檔案管理工作的規范化探析

樊小珍

摘 要：檔案管理工作承載著管理信息的重要責任，是任何社會基本單元的基礎性組成部門之一，也是進行內部管理的重要參考資料，如果不能規范化的進行檔案管理工作，就很有可能導致一系列問題的出現。與此同時，隨著社會的快速發展，社會所面臨的檔案管理形式也出現了更多的變化，這就給新形勢下的檔案管理工作提出了更高的要求。在這樣的背景下，進行檔案管理工作的規范化處理已經發展成為了團體所要考慮的重要工作之一。但是，截至目前為止，在進行檔案管理工作的過程中，往往還存在著一定的制約因素，這些因素嚴重的制約了檔案管理工作作用的發揮。針對這樣的情況，本文將對檔案管理工作過程中存在的規范化問題進行分析研究，并根據新形勢對于檔案管理工作的新要求，找尋出新形勢下檔案管理工作規范化措施方案新要求。

關鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規范化

檔案管理也稱檔案工作，它是指將分散、零亂以及失去實際使用價值的文件進行集中、系統地保管，從而為今后的需要提供憑證和參考依據、價值的總稱。檔案管理在企業或者國家機關中看似沒有多大的作用和貢獻，但是在實際發展中，它卻是企業或者國家機關中重要的工作組成部分，直接關系到企業或國家機關是否能夠健康發展。另外，檔案管理也是一項維護和保護歷史發展的關鍵性工作。檔案管理工作的規范化，既是檔案順利管理的保障，也是一個企業和單位管理水平的體現；它既可以滿足檔案工作在現代社會發展的需要，又在單位現階段發展狀況、單位人員的綜合素質、以往的經驗教訓以及未來的發展規劃等方面為單位決策者提供了重要的、詳細的、真實的資料和依據，從而幫助決策者做出科學合理的、適合單位長期使用的發展規劃。

1 對當前檔案管理工作的概述

目前，檔案管理工作存在較多的問題，例如，對檔案管理的重視程度不高，對工作缺乏責任意識，檔案管理的理念與時代發展不相適應，認識上存在模糊概念，對檔案管理的價值認識不到位，工作中，沒有將檔案管理理論與實際進行有機結合，因此，為了實現對檔案管理的有效落實，需要以時代發展為前提，堅持與時俱進，明確檔案管理的功能，與時代接軌，運用科學合理的手段和方式，制定合適的工作計劃。同時，注重與實際相結合，對管理理念進行深化和更新，提高管理人員的責任意識，調動工作積極性和熱情，推動檔案管理中國的規范化和科學化，保證各項工作更加滿足法律法規的要求。面對新的形式，鑒于機遇與挑戰的并存，檔案管理要重視與時俱進，開拓創新，緊跟時代步伐，完善檔案管理中國，推動規范化進程。根本的思想就是強化重視，深化認識，提高素質，加快規范性速度，結合信息化管理手段，清楚發展障礙，循序漸進地推動方案管理工作的發展。

2 新形勢下如何加強檔案管理工作的規范化

2.1 對檔案管理工作的相關規章制度進行不斷健全和完善

為了實現對檔案管理工作的規范，要保證這項工作的穩定性，這也是推進檔案管理工作法制化的必然要求，為管理工作的科學化、合理化和規范化提供保障。當前，雖然在檔案管理方面存在一定的法律法規，在一定程度上維護了檔案管理工作的基礎不被破壞，能夠為檔案管理中基本的信息收集和整理提供了支持，但是，隨著社會的發展以及檔案管理工作的復雜，檔案管理的設施在不斷優化和升級，需要對檔案管理模式進行創新和發展，與時代保持同步。這就要求管理人員要具有憂患思想，對工作具有緊張感，對相關理論知識進行不斷更新和豐富，重視職業素養的培養，強化法制建設，協助人員進行相關法律法規的學習，推動檔案管理的法制化。同時，要不斷進行制度的完善，結合工作實際，形成行之有效的舉措，更好地發揮檔案管理工作的功能和價值。

2.2 給予檔案管理工作足夠的重視與投入

為了促進檔案管理工作規范性的提升，進而保證檔案能夠給予更加全面的信息數據治療。在進行檔案管理規范性處理的過程中，要充分的加強對于檔案管理工作的重視程度，提升檔案管理工作涉及范圍和區域，讓檔案可以詳實的反映出人民群眾的真實情況資料，重點突出信息的重要核心區域。這就需要在進行檔案管理的過程中，根據對相關數據資料的整合研究，盡可能的進行對相關資料進行完善研究，提升檔案管理工作可以發揮的作用。例如，在進行檔案管理的過程中，可以從多個角度進行對檔案管理工作的優化處理，保證人民群眾的實際情況得到充分的反應，促進檔案管理工作作用的發揮。

2.3 運用科學、合理的管理模式，促進檔案管理職能的發揮

對于檔案管理工作，其根本目的是推動社會和經濟的進步，使得檔案主體能夠準確把握行業發展現狀和規律。對于檔案管理工作，其根本對象就是檔案，其具有被利用的價值，這也反映了檔案管理工作的根本意義。因此，對于檔案管理者，要重視對檔案的有效開發和利用，這也在一定程度上有利于管理中工作職能的發揮。為此，作為檔案管理工作者，要掌握科學的管理模式，對先進的檔案管理技術進行不斷學習，在檔案的收集、整理和保存過程中，運用科學的方法和手段，同時，在日常工作中，要保證工作的條理性，抓住重點。例如，對于檔案管理中的檢索等各種，雖然屬于檔案管理的前期項目，但是，如果能夠保證工作的順暢性，能夠為后續工作奠定堅實的基礎。對于一些價值高的檔案，要重視備份，防止原件的丟失和外借，保證檔案的安全性。檔案管理人員要結合實際，及時改進不完善的地方，及時更正錯誤。

2.4 充分利用先進的信息科學技術

針對目前檔案管理工作存在的規范性不足問題，要從檔案管理方式入手，充分的總結傳統的檔案管理工作存在的不足。并在進行檔案管理的過程中，結合快速發展的現代管理技術，提升檔案管理效率。例如，通過對現代信息管理技術的使用，進行對檔案信息的數字化處理，將檔案資料轉化成為電子數據，不僅僅可以提升數據資料的安全程度，對于檔案資料的調取也提供了很多的方便。

檔案管理工作的規范化，既為檔案管理工作的順利進行提供了有力的保障，又符合現代社會發展的需求，同時又體現了一個企業和單位的管理水平，為單位決策者提供了重要的、詳細的、真實的資料和依據，從而幫助決策者做出科學合理的、適合單位長期使用的發展規劃。因此，各單位應重視檔案管理工作，轉變落后觀念，完善、健全檔案管理工作的規章制度，加強提高檔案管理人員的能力和素質，從而實現檔案管理的價值。

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