企業檔案外包工作探析

肖瀟 陳金星

【摘要】本文分析了企業檔案外包工作的業務流程，針對當前企業檔案外包存在的質量標準、安全風險、知識產權等關鍵問題進行了探討，并提出了相應的防范和應對措施。

【關鍵詞】檔案外包;檔案管理

外包（Outsourcing）是指企業綜合利用外部的專業化資源，將企業內部的某項職能或某項任務分包給其他企業或機構來完成，從而達到降低成本、提高效率、最大限度地發揮本企業的核心優勢，增加對外界環境應變能力的一種管理模式。在社會分工日益細化的背景下，隨著業務的不斷拓展，企業既有的檔案部門及專業人員已無法應付日益龐雜的檔案管理工作，檔案外包應運而生。

一、檔案外包概述

企業檔案外包是指企業將其在生產經營活動中產生的檔案內容實體及其從事檔案管理的相關活動委托給特定的檔案管理中介，從而優化運營過程，降低企業檔案工作的成本，使企業檔案人員跳出繁雜、細碎的基礎工作而專注于更頂層的總體管控、標準設計、質量監督，使企業集中優勢資源專注于主營業務的開展。

根據檔案介質類型劃分，企業檔案外包業務包括：紙質文件管理服務（文件保管、文件掃描、文件銷毀、編目整理等），電子文檔管理服務（特藏庫保管、備份周轉服務、災難預防及恢復服務、電子文檔銷毀等）。

根據業務類型劃分，企業檔案外包業務包括：檔案存儲、檔案咨詢、檔案數字化（掃描）、檔案信息化平臺建設、檔案查詢、檔案運送、檔案培訓、檔案裝具支持等服務。

此外，部分檔案外包機構還提供大事記編研，WEB應用解決方案，容災備份服務、文物鑒定、文物拍賣等業務。

二、檔案外包的業務流程

企業作為市場活動的主體，其文檔工作貫穿于各項業務活動始終，檔案外包工作不可避免的需要企業內部各職能部門相互配合，在檔案主管部門的牽頭下與檔案外包機構協商，簽訂檔案服務外包合同，約定雙方權利與義務，為后續外包工作的順利開展提供保障。具體來說，企業檔案外包主要包括以下幾方面：

（一）需求確定。以檔案外包的對象劃分，企業檔案外包工作分為存量外包和增量外包。存量外包是指企業將現有的所有檔案業務外包給檔案中介機構，由于所涉及的文檔資料已經由企業內部檔案機構整理歸檔，存量外包一般只涉及對紙質檔案的數字化及系統著錄等業務;增量外包則以年度、季度或月度為階段，對該階段產生的文檔資料搜集、整理、著錄、歸檔等全過程進行打包招標并委托給第三方檔案中介機構。企業進行檔案外包前，應根據外包的具體對象類型確定外包業務的內容，分析檔案外包的必要性與可行性，確定檔案外包的范圍與方式，制定檔案服務外包工作規劃。特別需要注意的是，企業在進行檔案外包之前，應根據國家法律法規、制度標準以及企業商業保密需求，對檔案進行價值鑒定和密級鑒定，明確可外包檔案和不可外包檔案的范圍。

（二）招標。企業在明確檔案外包需求并制定外包工作規劃的基礎上，應根據國家及上級部門關于服務采購管理的規定，制定并執行具體的檔案外包服務機構篩選方案，通過單一來源采購、邀標、競爭性談判、公開招標等方式選擇合適的承包方。根據所涉及檔案的重要程度、密級對檔案進行分級，對于不同級別的檔案可選擇具備不同資質、服務能力的外包服務機構。

（三）簽訂合同。確定外包機構后，企業應與之簽訂書面合同，建立正式的委托與被委托的法律關系。合同須約定檔案外包服務內容和范圍、服務質量標準、合同雙方的權利與義務、價格標準與付費方式、交付物及交付標準、服務期限、違約責任和賠償條款、保密條款等內容。

