新時期建筑企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對策研究

李敏

摘 要：檔案有著記錄真實歷史的重要作用，為我們提供了豐富的歷史資料和數(shù)據(jù)，對解決遺留問題起了很大的作用。而在新時期建筑企業(yè)人事的檔案資料里也詳細的記錄了各個部門的發(fā)展情況，人事檔案管理作為一項基礎(chǔ)性工作，對新時期建筑企業(yè)管理建設(shè)有重要的指導(dǎo)作用。本文旨在信息化背景下，通過對建筑企業(yè)人事檔案管理的分析，指出新時期建筑企業(yè)人事檔案管理存在的問題并提出解決策略，促進新形勢下建筑企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；建筑企業(yè)；對策研究

人事檔案為企業(yè)的運作提供了一定查考功用，屬于企業(yè)文化的重要組成部分。[1]隨著社會的不斷進步，人事檔案管理在建筑企業(yè)中發(fā)揮著重要的作用，但當(dāng)前建筑企業(yè)人事檔案管理并不完善，如何提高其工作能力成了現(xiàn)在亟待解決的問題。職能的轉(zhuǎn)變也要求檔案管理部門的改革，目前建筑企業(yè)人事檔案管理的研究已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需要，這就要求我國有關(guān)部門加強對信息管理的研究，并且在研究的過程中逐漸將對建筑企業(yè)人事檔案管理的研究納入到該領(lǐng)域研究的一個重要課題，從而促進在建筑企業(yè)人事檔案管理方面的提高。

而隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，檔案管理的信息化也在逐步推進。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案里，如果想要在查找資料時篩選更多的信息需要浪費很多的精力和時間。但是將檔案管理信息化之后，可以輕易的從大量復(fù)雜的文件中找到自己想要的資料，極大地節(jié)省了時間，提高了建筑企業(yè)工作效率，實現(xiàn)了檔案信息遠程化傳播，促進了建筑企業(yè)的長遠發(fā)展。同時，人事檔案在進行了管理信息化后更加透明，建筑企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和員工都可以對公開檔案進行查閱，而不是像以前那樣去檔案室“翻箱倒柜”。這樣可以使員工參與到建筑企業(yè)的發(fā)展中，建筑企業(yè)也可以接受員工的監(jiān)督，調(diào)動了員工工作的積極性和主動性。因此，本文旨在研究信息化背景下建筑企業(yè)人事檔案管理的轉(zhuǎn)變。

1 建筑企業(yè)人事檔案管理特征

建筑企業(yè)人事檔案是對企業(yè)工作人員的個人簡歷和工作內(nèi)容狀態(tài)的客觀記錄，而這些記錄也可以直觀的反映企業(yè)工作人員的政治思想和工作能力。建筑企業(yè)在選用和調(diào)動人員的時候，可以根據(jù)企業(yè)人事檔案的記錄，針對不同工作崗位的職責(zé)和工作內(nèi)容任用符合條件的工作人員，這對于企業(yè)的健康發(fā)展也有著重要的作用。[2]

2 新時期建筑企業(yè)人事檔案管理存在的問題

2.1 傳統(tǒng)的管理方法落后

現(xiàn)代信息化正在向數(shù)字化、智能化的方向飛躍發(fā)展，單一的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足信息化時代的要求，而更多發(fā)展起來的則是電子檔案，建筑企業(yè)人事檔案管理體系逐步得到補充和完善。紙質(zhì)檔案存在著檔案管理電子信息系統(tǒng)的不完善、管理設(shè)備落后、檔案利用率低等問題。隨之給企業(yè)帶來了一定的麻煩，主要體現(xiàn)在不完善的檔案管理電子信息系統(tǒng)和系統(tǒng)設(shè)備落后兩個方面。

一方面是檔案管理電子信息系統(tǒng)的不完善。目前有一些建筑企業(yè)檔案管理部門在信息開發(fā)時，由于對信息的了解程度不夠，只能用手工錄入的方式來完成對數(shù)據(jù)的采集，沒有辦法全方位的滿足檔案管理的需要，沒有系統(tǒng)的分析建筑企業(yè)信息化管理未來的趨勢，造成信息缺失，影響員工工作效率。另一方面，建筑企業(yè)檔案管理部門的電子化設(shè)備還比較落后，沒有及時更新發(fā)展觀念和方法，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)都比較陳舊，建筑企業(yè)檔案管理沒有辦法及時的傳遞信息，傳統(tǒng)的人力管理方式也難以滿足大量的需求，因而影響到工作的效率。

2.2 人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理明顯滯后

隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，建筑企業(yè)檔案管理中的信息化研究也越來越深入，不斷形成了新的發(fā)展趨勢但是建筑企業(yè)部門對檔案管理信息化采取忽視的態(tài)度，沒有認識到信息化管理的重要性。并且我國對建筑企業(yè)人事檔案管理的經(jīng)驗不足，建設(shè)程度與實際情況不匹配，造成資源浪費和信息流失。

