新形勢下醫(yī)院檔案收集工作的思考

韓貞

【摘要】檔案收集工作是檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，把分散在醫(yī)院各科室以及個人手中的檔案，有計劃地集中到檔案室實行統(tǒng)一規(guī)范管理，做好收集工作有著十分重要的意義。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理;檔案收集

隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，當(dāng)前醫(yī)院各類文件、協(xié)議、合同書等數(shù)量及種類日益增多，致使醫(yī)院檔案收集工作的任務(wù)越來越繁重，而且醫(yī)療設(shè)備的更新速度加快，醫(yī)院基建項目的增多，也使檔案收集工作的難度增大了。所以我們要認(rèn)真查找醫(yī)院檔案收集工作存在的不足，采取有效的對策加以改進(jìn)，以不斷提升醫(yī)院檔案收集的成效。

一、掌握醫(yī)院性質(zhì)和方向是做好檔案收集的前提

檔案員要了解醫(yī)院的性質(zhì)、宗旨與基本情況，如公立醫(yī)院或民營醫(yī)院，是綜合性醫(yī)院還是專科醫(yī)院等等，了解醫(yī)院的

“三定”方案、機(jī)構(gòu)設(shè)置及醫(yī)療機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)許可證的診療科目，熟悉醫(yī)院的基本情況，才能掌握有可能形成的文件材料，才能從根本上做好醫(yī)療業(yè)務(wù)收集工作。如我院前身是廣東省干部療養(yǎng)院，1972年發(fā)展為肇慶市第二人民醫(yī)院，在1996年加掛肇慶市婦幼保健院，2015年組建肇慶市婦幼保健計劃生育服務(wù)中心，以后的發(fā)展方向是建設(shè)三級甲等綜合醫(yī)院和三級甲等婦幼保健院。

二、注意日常檔案工作的收集和整理

嚴(yán)格文件收、發(fā)的登記制度，辦理的文件要及時收集歸檔，并對文件的完整性進(jìn)行檢查，重點檢查是否掉頁、缺頁，正文與附件是否齊全，領(lǐng)導(dǎo)傳閱簽名是否齊全。涉及本醫(yī)院的人事任免、科室業(yè)務(wù)發(fā)展的文件材料一定要認(rèn)真收集。醫(yī)院內(nèi)部發(fā)出的文件的正本、定稿與辦文箋是否完整，如有殘缺或不全的，就要及時補回。如臨床科室或醫(yī)技科室申請購置醫(yī)療設(shè)備，通過班子決議、專家論證、政府審批、招標(biāo)、投標(biāo)及中標(biāo)、簽訂購銷合同、驗收合格等各項程序后，檔案人員要及時追蹤設(shè)備科整理資料，移交檔案室歸檔，以備設(shè)備的保養(yǎng)或檢修時資料的利用。

三、認(rèn)真落實醫(yī)院檔案收集歸檔制度

建立健全檔案歸檔制度是做好醫(yī)院檔案收集工作的根本保證，但要狠抓制度的落實，才能使歸檔工作有據(jù)可依，才能有序開展檔案收集工作。如我院檔案室就制定了《檔案接收制度》，明確歸檔范圍、時間、份數(shù)、要求和手續(xù)，并在日常工作中認(rèn)真落實《檔案接收制度》。如我院科教科每年2月份按要求移交上一年度醫(yī)院工作人員發(fā)表的論文、科研立項等資料到檔案室整理歸檔，使醫(yī)務(wù)人員在職稱晉升、科室申報重點專科或特色專科時能得到很好的檔案利用。同時我院還制定了《檔案工作人員崗位責(zé)任制及考核辦法》，并進(jìn)行層級責(zé)任追究落實，明確專職（兼職）檔案員崗位責(zé)任并與年終考核、職稱評審等掛鉤，對檔案收集完整齊全、案卷質(zhì)量好的檔案員給以表彰，對未能完成本職工作的檔案員給予懲處。

四、重視對醫(yī)院大型活動形成材料的收集和歸檔

檔案人員要打破傳統(tǒng)“等靠要”的接收方式，加強對本醫(yī)院重大活動、重點專科、特色專科或名醫(yī)等珍貴檔案的收集。如我院2011年舉行建院50周年院慶，檔案室提供了1961年以來文書檔案、大事記、組織沿革、錄像帶、照片檔案等，使整個院慶的資料準(zhǔn)確、齊全、真實。特別是由檔案室提供的71張照片組辦的《圖說五十年》發(fā)展畫廓，真實展現(xiàn)了醫(yī)院發(fā)展歷史，得到高度贊揚。活動結(jié)束后，檔案室收集了院長在建院50周年大會上的致辭及《西江日報》專版（愛心五十載，仁術(shù)惠民康）、省衛(wèi)生廳領(lǐng)導(dǎo)蒞臨我院參加院慶活動的珍貴相片以及“感動二院的人”專題晚會的錄像等。院慶檔案是院慶活動的直接記錄，它不僅記錄和反映了院慶活動的盛況，更重要的是它比較全面地反映了醫(yī)院的發(fā)展過程和工作成就，其中有些材料實際上是對原始檔案再加工的成果，因此做好這些材料的收集、整理工作有著十分重要的意義。今年，我院正在創(chuàng)建三級甲等婦幼保健醫(yī)院，檔案室在為各科室提供資料的同時，認(rèn)真利用醫(yī)院等級評審迎檢系統(tǒng)，及時完善檔案室資料的完整性，善于挖掘科室值得歸檔的資料，作為檔案工作人員還要主動跟進(jìn)創(chuàng)建三級甲等婦幼保健醫(yī)院的各個環(huán)節(jié)，對各階段形成材料的收集、整理，總結(jié)經(jīng)驗和技巧，保存有價值的檔案，盡量減少遺漏，以備檔案的再次利用。

五、加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提高檔案人員的素質(zhì)

由于分散在職能科室中的檔案收集人員多數(shù)是兼職工作，對醫(yī)院的檔案立卷歸檔工作不太了解。所以就要求經(jīng)常對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)，定期參加檔案局開辦的專題培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)收集檔案的相關(guān)知識，有計劃地到外單位檔案室參觀學(xué)習(xí)，互相交流檔案工作經(jīng)驗，以提升檔案收集人員的動手操作能力和業(yè)務(wù)水平。

因此，檔案工作人員只有圍繞醫(yī)院的中心工作，認(rèn)真開展檔案收集工作，堅決破除“等靠要”思想，主動到臨床一線科室挖掘檔案材料，在實踐工作中不斷適應(yīng)新形勢，吸納新經(jīng)驗，確認(rèn)新成果，才能使醫(yī)院檔案工作具有持久生命力。

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