（四）過程管控。企業應對合同執行的全過程進行管控，主要包括對外包服務機構的人力資源管理、財務管理、保密管理、風險管理等進行有效監控，對服務質量進行定期或不定期抽查。在監控過程中發現異常情況時，應及時督促外包服務機構進行改正。必要時，可在充分評估影響、制定善后方案的前提下，主動終止服務協議并采取法律手段應對其違約行為，降低檔案外包工作的風險。

（五）評價反饋。企業應在過程管控的基礎上對檔案外包服務機構的服務質量進行評價，評價結果作為外包服務機構改進服務質量及后續服務項目準入的重要參考依據。為節省招標成本，與檔案外包服務機構建立持續健康的合作關系，促進企業檔案外包工作穩步開展，企業對于增量外包型檔案業務，可在招標過程中，重點挑選現有合作機構中表現優秀的外包機構簽訂長期戰略合作協議。

三、檔案外包關鍵問題及應對措施

企業在進行檔案外包服務委托時，應在全過程管控的基礎上，重點針對外包服務過程中相關的服務質量、安全風險、知識產權等問題采取必要的預防和糾正措施，確保檔案外包工作順利開展，維護企業合法利益。

（一）質量問題。檔案作為有價值的原始記錄，應著力確保其真實性、完整性、原始性。在檔案外包過程中，由于企業自身的檔案工作標準規范與外包服務機構的工作標準規范存在出入，且由于外包服務機構工作人員專業素質及業務技能參差不齊，外包檔案的質量不可避免會受到影響。這就需要企業檔案部門在進行外包委托時，明確企業檔案工作標準和規范，必要時對外包工作人員開展業務培訓;同時，企業應嚴格實施全過程管控，對外包工作成果進行監督和抽查，及時糾正外包過程中存在的質量問題;此外，在簽訂合同時，企業應明確檔案外包工作的驗收標準，在最終交付驗收時，嚴格按照合同規定的標準進行驗收審核，確保檔案工作的一致性、規范性。

（二）安全風險。檔案作為公司生產經營活動的真實記錄，必然承載了企業的商業機密（國有企業，尤其是涉密企業由于承擔國家及地方使命，更是涉及國家機密），涉及企業甚至國家的安全。企業在進行檔案外包委托前，首先應對待外包文檔對象進行嚴格審查，剝離涉及企業及國家核心機密的文檔，對一般性涉密文檔進行標注，后續監督中予以重點關注;其次，對相關外包服務機構開展盡職調查，重點審核其主體資質、專業能力、經營聲譽、既往業績、風險應對能力等方面，及時排除不合規機構;最后，在合同條款中嚴格規定保密條款，并與外包機構工作人員簽訂保密協議，確保企業檔案安全。

（三）知識產權。企業檔案外包工作相關的知識產權主要包括：1.檔案本身所包含的知識產權;2.對檔案進行著錄、標引、掃描、匯編、研究、出版等產生的知識產權;3.檔案外包過程中形成的檔案工作標準、規范、文檔管理軟件等知識產權。對于1、2類知識產權，企業檔案部門應極力確保其為自身的固有權益，并在合同條款中予以明確，檔案外包機構在工作中應嚴格保護，不得擅自據為己有或進行非法轉讓;對于第3類知識產權，企業須根據具體情況，主動引導頂層工作標準、規范的制定，積極參與檔案管理軟件等信息化平臺的需求分析及頂層設計，爭取掌握檔案工作的核心知識和技能，并在與外包服務機構協商的基礎上，轉化為企業自身的知識產權，確保企業在檔案外包工作中的主導權。

服務外包作為企業檔案工作一種新的潮流和趨勢，因其在節約成本、提升效率方面的優勢，受到越來越多的企業及檔案管理機構的關注。同時，由于相關政策法規不完善、外包服務行業規范缺失以及企業自身原因，當前的檔案服務外包在服務質量控制、安全風險防控及知識產權歸屬方面有待進一步完善。企業在進行檔案外包委托時，應從企業自身利益出發，明確檔案外包的范圍和標準，通過合同規范檔案外包服務機構的工作標準，維護企業的合法利益。

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