2.3 管理體制與靈活的用人機制不適應(yīng)

目前有些建筑企業(yè)缺少最新的硬件支持，把精力都放在提高業(yè)績上而忽略了軟硬件設(shè)備的不完善問題。沒有配套的軟硬件設(shè)備就無法滿足建筑企業(yè)中大量的檔案信息管理需求。同時，企業(yè)內(nèi)部制度的變化和社會競爭壓力的變大，許多員工為了自身用工制度和原來的單位跳槽到另一條單位謀出路，而原單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現(xiàn)了“死檔或棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況，造成了檔案的滯后。

3 新時期建筑企業(yè)人事檔案管理問題的解決對策

3.1 適應(yīng)社會發(fā)展需求，遵循社會發(fā)展規(guī)律

建筑企業(yè)人事檔案管理建設(shè)的發(fā)展應(yīng)當(dāng)符合社會的發(fā)展情況。人事部門應(yīng)該時刻把握群眾需要的走向，多方面考慮未來建筑企業(yè)人事檔案管理的規(guī)劃，使信息化管理體制與社會管理標準接軌，不斷提高檔案管理的透明化和有效性。保障人民群眾的基本權(quán)益，保障相關(guān)部門穩(wěn)定有序的開展動態(tài)管理工作。

3.2 改變傳統(tǒng)的信息管理觀念

目前建筑企業(yè)相關(guān)部門采取的人事檔案管理建設(shè)都存在一定的缺陷，起因就是人事部門的管理觀念陳舊。人事管理部門必須轉(zhuǎn)變管理檔案人員的傳統(tǒng)觀念，著重發(fā)展信息化建設(shè)管理。利用信息化對檔案進行歸納和總結(jié)，以充分調(diào)動積極主動參加工作。

3.3 建立健全健全檔案科目，細化管理目標

人事檔案管理建設(shè)是一套全新的管理模式，但由于缺乏必要的系統(tǒng)管理模式對其進行有效指導(dǎo)，造成現(xiàn)在很多地區(qū)企業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進度緩慢。所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合有關(guān)實際情況，建立健全檔案信息化建設(shè)制度，促進企業(yè)檔案管理工作效率的提升。以專業(yè)技術(shù)人員檔案為例，一般包括：基礎(chǔ)材料、個人基本情況；學(xué)歷、學(xué)位證明；繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進修證明、證書；專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)；專業(yè)技術(shù)資格任職材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請表、申報表、考核表和審批表；專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同；科學(xué)技術(shù)成果材料：著作專題研究報告、學(xué)術(shù)論文（分級）、專業(yè)技術(shù)成果鑒定書；其他材料：參加專業(yè)學(xué)術(shù)會議的證書、證明；優(yōu)秀科技工作者材料、證書和獎狀；專業(yè)技術(shù)失誤差錯材料等等。因此建立健全檔案科目，細化管理目標，對建筑企業(yè)人事檔案管理發(fā)展起著關(guān)鍵作用。

3.4 創(chuàng)新建筑企業(yè)人事檔案管理方式， 拓寬人才隊伍培養(yǎng)途徑

建筑企業(yè)人事檔案管理可推進相關(guān)部門的工作創(chuàng)新，增強基層組織工作活力。建筑企業(yè)人事檔案管理是我國企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要性依據(jù)和保障，主要責(zé)任是對新時期企業(yè)檔案進行組織和管理工作，也是相關(guān)部門對黨建發(fā)展，人才隊伍建設(shè)培養(yǎng)的重要活動載體。新時期的檔案信息化可以圍繞人才隊伍建設(shè)培養(yǎng)，不斷創(chuàng)新企業(yè)的管理機制，開展形式多樣、內(nèi)容豐富的人員活動，加強檔案信息的專業(yè)性和先進性。

4 結(jié)語

當(dāng)前我國建筑企業(yè)的人事檔案管理建設(shè)工作還存在著很多問題，工作的模式需要不斷地創(chuàng)新和改進，現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展要求建筑企業(yè)在人事檔案管理建設(shè)工作上做出改變，同時建筑企業(yè)的檔案管理信息化就要求我們必須具有新時代的管理經(jīng)驗，以現(xiàn)代化的措施使企業(yè)更好的向前發(fā)展。當(dāng)前最主要的工作就是建筑企業(yè)綜合檔案的管理和利用，因此加強建筑企業(yè)的信息化建設(shè)是目前綜合檔案發(fā)展的必然趨勢。只有這樣，建筑企業(yè)人事檔案的發(fā)展才能順利，人民群眾的利益才能得到相應(yīng)的保障，企業(yè)更好的為人民群眾和社會服務(wù)，構(gòu)建和諧穩(wěn)定的環(huán)境。

參考文獻

[1]黃江宏.關(guān)于新時期企業(yè)人事檔案管理存在的問題分析及對策探討[J].人力資源管理，2017（6）：331-332.

[2]王向利.新時期建筑企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對策[J].陜西檔案，2017（2）：46-47.