圖書情報檔案信息一體化管理探究

劉瑞

【摘要】本文基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在圖書情報檔案信息管理中的應用對一體化管理必要性以及方式方法進行探究，首先通過對一體化管理的了解和探究，明確在圖書情報檔案信息管理中使用這種方式的價值和意義，其次對一體化管理進行具體方面的路徑分析，主要針對傳統(tǒng)圖書情報檔案信息管理過程中的缺陷和不足進行分析，提出應對策略。

【關(guān)鍵詞】圖書情報檔案信息;一體化管理;系統(tǒng)化管理

現(xiàn)代社會經(jīng)濟背景下的互聯(lián)網(wǎng)事業(yè)的興起，在一定程度上對傳統(tǒng)的圖書情報檔案管理工作帶來了沖擊，但換個角度考慮，也是傳統(tǒng)圖書情報檔案信息管理的另一種途徑和渠道，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響促進了圖書情報檔案信息管理的系統(tǒng)化和一體化，通過互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)平臺的使用以及后臺數(shù)據(jù)分析技術(shù)的使用，提高圖書情報檔案信息在增加、錄入、刪減等傳統(tǒng)經(jīng)營過程中的效率，還能夠提供傳統(tǒng)管理方式中難以達到的數(shù)據(jù)的及時調(diào)取和部分數(shù)據(jù)在整體數(shù)據(jù)中的分布情況等。

一、一體化管理在檔案信息管理中的必要性和價值

從圖書情報檔案信息管理這項工作本身的角度來考慮，會將復雜和系統(tǒng)作為圖書情報信息管理的兩個關(guān)鍵詞。圖書情報檔案信息管理的復雜性體現(xiàn)在傳統(tǒng)模式下信息載體的傳播過程艱難，以及更多的信息載體受時間的影響和變遷而成為無用信息，在空間的限制下，由于紙張載體的特點難以得到廣泛的傳播。計算機系統(tǒng)的引入對于圖書情報檔案信息管理的復雜性是程度加深的過程，增加了整個管理過程中的系統(tǒng)維護和技術(shù)支持的工作任務(wù)，但是從某種程度上看，也是一種將復雜的和割裂的信息糅合成為整體的數(shù)據(jù)庫的過程，這個過程使得圖書、情報、檔案三個方面的內(nèi)容能夠集合成為“信息”門類來提供給讀者服務(wù)，因此在計算機系統(tǒng)發(fā)展下對于信息資源的復雜性是一種升級，而計算機系統(tǒng)的引入實際上針對于圖書情報檔案信息管理內(nèi)部的專業(yè)運作，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和深入，才使得這些復雜的信息能夠及時有效傳遞給讀者以供社會參考和運用。

圖書、情報、檔案三個方面信息的復雜性還體現(xiàn)在其歷史記錄的綜合與整體，體現(xiàn)了這項工作的系統(tǒng)性，對于信息的歷史記錄是圖書情報檔案管理的一個重要方面，當代互聯(lián)網(wǎng)社會發(fā)展下產(chǎn)生了“信息資源爆炸”的局面和結(jié)果，由于互聯(lián)網(wǎng)平臺對于資源的不斷吸收并且在信息傳播過程中提供了多種途徑，不僅大規(guī)模擴張了信息資源的收集和利用，更是為廣大網(wǎng)民帶來了多變而復雜的信息資源。這些信息資源在數(shù)量和規(guī)模上能夠帶給網(wǎng)民更加深刻和廣闊的信息，但同時也使得部分網(wǎng)民陷入接收信息的混亂和無效的過程中，反而徒增了更多篩選和整合的必要過程。因此互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機系統(tǒng)在圖書情報檔案信息管理中能夠產(chǎn)生巨大的價值，但這種價值的有效性還需要不斷優(yōu)化來增加系統(tǒng)使用的整體性，在現(xiàn)有的行業(yè)趨勢發(fā)展中已經(jīng)開始逐漸摸索出一體化管理和系統(tǒng)管理的重要解決方式，對于解決信息資源爆炸和圖書情報檔案信息管理過程中的復雜問題是一種有效的措施。

