，優化辦公室各項工作流程。辦公室的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實施、反饋、評估、完善為導向，抓住決策前的調查研究，決策中的對策建議，決策后的督查評估反饋等主要環節來設計工作流程。同時，要逐項建立信息調研、公文運轉、檔案管理、機要保密、秘書事務、安全值班、督促檢查、新聞宣傳、會議管理、信訪處理等各方面工作的具體流程，做到環環相扣、互促互動。3.靠協調辦事。機關許多工作都歸口辦公室管理，但又要靠各部門共同落實，需要依靠整個機關、整個系統的力量。因此，辦公室要正確定位，擺正位置，加強協作，形成協調配合、齊抓共管的工作格局。主要做好以下“五個協調”：一是做好與領導的協調。及時領會領導意圖，把領導安排的工作準確及時地安排、布置、貫徹下去。二是做好與上級機關的協調。對上級機關的發文、通知、安排，及時向公司領導匯報，在當好“參謀”的前提下，及早拿出思路和方案。三是做好與其它科室之間的協調。在工作中，由于各科室之間的工作側重點和工作要求不同，不可避免的會產生一些不同的意見，辦公室要主動做好協調工作，本著求同存異、顧全大局的原則，及時協調解決。屬于需要領導出面協調解決的問題，及時請示匯報，做到既解決問題，又尊重各方面的意見。四是做好與地方政府及系統外部門之間的協調。五是做好與基層單位關系的協調，既讓領導放心，又讓群眾滿意。

（三）完善制度，強化考核。要對辦公室現有規章制度進行補充和完善，形成規范化的制度體系，堅持用制度來約束行為，規范工作運轉，使辦公室工作切實做到有章可循、井然有序、周密嚴謹。當前，重點是要建立和完善以下三項制度：1.建立工作日志。通過建立工作日志，提高辦公室人員統籌安排工作的能力和科學利用時間的水平，減少疏漏，杜絕重大失誤。一是日常事務日志。對相關職能部門間業務聯系的工作，外來會議通知，領導干部外出、干部出差、學習、考察等日常事項，建立專門日志，工作完成后，存檔備案，以備查詢。二是建立個人工作日志。每個辦公室人員都建立自己的個人工作日志，便于經常性地了解和及時推進各自職責范圍內的工作。三是建立臨時工作日志。對領導交辦或其他科室、相關部門請求協助的臨時性工作建立臺賬，留存記錄，防止安排的工作多了，顧此失彼。2.建立AB崗制度。AB崗工作制度是指辦公室在合理設置工作崗位、完善工作職責的基礎上，在相近崗位之間，實行頂崗或互為備崗的制度。即兩個相近崗位互為AB崗，當A崗因故不在崗時，B崗自動頂崗，及時辦理根據工作性質可以即時辦理的一般性事務和緊急事務。實行AB崗工作制一方面能夠通過A、B工作人員互為備崗，保證各項工作流程順暢、無縫鏈接，防止辦公室職能發揮出現“缺位”，另一方面，在A、B崗工作人員都在崗的情況下，A、B崗能夠相互把關、審核，最大限度地減少工作中差錯或低級失誤。3.完善考核制度。嚴格實行“三定”（定員、定崗、定責）和目標管理。按各自所擔負的職責細化為日常性、階段性和臨時性任務目標，明確完成時限、工作程序和具體要求，實行分工負責，責任量化考核，在考核過程中，要合理確定考核標準，對能夠量化的工作盡可能地設計量化指標，對主觀因素較強、不容易量化的工作，應當設計必要的定性評價指標。

辦公室工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責任重大，一旦把握不好，處理不當，就可能小事變大事，甚至影響機關的正常運轉，影響領導的威信，影響單位的形象。辦公室工作的上述特點，決定了辦公室工作必須走科學化、規范化、精細化的道路，“在被動中求主動、在無序中求有序、在務實中求精細”。努力用“制度化、流程化、規范化”全面提升辦公室精細化管理的品質，要建立“公文處理、會務、接待、值班”等各方面的標準化工作流程，強調辦公室工作的精品意識，從而使辦公室工作人員在工作中養成精細化思想，使企業辦公室管理實現從制度化約束向文化約束的轉變，提高精細化水平。精細已經成為企業競爭中最重要的表現形式，精細化管理也已經成為決定未來企業競爭成敗的關鍵。精細化是管理的新方向，是以科學管理為基礎，以精、準、細、嚴為特征，致力于降低管理成本，提高管理效率的一種管理方式。精細化管理是加強管理、提升效率的必經之路。