老年大學(xué)檔案的數(shù)字化管理探討

王卉

摘 要：學(xué)習(xí)是一項(xiàng)永無(wú)止境的工程，貫穿人的一生，老年大學(xué)作為老年人進(jìn)行繼續(xù)學(xué)習(xí)的重要陣地，在構(gòu)建學(xué)習(xí)型社會(huì)進(jìn)程中扮演著“排頭兵”的角色。老年大學(xué)檔案管理是老年大學(xué)工作體系中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案所蘊(yùn)含的信息資源能夠支撐各個(gè)部門決策，有針對(duì)性的出臺(tái)相關(guān)老年人學(xué)習(xí)政策。技術(shù)驅(qū)動(dòng)高速發(fā)展催生檔案數(shù)字化模式，隨著愈來(lái)愈多地區(qū)老年大學(xué)使用這一管理模式，學(xué)界關(guān)于這一領(lǐng)域的探討也愈發(fā)火熱。因此，有必要立足于體系化、規(guī)范化和科學(xué)化視角來(lái)檢視老年大學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：老年大學(xué)；數(shù)字化；管理人員；信息資源；檔案管理

根據(jù)教育部有關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，截至2017年底，我國(guó)有600多萬(wàn)人就讀老年人大學(xué)，在其中進(jìn)行繼續(xù)深造。人數(shù)眾多帶來(lái)的是工作環(huán)境的日趨復(fù)雜，老年大學(xué)每一個(gè)部門在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中都會(huì)產(chǎn)生信息資源，同時(shí)大多數(shù)部門也依賴于分析信息資源，只有將信息資源分析透徹，才能有目的性地開展下一階段工作。例如，老年大學(xué)人事部門依賴對(duì)人事檔案進(jìn)行分析，才能優(yōu)化人事結(jié)構(gòu)，作出人員調(diào)配決定以及人員晉升決定。又如，老年大學(xué)財(cái)務(wù)部門也依賴對(duì)財(cái)會(huì)檔案進(jìn)行分析，才能了解過(guò)去的財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)并作出相應(yīng)的決策。數(shù)字化技術(shù)則為老年大學(xué)集成化的管理上述檔案提供了便捷，老年大學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)刻不容緩。

1 老年大學(xué)檔案數(shù)字化概括

老年大學(xué)各個(gè)工作部門產(chǎn)生的信息資源在進(jìn)行歸檔后，面臨著如何有效、科學(xué)和規(guī)范處理和利用的難題，這就需要從檔案管理模式上進(jìn)行革新，突破傳統(tǒng)的局限性。正是基于這一原因，老年大學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生，它主要是指由專門部門或者專門人員利用大數(shù)據(jù)和數(shù)字化等信息技術(shù)來(lái)加工電子檔案或者紙質(zhì)檔案，統(tǒng)一格式后統(tǒng)一管理的一種管理模式。之所以要進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)有兩層面的因素。

一方面，信息更新變化快。老年大學(xué)中的學(xué)生自由度較高、學(xué)習(xí)周期較短，學(xué)生主要是根據(jù)喜好選擇課程，在學(xué)習(xí)時(shí)間上也很短。這就決定學(xué)生的變動(dòng)速度快，學(xué)生構(gòu)成紛繁復(fù)雜。可以說(shuō)，老年大學(xué)的工作量比較大，產(chǎn)生的各種信息資源也比較大。這些信息資源既有垃圾信息，也有價(jià)值性極高的信息。以湖南某老年大學(xué)為例，2017年僅一年間新增大學(xué)生420余人，畢業(yè)大學(xué)生390余人[1]。從表面上看，可能人員基數(shù)并不大，但是分析實(shí)質(zhì)就能發(fā)現(xiàn)，學(xué)員頻繁變動(dòng)導(dǎo)致的工作信息變動(dòng)和學(xué)員檔案變動(dòng)，這些信息資源和學(xué)員檔案必須加以整理，否則就會(huì)影響到正常工作秩序。數(shù)字化技術(shù)則能夠集中化、分批次的對(duì)這些檔案進(jìn)行處理。另一方面，檔案管理模式的滯后性。檔案數(shù)字化建設(shè)自二十一世紀(jì)初期出現(xiàn)，已經(jīng)在許多行業(yè)和領(lǐng)域中加以運(yùn)用。然而現(xiàn)階段，部分的確老年大學(xué)仍然沿用手工管理檔案模式，檔案管理成效難以突出，耗費(fèi)人力、物力和財(cái)力的同時(shí)，資源利用率并沒有實(shí)現(xiàn)最大化，與現(xiàn)代檔案管理理念相悖。