二、傳統(tǒng)檔案信息管理過程中的缺陷和不足

為了更好地運行和發(fā)展圖書情報檔案信息管理的一體化管理，需要對傳統(tǒng)圖書情報檔案信息管理過程中的缺陷和不足進行深入分析并對癥下藥。傳統(tǒng)的圖書情報檔案信息管理最主要的缺陷在于效率的低下，這源于信息管理過程中資源的龐大和復雜，也源于傳統(tǒng)模式下的過程設(shè)計并沒有將效率作為重點關(guān)注的方面，而現(xiàn)代社會對于信息資源的使用與否，更多在于這項信息資源在獲取和攝入過程中的難度和復雜性，顯然傳統(tǒng)圖書情報檔案信息管理中的信息資源搜尋難度和整合難度都足以使得部分要使用這些資源的人們放棄使用。因此傳統(tǒng)圖書情報檔案信息管理中突出問題在于對于效率的忽視。另一個不足之處在于傳統(tǒng)圖書情報檔案信息管理的方向割裂和區(qū)分，一般情況下，在獲取和使用信息時并不存在嚴格的方向區(qū)分，尤其是進行學術(shù)研究過程中對于文獻資料和圖書資料的需求，傳統(tǒng)的圖書情報檔案信息管理中的信息獲取過程需要在三個部分進行信息搜尋和獲取，這極大影響了信息獲取的難度并且常常割裂信息之間的聯(lián)系，一般情況下，圖書的撰寫也會參考很多重要的文獻資料，而完成好一本圖書的目的往往也是為整個研究數(shù)據(jù)庫提供更多的研究成果和信息資源，但傳統(tǒng)的情報檔案信息管理并沒有將這種需求作為必要的措施進行研究，并且受到客觀條件下的技術(shù)限制難以達到實際的整合，因此針對于傳統(tǒng)圖書情報檔案信息管理中效率低下和資源割裂的不利因素而衍生出行業(yè)發(fā)展中對于一體化管理的訴求。

三、圖書情報檔案信息管理中一體化訴求的解決方式

（一）解決傳統(tǒng)模式中的信息割裂問題。當代社會對于信息共享的需求已經(jīng)體現(xiàn)在了互聯(lián)網(wǎng)中各類信息整合網(wǎng)站的迅速發(fā)展中，廣大網(wǎng)民在進行信息搜尋和獲取過程中往往需要更加全面和綜合的信息，而不是錯落于各個角落的分散的信息。整合互聯(lián)網(wǎng)中割裂和分散的信息需要與圖書館等實體機構(gòu)以及檔案管理等行政機構(gòu)進行聯(lián)合，以互聯(lián)網(wǎng)為平臺和依托來共同完成信息資源的錄入與共享，為現(xiàn)代社會公民和科研院所提供更多和更加方面快捷的信息服務(wù)。具體的信息資源管理過程包括了信息的收集和采納、信息的錄入和編輯、信息的平臺發(fā)布和提供查詢，這些過程的進行和管理各有其特性和不同之處。信息的收集和采納過程需要建立在宏觀的資源規(guī)模下進行，需要收集和采納者將信息和全面系統(tǒng)作為整個過程中的原則和規(guī)范，需要保持理性和發(fā)展的眼光來看待長期需要和必備的信息資源，當然這是針對于系統(tǒng)運行條件有限的不足之處而產(chǎn)生的措施，一般情況下的系統(tǒng)信息資源收集和采納需要充分考慮原有信息資源的全面程度以及重點關(guān)注部分，要將信息的收集和采納過程建立在原有的系統(tǒng)信息資源基礎(chǔ)上來進行，劃分信息收集時的界限并提供一定的底線，在收納過程中要對信息進行價值評價，決定是否應該收納此類信息，或者在收納信息資源后能否為整體系統(tǒng)帶來價值和新鮮活力。部分信息資源在現(xiàn)有的客觀條件下也許并不能顯現(xiàn)出深刻的價值，但是可能具有一定的突破性和顛覆傳統(tǒng)邏輯的獨特性，因此對于此類信息資源的收集和采納需要考慮其價值，也需要考慮其獨特性在領(lǐng)域內(nèi)可能會產(chǎn)生的意義和突破。信息的錄入和編輯工作需要全面細致的專業(yè)人員來進行，一般情況下對于信息資源的錄入和編輯并不是全盤接受的過程，而是依賴于編輯從業(yè)者的專業(yè)化水平而進行的不必要信息的剔除以及重復性信息和管理。整合系統(tǒng)和一體化的過程也是剔除重復性信息資源的一個方式。

