大數據視角下的電子信息檔案管理探討

南燚

【摘要】通過對當前單位檔案管理工作以及檔案管理應用的現狀進行研究，發現單位電子信息檔案管理中存在著些許困境。實際工作中表現出檔案利用率低、管理方式落伍等弊端。而大數據的意義在于通過對類型不同、數量龐大的檔案信息進行處理分析，從而解決實際工作中存在的核心問題。筆者以大數據技術為視角，對電子信息檔案管理開展探討，目的是希望可以從理論當中找出可行性強的方案，以期進一步指導實踐工作并有效改善當前電子信息檔案管理的窘境。

【關鍵詞】大數據;檔案管理;困境

一、大數據視角下電子信息檔案管理面臨的機遇

（一）有利于優化單位的檔案管理模式。顧名思義，大數據技術針對的主要內容是數據，單位檔案管理與大數據銜接的前提條件就是將單位電子檔案中的檔案信息轉化為數據，實現單位檔案電子化。只有將檔案信息轉化為數據內容，才能利用大數據技術進一步整合、分析。一方面，傳統檔案管理模式在查閱、拆裝檔案時容易損壞檔案的實體，而單位檔案電子化則有效避免了這一點，實現對檔案信息的永久保存與備份，避免涉及重大利益的信息丟失導致不可彌補的損失。

（二）有助于提升單位的檔案利用率。在將單位的檔案信息電子化之后，大量的檔案數據被儲存至TB級或者ZB級的云端上，在云端上可以對檔案信息進行分析、預測。典型如單位人事檔案電子化之后，可以通過大數據對人事的年齡構成、職務變動、學歷基本信息等檔案信息進行統計、分析、預測，無需人工重復查卷。同時，對于需要內部共享的檔案信息，單位的內部機構可以輸入密碼之后在云端上進行查閱，單位內部信息共享網絡機制得到建立健全。另外，在檔案信息發生變動的時候，只需一個部門在云端上進行更改后，其他部門的相應信息也會得到及時更新，防止出現因信息不對稱造成的工作失誤。

二、大數據視角下電子信息檔案管理存在的困境

（一）電子信息檔案管理不規范。實際工作過程中，絕大多數單位無法及時、有效地對工作中產生的電子信息檔案加以數據化，加劇了檔案管理的不規范性與無序性。比如沒有派遣專業的人員定期核查儲存在云端上的檔案信息與實際信息是否有出入，沒有及時將有關電子檔案信息移交給上級部門。部分單位在相關工作開展過程中才發現信息有誤，阻礙了工作的進程。

（二）電子信息檔案資源共享意識不強，共享機制不暢通。雖然大部分單位的信息化程度較之以往都有所提升，但是在資源共享方面意識不強，共享機制還不夠透明。一方面，有關部門查閱電子信息檔案時不能在網絡上填寫審批表，仍然需要填寫紙質審批表，由檔案主管部門的領導簽字、蓋章后才能查檔，遇到緊急工作或者身處外地時加劇了查檔難度。另一方面，檔案管理工作人員認為只要把電子信息數據化就是完成了工作任務，對電子信息檔案數據化后儲存在電腦硬盤當中，不及時將有關信息錄入到云端平臺，共享意識薄弱。這就導致電子信息檔案即使被數據化之后，也處于一個“孤島”的狀態。

三、大數據視角下電子信息檔案管理的對策

（一）研發電子信息檔案智慧化管理系統。現今電子信息檔案中的數據不僅包括文字、數字等傳統的數據，還包括圖片、視頻、聲音等非結構式的數據，檔案內容和形式變化巨大，現行的管理系統已經不能適應檔案管理工作的實際需求了，研發電子信息檔案智慧化管理系統迫在眉睫。單位可以運用物聯網技術建立對檔案實體的智能感知網，這種感知網可以自動感知非結構式的數據，將其進行相應的數據化。

（二）健全電子信息檔案管理制度。首先，單位要出臺相應的規章制度，確保電子信息檔案被數據化之后能夠被上傳到云儲存平臺，保證數據更新的及時性、實效性。其次，單位在崗位設計上要適應工作實際，細化工作流程，將工作流程落實到具體的責任人。再次，單位要組織工作人員定期對云端上的數據進行核查，發現與實際情況不符的要及時更正處理。最后，加強檔案目錄數據庫建設。隨著檔案信息呈現多樣化、高數量的趨勢，如何快速對電子信息檔案進行檢索，關系到檔案管理的工作質量。因此，單位要針對檔案的種類進行目錄編輯、歸類。

（三）建立健全共享機制，提高工作人員共享意識。一方面，檔案管理工作人員要樹立“我為人人，人人為我”的共享意識，加強與其他部門、其他單位的信息溝通。對于新產生的電子信息檔案以及發生信息變動的事項，要及時在云端上進行錄入、更新，防止信息的重復收集。另一方面，單位要加強與其他單位的溝通協調，邀請業務上有重合、有關聯的單位進行共享機制合作。例如，可以共同建設云儲存平臺，實現雙方的共贏。

四、結語

在當前大數據浪潮下，電子信息檔案數據化是必然的趨勢。而我國在這一領域的起步稍晚，缺乏相應的理論以及技術攻克實踐中的短板，這對檔案管理部門來說既是機遇，又是挑戰。單位電子信息檔案管理數據化是一項系統繁瑣的工程。這項工程的建設需要系統內部的各個部分都發揮作用，既要以檔案管理工作信息化為方向，通過大數據處理技術，立足于現有的信息平臺，建立一個科學、高效的電子信息檔案管理機制，又離不開檔案管理理念的與時俱進。

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