2 老年大學(xué)檔案數(shù)字化應(yīng)避免的問題

2.1 避免認(rèn)識(shí)誤區(qū)

數(shù)字化建設(shè)絕不僅僅是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案，這種認(rèn)識(shí)具有狹隘性，將數(shù)字化建設(shè)的范圍人為縮小。例如，數(shù)字化建設(shè)需要利用到高速掃描儀，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式的電子文件，只有轉(zhuǎn)換成功才能在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行統(tǒng)一管理；數(shù)字化建設(shè)需要建設(shè)信息共享庫(kù)，也需要購(gòu)置相應(yīng)的管理系統(tǒng)，這樣才能做到一站式的傳輸檔案并利用檔案。因此，老年大學(xué)檔案數(shù)字化需要配套以相關(guān)的信息技術(shù)設(shè)備和人力資源，簡(jiǎn)單操作計(jì)算機(jī)來(lái)管理電子檔案只是屬于數(shù)字化建設(shè)的范疇。如果沒有相關(guān)配套設(shè)施和人員，即使利用計(jì)算機(jī)能一定程度上提升檔案管理成效，那也是短期的，后期同樣需要面臨檔案集中化處理的難題，反而會(huì)影響檔案管理工作的正常開展。

2.2 避免人才資源的匱乏

無(wú)論多么優(yōu)良的檔案管理模式和服務(wù)模式，最終還是依賴人這一社會(huì)主體加以實(shí)施。數(shù)字化建設(shè)要求檔案管理人員具有服務(wù)意識(shí)、主動(dòng)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，需要管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)愈發(fā)的多元[2]。可以說(shuō)檔案管理人員是否具備復(fù)合型知識(shí)，會(huì)直接或間接影響到整個(gè)數(shù)字化進(jìn)程，以往嚴(yán)重依靠管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理檔案的模式已經(jīng)不適應(yīng)新的形勢(shì)，這是檔案管理發(fā)展到一定階段的必然結(jié)果，也是信息技術(shù)特性所決定的。現(xiàn)階段，部分地區(qū)老年大學(xué)要么沒有意識(shí)到人才體系的構(gòu)建與優(yōu)化，要么意識(shí)到了，卻不能搭建系統(tǒng)的培訓(xùn)體系，開展的培訓(xùn)活動(dòng)實(shí)質(zhì)意義不大，自然難以在檔案管理上去的突出成效。體系化、專業(yè)化的培訓(xùn)和指導(dǎo)，是確保數(shù)字化建設(shè)取得進(jìn)展和突破的基礎(chǔ)，人員素質(zhì)整體上沒有提升，很多工作都不能開展起來(lái)。這就很好地解釋了部分老年大學(xué)雖然很積極的在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，但是效果卻不夠明顯，工作動(dòng)能和服務(wù)效能都不高，往往導(dǎo)致“事倍功半”的結(jié)果發(fā)生。