很多互聯(lián)網(wǎng)信息資源雖然展現(xiàn)了豐富性，但其中也存在大量沒有得到整理的重復性信息來擾亂網(wǎng)民和科研院所在信息搜尋過程中的進程，重復性信息不僅在系統(tǒng)內(nèi)部是多余和無用的，在文獻搜集和參考過程中還會增添復雜性和難度，而信息的錄入和編輯能夠整合三個系統(tǒng)內(nèi)部的信息資源來增強圖書情報檔案信息管理的有序性和條理性。例如在進行近代史研究中不僅能夠在文獻搜集過程中發(fā)現(xiàn)領(lǐng)域內(nèi)具有一定研究成果的文獻，還能夠掌握近代史研究中需要的原始資料信息，包括近代報紙和書籍等資料，涵蓋了圖書管理、情報管理和檔案管理三個方面的內(nèi)容，比起單純的領(lǐng)域內(nèi)文獻成果的參考多了現(xiàn)實意義的資料和書籍，使得研究更加能夠依托于具體發(fā)生過的歷史事實。因此對于信息資源的編輯從業(yè)者來講，在進行歷史資料的記錄和錄入過程中要充分整合各個方面的信息資源，并且在進行編輯時適當涉獵具體研究的發(fā)展態(tài)勢和方向，在近代史資料的編輯和整合過程中需要編輯從業(yè)者掌握基本的歷史研究方法和常識，才能夠在信息資源的整合中不遺漏任何能夠為研究提供價值的信息資料，能夠?qū)π畔①Y源進行重點突出和意義強化來為科研院所提供一定的便利。

（二）加強圖書情報檔案信息管理一體化過程中的技術(shù)支持。在圖書情報檔案信息管理一體化管理過程中，需要依托數(shù)據(jù)平臺的技術(shù)支持以及數(shù)據(jù)分析技術(shù)的支持，圖書情報檔案信息管理數(shù)據(jù)的復雜和龐大決定了后臺技術(shù)服務(wù)會出現(xiàn)一定的困難，而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展以及數(shù)據(jù)程序技術(shù)的發(fā)展，在進行數(shù)據(jù)平臺技術(shù)支持過程中也涌現(xiàn)了很多具有針對性的措施。一體化管理的技術(shù)支持首先體現(xiàn)在計算機系統(tǒng)的發(fā)展下，能夠容納大量的圖書信息資源、情報管理資源以及檔案管理資源，在圖書資源管理方面不僅具有詳細的類別區(qū)分下的實體圖書館資源，還包括了數(shù)字化圖書館的運行和管理，圖書館資源中整合了各個領(lǐng)域的專業(yè)書籍，也整合了代表著行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展態(tài)勢的研究性期刊內(nèi)容，當然這些期刊內(nèi)容在通過計算機系統(tǒng)的錄入后能夠獲得更高效率的傳播。

計算機系統(tǒng)中情報管理資源和檔案管理資源在行政系統(tǒng)中獲得了普遍的應用，尤其是政府部門在進行文件傳達和下載資料上傳后能夠為民眾省去大量的信息接收時間，民眾需要辦理的業(yè)務(wù)可以通過網(wǎng)站信息的搜尋和獲取來進行文件下載，而現(xiàn)如今大部分業(yè)務(wù)辦理可以通過完全的在線網(wǎng)絡(luò)運行來完成，不僅方便了民眾的業(yè)務(wù)辦理過程，更能夠從進程和技術(shù)方面提高行政系統(tǒng)中工作人員的處理效率和速度。除了計算機系統(tǒng)在一體化管理過程中能夠得到充分使用以外，計算機多媒體技術(shù)也為一體化管理提供了信息獲取和供應的技術(shù)支持，與以往的信息資源保存大量的文字資料有很大區(qū)別，當代社會對于信息資源的掌握不再局限于紙質(zhì)化的媒介基礎(chǔ)上，圖片、聲音、文字、視頻等綜合的媒介使用使得信息資源在傳播過程中呈現(xiàn)著多樣化的特性，并且在進行信息保存時圖片和視頻能夠保證信息資源的原始程度和不被改變的程度，文字資料在傳播過程中會受到不同知識背景的理解和分析，這種理解和分析會使得信息資源在傳播過程中產(chǎn)生異化。使得真正的信息資源的傳播意圖沒有得到有效的理解。視頻資料與圖片資料雖然也會產(chǎn)生不同程度的缺陷，但是能夠解決一部分文字資料傳播中產(chǎn)生歧義的問題。這也是多媒體技術(shù)在發(fā)展中為一體化管理所起到的不可忽視的作用。

四、結(jié)束語

圖書情報檔案管理信息一體化不僅需要在原有的不足和缺陷上針對性進行解決——包括提高信息資源傳播效率和減少信息資源之間的割裂等，更需要在現(xiàn)有的技術(shù)環(huán)境下對數(shù)據(jù)技術(shù)平臺進行充分應用并提高從業(yè)者的技術(shù)使用水平。

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