機關文秘人員需掌握的“六字要訣”

馬艷芳 馬明

【摘要】文秘人員素質的好壞、水平的高低直接影響著黨政機關辦公室的工作效能和業務水平。機關文秘人員如果熟記“六字要訣”同時配合綜合能力的提升鍛煉，就能全面展現個人的綜合實力，提升業務水平，加快工作效率，確保辦公室的各項工作高效運轉，從而保證黨政機關及企事業單位業務有序推進。

【關鍵詞】文秘工作;六字要訣;辦公室管理

一、背景

黨政機關及各類企事業單位辦公室作為一個綜合部門，是單位的核心機構也是決策部門。在單位中起承上啟下、溝通內外的“連接器”作用。文秘人員作為辦公室的具體工作者，其工作能力的高低、素質的好壞直接影響著黨政機關及企事業單位的工作效率。筆者認為文秘人員如果熟記“六字要訣”，同時配合綜合能力的提升鍛煉，就能全面展現個人的綜合實力，提升業務水平，加快工作效率，確保辦公室的各項工作高效運轉，從而保證黨政機關及企事業單位業務有序推進。

二、“六字要訣”詮釋

（一）嚴——按法規辦事，按規則辦事，按程序辦事。文秘工作雖然瑣碎但很重要，如果沒有理想信念，或者理想信念不堅定，做事情就容易犯錯誤。文秘人員雖無實權但責任重大，如果理想信念出問題將導致嚴重的后果，所以必須要有強烈的事業心與高度的政治責任感，站在講政治的高度辦事情。其次是要有戰略思維，提升自己的大局觀，辦事時能夠主動思考從全局利益出發，始終站在全局的高度思考問題，制定政策時要充分考慮整體與局部的矛盾。國家有國家的秩序，公司有公司的規則，部門有部門的程序，嚴格依法按程序辦事是做好每一項工作的基礎，按程序辦事也能大幅降低溝通成本，提升工作效率。從另一方面來說，如果不能按規矩、按政策辦事情，那不僅是工作能力的問題，更是一個嚴肅的政治責任問題。文秘工作面對各種利益誘惑時必須時刻保持高度的政治警覺性，如果不能保持清醒頭腦，防微杜漸，就有可能因小失大，迷失人生方向。

（二）勤——勤于學習，善于思考，樂于奉獻。文秘人員接觸專業多，業務事項雜，在機關內部起到上傳下達、跨部門溝通的重要作用。文秘工作中有很大一部分是有固定流程和標準格式的，但也經常會遇到一些以前沒有遇到的困難，很多問題是原來沒有出現的，很多要求是領導新提出的情況，如果文秘人員不具備學習能力、缺失奉獻精神就很難把工作做好。這就需要適時轉變思想觀念，恰當改變工作方法。主動運用各種學習機會與平臺去獲取學習資源，持續不斷提升自我。同時學習過程一定要誠懇待人，對領導、對同志，都必須以誠相待。要始終抱有愿意與他人合作的心態，在學習過程中能夠主動向他人提供支持和幫助，并在自己遇到問題時主動向他人請教與求助。每個人都無法做到十全十美，要勇于承認自己的知識短板，尊重他人的思想與觀點，才能汲取到更豐富的知識，從而提升自己的綜合能力。

（三）細——大事不糊涂，小事不馬虎，熟事不大意。文秘人員要有強烈的責任感和進取心，發揚從小事做起、從點滴做起的實干精神，做到交辦事事有著落、任務件件有閉環。人們常說“細節決定成敗”，雖然每項工作我們都無法完整而準確地關注到每一個細節，但我們必須要有較強的工作責任心，能夠對事情處理過程中的細節和結果的影響程度做準確判斷。在工作前仔細審查工作的核心步驟和關鍵節點，并認真地加以分析準備，編制詳細的執行計劃，重視實施中的關鍵環節，盡量避免工作過程中出現的失誤。對工作中的關鍵環節進行嚴格的管控，并能進行分析總結，養成經常“復盤”的工作習慣，在類似工作中可以充分借鑒，有意識地加以避免，才能有效避免該類問題重復發生，使錯誤的幾率大幅降低。

（四）準——處事站位準，理解意圖準，反映問題準。文秘人員在工作中，要重點關注國家政策、行業內外戰略變化、相關制度的出臺、發展和變化，了解政策出臺的背景及其針對性。準確理解政策的制定意圖，有助于把握正確的方針，并將其作為工作行為的引導，時刻貫穿于文秘的工作中。提高自己的政策理解水平，要準確掌握上級的要求、內部的情況、基層的進展。能從復雜的現象中發現問題的本質，果斷做出正確的決定，在給領導匯報或請示之前能從眾多方案中準確篩選出最優的備選方案。還要準確地獲得信息并進行有效傳遞，在各種資訊的背后能協調不同立場，尋求共同利益點，實現工作利益的最大化。能夠從事件的發展過程中，敏銳體察到其他人的情緒和反應，及時調整溝通策略與協調方式，從而構建和諧穩定的團隊氛圍。

（五）實——作風優良，深入實際，實事求是。文秘人員需要經常與各級領導接觸，擔負著綜合管理、提供信息、出謀劃策的重任，同時也是領導的“形象代言人”、機關辦公室的“新聞發言人”。文秘人員的言行舉止是否得體將影響巨大，必須筑牢“作風建設”這個核心思想、以知促行、知行合一，在工作中以身作則，立標桿、做示范，服務好基層，解決基層關心的問題，向外展示機關的良好形象。要作出正確的決策，擁有好的工作思路，也必須有良好的工作作風來保證其貫徹落實，文秘人員尤其需要培養求真務實的工作作風，該向上級報告的一定要如實報告，該向下級傳達的一定要不折不扣地傳達。切忌抓工作只做表面文章，遇到棘手的問題和矛盾就向上交、往外推、繞著走。

（六）快——急事急辦，特事特辦，有事速辦。文秘人員的工作效率直接影響到黨政機關的工作效率。文秘事務多數是程序性工作，要統籌考慮各項工作的輕重緩急程度，按照時間流程順序，進行安排處理，規劃好自己每一天、每一周、每一月的任務與時間安排，努力做到不漏事情、不拖事情。當遇到棘手困難的工作時，要鍛煉準確的理解工作任務要求和意圖的能力。把任務目標分解細化，形成具體實施、可以量化的階段性目標，再結合目標制定出切實可行的行動計劃、工作方案。同時要能按照一定的規則對各類事物進行規劃，充分借助內外部、各層級資源，加強協同配合，確保計劃目標按期完成。當出現緊急或者特殊的事情時，我們要遵循特事特辦的原則，具體問題具體分析，如果事情已經不在自己能力或權利范圍，就必須以原則性與靈活性高度統一去處理。

三、結束語

機關文秘人員如果做到了“六字要訣”，基本達到一名合格文秘人員的必備條件。但“六字要訣”涉及的內容很多，說到底是一個人綜合素質和業務能力的全面體現，除了提到的這些還必須保持銳意進取的精神風貌，保持向書本學習，向實踐學習，向身邊老師傅學習的心態。善用各種學習技能，掌握新的理論知識和工作方法，提升工作本領。才能真正成為高素質、專業化的文秘人才。