3 數(shù)字化建設(shè)路徑

3.1 管理體制的優(yōu)化

管理層和檔案管理人員都需要用開拓自身視野，用主動(dòng)積極的態(tài)度擁抱數(shù)字化建設(shè)。例如，在管理體制層面，根據(jù)老年大學(xué)檔案管理特點(diǎn)設(shè)計(jì)一套實(shí)用性強(qiáng)的管理體制。主要從工作崗位安排、責(zé)任落實(shí)、資金保障和績(jī)效考核等幾個(gè)層面設(shè)計(jì)并優(yōu)化管理體制。根據(jù)檔案管理人員的年齡特點(diǎn)和知識(shí)結(jié)構(gòu)來(lái)安排具體崗位，保障人力資源利用效率的最大化，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。實(shí)行“崗位負(fù)責(zé)制”，督促檔案管理人員樹立服務(wù)意識(shí)、主動(dòng)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，將檔案數(shù)字化建設(shè)當(dāng)做一項(xiàng)戰(zhàn)略性任務(wù)加以落實(shí)，使檔案管理部門呈現(xiàn)出新的“工作面貌”。拓寬資金來(lái)源渠道，提升資金充裕度，確保相關(guān)信息設(shè)備能夠及時(shí)購(gòu)置并更新。細(xì)化績(jī)效考核的指標(biāo)，提升服務(wù)能力、創(chuàng)新能力和檔案管理成效在績(jī)效考核中的比重，挖掘工作潛力。

3.2 人才體系的搭建

老年大學(xué)管理層要樹立“人才強(qiáng)檔、人才驅(qū)動(dòng)”的意識(shí)，利用人才來(lái)推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程。首先，為了讓培訓(xùn)工作有目的性、針對(duì)性和科學(xué)性，筆者建議老年大學(xué)要做好調(diào)研工作，通過(guò)發(fā)放調(diào)查問卷讓檔案管理人員匿名進(jìn)行填寫，對(duì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)做一個(gè)大致的了解，針對(duì)檔案管理人員的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行培訓(xùn)和加強(qiáng)，制定出合理的培訓(xùn)計(jì)劃。其次，要著重加強(qiáng)在信息技術(shù)和現(xiàn)代檔案管理理論等層面的培訓(xùn)，檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)掌握的熟悉度直接關(guān)系到對(duì)計(jì)算機(jī)、掃面儀以及檔案管理系統(tǒng)的操作流暢度，現(xiàn)代檔案管理理論則是開拓管理人員思維，激發(fā)管理人員創(chuàng)新的的理論。最后，可以實(shí)行“以老帶新”的機(jī)制，由工作經(jīng)驗(yàn)老道的管理人員培訓(xùn)新進(jìn)人員，節(jié)約人力、物力和財(cái)力開支，實(shí)現(xiàn)人力資源利用效率的最大化。相應(yīng)的，要積極選拔優(yōu)秀的人才進(jìn)入檔案管理部門，為數(shù)字化建設(shè)提供人才儲(chǔ)

備[3]。同時(shí)，要實(shí)行靈活的崗位調(diào)動(dòng)機(jī)制，針對(duì)檔案管理人員的綜合能力和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行崗位安排。

4 結(jié)語(yǔ)

就未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)而言，檔案管理會(huì)朝著人工智能化以及數(shù)據(jù)庫(kù)化的方向發(fā)展，但這都以檔案數(shù)字化建設(shè)凸出成效為前提要件和基礎(chǔ)。在這種發(fā)展趨勢(shì)下，老年大學(xué)要提升信息資源利用效率，體系化、規(guī)范化和集成化的對(duì)檔案進(jìn)行管理，必須采取數(shù)字化技術(shù)，形成數(shù)字化技術(shù)為基石，現(xiàn)代檔案管理理論為依托的管理模式。檔案管理人員也需要重新定位自身，運(yùn)用新思路和新方法找出數(shù)字化建設(shè)路徑。筆者以數(shù)字化技術(shù)為藍(lán)本，就老年大學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)展開了闡述，希望能夠助力于老年大學(xué)檔案管理實(shí)踐，為實(shí)踐工作注入新鮮的血液。

參考文獻(xiàn)

[1]胡安峰.老年大學(xué)檔案管理的特點(diǎn)[J].智庫(kù)時(shí)代，2017（05）：81+83.

[2]趙明輝.老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理問題研究[J].中國(guó)培訓(xùn)，2016（18）：98.

[3]林峰屹.淺析老年大學(xué)檔案的數(shù)字化管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（17）：152.